Verwaltungssoftware/CRM/D Datenschutzverpflichtungen
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Dokumentation der Verpflichtungen auf das Datengeheimnis (DSV)
Das CRM ermöglicht eine datensparsame Dokumentation der Verpflichtungen gemäß BDSG. Hierbei werden zwei Felder gepflegt, einmal wird die Belehrung der verantwortlichen Stelle dokumentiert (Datum) und dann das Vorhandensein der Datei:Verpflichtung nach DSGVO.pdf über die Belehrung, die zentral in der Bundesgeschäftsstelle aufbewahrt werden.
Da jede Gliederung eine eigene verantwortliche Stelle nach BDSG ist, haben sich die Landesverbände per Beschluss an einem gemeinsamen Verfahren beteiligt, welches eine gegenseitige Anerkennung und Dokumentation ermöglicht.
Zugriffsberechtigt (mit spezieller Rolle im CRM) auf die oben genannten Felder sind in erster Linie die Genseks, per Beschluss kann dies aber auch an beauftragte Personen delegiert werden. Die Pflege der Felder selbst kann nur durch die dafür beauftragten Mitarbeiter in der Bundesgeschäftsstelle erfolgen. Die teilnehmenden Verbände können ihre Meldungen direkt an die BGS weitergeben.
teilnehmende Gliederungen
- Bundesverband - Verfahrenserstellung/Bereitstellung Infrastruktur via CRM
- BW - http://wiki.piratenpartei.de/BW:Vorstand/Protokoll/2013-08-11_-_Vorstandssitzung
- BE - http://wiki.piratenpartei.de/BE:Beschlussantrag_Umlaufbeschluss/2013-08-05/01
- BY - http://wiki.piratenpartei.de/BY:Vorstandssitzung/2013-08-22#Dokumentation_der_Verpflichtungen_auf_das_Datengeheimnis_gem.C3.A4.C3.9F_.C2.A75_BDSG
- HB - http://wiki.piratenpartei.de/HB:Vorstand/2013-10-30_Protokoll_Vorstandssitzung#Gemeinsame_DSV-Verwaltung_durch_den_Bund
- HE - https://hessen.piratenpad.de/Vorstandssitzung-2013?, Zeile 377
- HH - https://lv-hamburg.piratenpad.de/2013-09-23Protokoll-Vorstand-Hamburg
- MV - https://redmine.piratenpartei-mv.de/issues/890
- NW - https://wiki.piratenpartei.de/2014-12-11_-_Protokoll_NRW_Vorstand#Sonstiger_Antrag_-_.23126598_Antrag_auf_Beschluss_zur_Teilnahme_an_zentraler_DSV-Dokumentation
- RP - RP:2013-08-20 - 115. Vorstandssitzung: Beschlussvorlage gemeinsame DSV-Verwaltung
- SH - http://wiki.piratenpartei.de/SH:Vorstand/Beschlussantr%C3%A4ge/2013-07-22/01
- ST - http://wiki.piratenpartei.de/LSA:Landesverband/Organisation/Vorstand/Sitzungen/2013/08-August/2013-08-12_-_Protokoll_Vorstand_Sachsen-Anhalt#Dokumentation_der_Verpflichtungen_auf_das_Datengeheimnis_gem.C3.A4.C3.9F_.C2.A75_BDSG
- TH - https://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Vorstand/Vorstandssitzung/2013-07-23-Protokoll#Beschluss_95:_Dokumentation_DSV
Grundlage des Verfahrens auf Basis dieser Aussage von der Aufsichtsbehörde
Nach §5 Satz 2 BDSG sind die zu verpflichtenden Personen bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit, also in der Regel zum Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme, bei der verantwortlichen Stelle auf das Datengeheimnis zu verpflichten. Dabei enthält diese Verpflichtung zum einen die Information über den Inhalt der Pflicht und zum anderen die Aufforderung, diese Verpflichtung gewissenhaft zu erfüllen. Dafür spielt es keine Rolle, wer die Verpflichtung und die entsprechende Unterrichtung vornimmt. Dies kann in der Personalabteilung bei der Einstellung des Beschäftigten im Rahmen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags als sog. Zusatzerklärung erfolgen oder vom betrieblichen Datenschutzbeauftragten übernommen werden. Das Original der Verpflichtungserklärung kann zur Personalakte genommen und dem Mitarbeiter eine Kopie ausgehändigt werden. Eine gesetzliche Vorgabe in §5 BDSG, wo die jeweilige Verpflichtungserklärung abgelegt werden soll, gibt es nicht.
