Verwaltungssoftware/CRM/A Versenden Massenmail

Verwaltungssoftware

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• VPN unter macOS

Vgl. auch Verwaltungssoftware/CRM/A_Versenden_OptIn_Mails.

Empfehlung

Beachte1:
An jede Mail an Mitglied sollte der empfohlene Footer angehängt werden.

Für Platzhalter in Mails siehe Verwaltungssoftware/CRM/H_Platzhalter.

Beachte2:
Das Bundesgeneralsekretariats führt Mailings im Auftrag grundsätzlich nur auf Bundeslevel und nicht für Landesverbände (oder Kreisverbände) durch.

Aufträge nimmt das Bundesgeneralsekretariats nach Freigabe durch einen Bundesgeneralsekretär via Redmine, Projekt "Mitgliederbetreuung", Tracker "Mitgliedermailing", nach Rücksprache auch per Mail entgegen (siehe Mitgliederverwaltung/Mailing).

Mailings auf LV-Ebene können von den Landesgeneralsekretären durchgeführt werden, auf KV-Ebene von KV-Generalsekretären etc.

Das jeweils im PRM eingestellte Einschränkung des Gebiets definiert den Wirkungskreis.

P.S.: Eine Durchführung für Untergebiete ist technisch möglich.

Festlegung der Zielgruppe

• Im PRM ist zunächst in der Navigationsleiste das "Berichte" Menü (1.) auszuwählen.
• Ein Mailing kann im PRM nur durchgeführt werden, wenn für alle ausgewählten Mitglieder eine E-Mail Adresse hinterlegt ist. Oft gibt es Mitglieder ohne E-Mail Adresse in den Gliederungen so das die Aktion "Mailing" (4.) nicht direkt ausgewählt werden kann.
• Je nach Art des beabsichtigten Mailings ("an alle Mitglieder", "Umfrage", "Aktion", "Newsletter") sollten die Mitglieder zunächst ausgewählt werden. Die drei Knopfleisten (3.) erlauben eine Filterung nach diversen Kriterien. Für die typischen Mailings "an alle Mitglieder", "Umfrage", "Aktion" und "Newsletter" sind bereits Filtersets vordefiniert (2.), es wird empfohlen hier einen vordefinierten Filter auszuwählen und ggf. mit weiteren Filtern (3.) zu verfeinern.
• Nachdem die Zielgruppe festgelegt ist öffnet ein Klick auf "Mailing" (4.) das Dialogfenster für das Mailing:

PRM Bericht - Festlegung der Zielgruppe durch Filter

Durchführung des Mailings

Für das Mailing sind entsprechende Einstellungen zu tätigen:

• Auswahl einer Absender E-Mail Adresse
• Eingabe des Betreffs
• Optionale Eingabe einer "Antwort an" E-Mail Adresse
• Der Text der Mail
• Weitere optionale Einstellungen wie Intervall oder geplante Ausführung.

Ein Testverand von bis zu 5 Mails an eigene Benutzeradresse wird empfohlen, besonders um die Wirkung der Platzhalterersetzung zu testen. Für den Testversand ist eine "geplante Ausführung" in der Regel nicht sinnvoll.

Das Mailing wird durch Klick auf "Mailing starten" gestartet.

Nach dem Testversand und einer Prüfung der eingehenden Mails kann für einen Echtversand der Haken bei "Testmodus" entfernt und das Mailing an die Zielgruppe durchgeführt werden.

Nach vollständigem Versand wird dem ausführenden Benutzer eine Information über den Versand per E-Mail zugeschickt.

PRM Bericht - Durchführung eines Mailing