Verwaltungssoftware

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Verwaltungssoftware

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Software

Als Software in der Verwaltung werden eingesetzt:

  • OfficeLine (OL) der Firma Sage als Software für die Buchhaltung / Schatzmeister. Im Sprachgebrauch wird teilweise "SAGE" gesagt, wenn eigentlich die Buchhaltungssoftware gemeint ist - diese Bezeichnung ist aber unpräzise.
  • PRM als Software für die Mitgliederverwaltung / Generalsekretäre.

Zwischen der OfficeLine und dem PRM werden Datenbankskripte zur Synchronisation eingesetzt, um z.B. Neumitglieder in der Buchhaltung bekannt zu machen oder Beitragsbuchungen zur Berechnung der Stimmberechtigung in der Mitgliederverwaltung zur Verfügung zu stellen.

Zugänge und Berechtigung

Berechtigt sind alle Schatzmeister und Generalsekretäre durch ihre Wahl auf einem ordnungsgemäßen Parteitag für die Dauer ihrer Amtszeit.

Der Vorstand der Gliederung kann durch Geschäftsordnung oder Beschluss eine Berechtigung beschließen. Dieser Beschluss ist vorzulegen oder zu verlinken. Berechtigte benötigen einen pgp-Schlüssel, um ihre personalisierten Zugangsdaten für Sage zu erhalten.

Beauftragte, die nicht gewählte Vorstandsmitglieder sind, müssen eine unterschriebene DSV an die Bundesgeschäftsstelle senden.

In jedem Landesverband gibt es bis zu maximal zwei Zuständigen, der berechtigt ist die Berechtigten ihrer jeweiligen Untergliederungen zu bestimmen. Hierfür unterzeichnen sie eine Datei:Erklärung LV-Verantwortliche.pdf. Jegliche Änderungen der Zugriffsberechtigten innerhalb der Landesverbände muss durch den Zuständigen des LVs an- und abgegemeldet werden.

Beachte: Der Verantwortliche eines Landesverbandes muss nicht Mitglied den Landesvorstands sein. Durch Wahl eines neuen Landesvorstands ändert sich nicht automatisch der/die LV-Verantwortliche. Der Landesvorstand kann die LV-Verantwortlichkeit per Beschluss neu regeln - In diesem Fall ist diese Änderung unverzüglich über den beschriebenen Prozess an die Bundesverwaltung zu kommunizieren.

Details zum Berechtigungskonzept im PRM siehe Verwaltungssoftware/CRM/PRM_Berechtigungskonzept.


Alle Anfragen und Aufträge zu den Zugängen bitte nur noch durch den/die Zuständigen im Redmine (Projekt Accounting) eintragen.
Für jeden Zugang ist ein separater/s Vorgang/Ticket im Redmine (im Projekt Accounting) anzulegen. Ein Redmine Ticket das mehrere Zugänge/Vorgänge behandelt ist nicht zulässig.


Die Liste der Berechtigten ist unter Verwaltungssoftware/Berechtigungen einsehbar. Die Personen dort sind die Ansprechpartner für die entsprechenden Gliederungen.

Jeder Berechtigte erhält Zugang zu den Daten seiner Gliederung und seinen untergeordneten Gliederungen. Aus Gründes der Datensparsamkeit gilt: Schatzmeister erhalten nur Zugang zu dem Teil der Mitgliederdaten, der für die ordnungsgemäße Buchführung zwingend erforderlich sind.

Gliederungen, die kein eigenes Bankkonto eröffnet haben, aber eine Barkasse führen, benötigen nur einen Kassenbuchclient. Die Daten aus diesem Kassenbuchclient können dann vom Schatzmeister der übergeordneten Gliederung importiert werden.

VPN Einrichtung

Key-User

Schatzmeister

  • Irmgard Schwenteck
  • Lothar Krauss
  • Manuela Langer

GenSeks

Diese Piraten haben einen Gesamtzugriff auf die Verwaltungssoftware und werden Euch bei allen Fragen unterstützen. Die Kommunikation erfolgt über die bereits bestehende Verwaltungsliste. Anmelden kann man sich hier: https://service.piratenpartei.de/listinfo/verwaltung

Bitte beachtet die Voraussetzung für die Abonnierung der ML, da ihr sonst nicht freigeschaltet werdet.

