Verwaltungssoftware/CRM/L Limesurvey

Prozessbeschreibung LimeSurvey-Umfrage

Beteiligte Personen:

1. Umfrage-Benutzer (UB) - erstellt und verwaltet Umfrage
2. Mitgliederverwalter (MV) - liefert Token und startet Mailing

Wichtige Links

• Verwaltungssoftware/Umfragen_der_Piratenpartei
• Verwaltungssoftware/CRM/V_LimeSurvey-Footer

Grundlegende Hinweise

• Speichert keinerlei E-Mail-Adressen und weitere Daten der Mitglieder im LimeSurvey!
• Wenn jedes Mailing der Gliederung den Footer enthält, der unter Verwaltungssoftware/CRM/V_LimeSurvey-Footer genannt ist, haben die Mitglieder immer ihr Token zur Verfügung und können auch die Kommunikationspräferenzen jederzeit ändern.

Ablauf einer Umfrage mit Nutzung vom im PRM vorhandenen "refcodels"

UB erstellt Umfrage im LimeSurvey

• Fragen erstellen
• Einstellungen beachten:
  • Hinweis-Texte überprüfen
  • Mail-Adressen und Vorlagen nicht relevant, weil keine Mails über LimeSurvey versendet werden.
  • Start-Datum/Zeit und End-Datum/Zeit beachten
  • Öffentliche Statistiken: nach Bedarf
  • Umfrage öffentlich listen: nach Bedarf
  • Anonymisierte Antworten: An (außer bei Umfragen, wo Nachvollziehbarkeit notwendig ist. Dann Hinweis an Teilnehmer geben!)
  • Öffentliche Registrierung erlauben: Aus
  • Bestätigungs-E-Mails senden: Aus
• Umfrage mit Umfragen-Vorschau testen, aber noch nicht aktivieren

MV generiert Token-Liste für Zielgruppe/Gliederung

• Im PRM einen gemäß der gewünschten Zielgruppe gefilterten Bericht herunterladen
• Alle Spalten bis auf Spalte "comp_user_refcodels" löschen

MV oder UB bereitet Token-Liste für Import vor

• Notwendige Tabellenspalten hinzufügen:
  • Spalte "comp_user_refcodels" umbenennen in "token"
  • Spalte "firstname" hinzufügen
  • Spalte "lastname" hinzufügen
  • Spalte "email" hinzufügen
• Dummy-Spalten befüllen (keine echten Mitgliedsdaten im LimeSurvey!):
  • Spalte "firstname" mit "a" befüllen
  • Spalte "lastname" mit "b" befüllen
  • Spalte "email" mit "a@b.c" befüllen
• Speichern als CSV-Datei mit eindeutigem Namen

UB importiert Token-Liste in die entsprechende Umfrage

• Teilnehmertabelle initialisieren mit Schaltfläche Umfrageteilnehmer
• Zuvor gespeicherte CSV-Datei mit Token über Schaltfläche Erstelle... importieren
• Einstellungen beachten:
  • Filtere leere E-Mail-Adressen: Aus
  • Doppelte Datensätze filtern: Aus
• Umfrage kann aktiviert werden

MV versendet Mail via PRM an Zielgruppe

• Zu verwendende Links (ID kann UB benennen aus LimeSurvey):
  • Reiner Umfrage-Link: https://limesurvey.piratenpartei.de/index.php?r=survey/index&sid=ID&lang=de-informal
  • Umfrage-Link mit Token: https://limesurvey.piratenpartei.de/index.php?r=survey/index&sid=ID&lang=de-informal&token=#comp_user_refcodels#
  • Nur LimeSurvey-Token: #comp_user_refcodels#

Ablauf einer Umfrage mit von LimeSurvey generierter Einmal-Token

UB erstellt Umfrage im LimeSurvey

• Fragen erstellen
• Einstellungen beachten:
  • Hinweis-Texte überprüfen
  • Mail-Adressen und Vorlagen nicht relevant, weil keine Mails über LimeSurvey versendet werden.
  • Start-Datum/Zeit und End-Datum/Zeit beachten
  • Öffentliche Statistiken: nach Bedarf
  • Umfrage öffentlich listen: nach Bedarf
  • Anonymisierte Antworten: An (außer bei Umfragen, wo Nachvollziehbarkeit notwendig ist. Dann Hinweis an Teilnehmer geben!)
  • Öffentliche Registrierung erlauben: Aus
  • Bestätigungs-E-Mails senden: Aus
• Umfrage mit Umfragen-Vorschau testen, aber noch nicht aktivieren
• Teilnehmertabelle initialisieren mit Schaltfläche Umfrageteilnehmer
• Dummy-Teilnehmer über Schaltfläche Erstelle... erstellen
  • Anzahl der Teilnehmer angeben
  • Länge der Schlüssel sollte mindestens 15 Zeichen sein
  • Dummy-Mail-Adresse und Namen angeben
  • Umfrage-Teilnehmer über Schaltfläche Datenexport exportieren, alle Spalten bis auf Spalte "token" löschen und an MV geben
• Umfrage kann aktiviert werden

MV versendet Mails an Zielgruppe

Da diese Einmal-Token NICHT im PRM vorhanden sind, muss MV selbst ein Verfahren für Serien-Mails erstellen und die Mails so versenden, dass jedes Mitglied einen Token (beispielsweise per Zufallsprinzip generiert) erhält.

• Zu verwendende Links (ID kann UB benennen aus LimeSurvey, TOKEN ersetzen):
  • Reiner Umfrage-Link: https://limesurvey.piratenpartei.de/index.php?r=survey/index&sid=ID&lang=de-informal
  • Umfrage-Link mit Token: https://limesurvey.piratenpartei.de/index.php?r=survey/index&sid=ID&lang=de-informal&token=TOKEN