Lizenzen

ERP-Bereich

Wir haben 15 Lizenzen erworben. Das bedeutet, dass 15 Piraten gleichzeitig in der Software arbeiten können. Bitte meldet Euch deshalb nach einer Sitzung zügig ordnungsgemäß ab, damit der nächste Pirat arbeiten kann. Wer sich nicht ordnungsgemäß abmeldet (beispielsweise nur das Fenster wegklickt oder seinen PC ausschaltet), bleibt als Nutzer in der Software und verhindert, dass einer der 15 Plätze frei wird.

PRM-Bereich

Die Mitgliederverwaltung wird über eine eigene PRM-Oberfläche (Piraten Relationship Management) zur Verfügung gestellt. Hier müssen auch Lizenzen gekauft werden, die im Rahmen der Rabattierung aber wesentlich günstiger sind. Das PRM bietet sehr viel mehr an Funktionalität und Möglichkeiten der Verwaltung gegenüber der aktuellen Schatzmeister-Lösung.

Details zum Berechtigungskonzept im PRM siehe Verwaltungssoftware/CRM/PRM_Berechtigungskonzept.

Der Bedarf an Lizenzen kann unter Verwaltungssoftware/Bedarf_CRM eingetragen werden.

Sitzungslimits

  • Leerlaufsitzungslimit: 1 Stunde
  • Getrennte Sitzung beenden: 30 Minuten

Schulung

Schatzmeister: Es finden an jedem 1. , 11. und 21. Tag im Monat Sprechstunden ab 20:00 Uhr im Mumble NRW statt. Dort könnt ihr Fragen usw. loswerden. Extraschulungen werden direkt abgesprochen und auf der Verwaltungsliste kommuniziert.

Generalsekretäre: Es finden an jedem 10. und 20. Tag im Monat Sprechstunden ab 21:00 Uhr im Mumble NRW statt und zwar im Raum Bund / Bundesvorstand Arbeitsbereich / Generalsekretäre. Dort könnt ihr Fragen usw. loswerden. Extraschulungen werden direkt abgesprochen und auf der Verwaltungsliste kommuniziert.

Standard-Prozesse

GenSek-Aufgaben

Eine allgemeine Einführung findest du in HowToVorstand.

Alle Informationen zum CRM findet ihr auf der Unterseite CRM.

Das bundesweite Handbuch zur Mitgliederverwaltung ist deutlich ausführlicher als die CRM Unterseiten und befindet sich unter Mitgliederverwaltung/Handbuch.

  • Streichung von Mitgliedern:

Hinweise zum auf dem BPT2013.1 in Neumarkt beschlossene "Streichung von Mitgliedern" gibt es unter Antrag auf Streichung von Mitgliedern

  • Austrittserklärung per E-Mail:

Hinweise hierzu unter Austritt per E-Mail

Schatzmeister-Aufgaben

Eine allgemeine Einführung findest du in HowToVorstand.

FAQ

technische Fragen

fachliche Fragen

  • Mitgliedsbeiträge Datei:Sage Buchung Beitrag.pdf Buchung der Mitgliedsbeiträge auf Gliederungen/Kostenstellen (PDF)
    • Mitgliedsbeiträge korrigieren falls Beiträge mit dem falschen Schlüssel verbucht wurden und die Korrektur jedes Beitrags nicht möglich ist: /Beitragskorrektur
  • Hausbanken Alle Eure Banken, von denen Ihr überweisen wollt oder Lastschriften einziehen wollt, müssen mittels Datenblatt gemeldet werden, damit sie für Euch als Hausbanken freigeschaltet werden. Wenn eine andere Gliederung ebenfalls von diesem Konto zahlen darf, muss das ebenfalls gemeldet werden, damit es freigeschaltet wird.
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Fragen bitte auf der Diskussionsseite stellen, Lösungsabläufe dann bitte als eigenen Punkt in der FAQ anlegen.

Gliederungen

Verzeichnung der auf der Datenbank eingetragenen /Gliederungen Änderungen bitte mittels Datenblatt melden.

Vertrag

Der Vertrag ist hier hinterlegt: Datei:Vertrag Verwaltungssoftware.pdf

Die Einzelpreise dürfen aus Wettbewerbsgründen nicht veröffentlicht werden. Falls das gewünscht wird, wäre der Endpreis um ein Vielfaches höher.

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