NRW:Arbeitsgruppe/Events/Mindestanforderungen LPT

HINWEIS: Es gibt ein Terminkonzept, dass als Grundlage dafür dient, wann welcher Regierungsbezirk dran ist. Informationen zu den Termine/Bezirken und Bewerbungsfristen findet ihr auf unserer HowTo Seite
Eine Musterbewerbung der AG Events findet ihr hier

Kosten:

ACHTUNG: Gemeint sind die Gesamtkosten für 3-4 Wochentage inkl. Aufbau und Abbau. Das Budget für zwei LPTs 2014 beträgt € 21.000,00. Eine Kostenübersicht über vergangene LPTs findet ihr hier

• inklusive:
  • Raummiete
  • Reisekosten von Helfern
  • Strom, Wasser, Internet
  • Pressebedarf (Verpflegung, Technik)
  • Miete von Technik, Streamingkosten
• exklusive:
  • nachhaltig anzuschaffender Technik
  • Aufwendungen für Gebärdensprachdolmetscher

Achtung:

• Fallen zusätzliche Pauschalen an? (Bitte einzeln aufführen)
• Welche Services könnten/müssen wir zusätzlich in Anspruch nehmen (z.B. Reinigung, Audiotechnik, Videotechnik, Hausmeister, Brandschutz, Sicherheitsdienst, Parkservice etc.)

genaue Kostenhöhe (Saalmiete incl. Bestuhlung, am besten aufgeschlüsselt nach Positionen)

Nutzungszeiten:

Für jeden LPT benötigt man die Halle von Freitag bis Sonntag. Der Freitag ist der Aufbautag. Folgende Nutzungszeiten sollten mindestens gegeben sein:

• Aufbauzeit (oft kostenfrei oder verringerter Betrag)
  • Freitag: mind. 10 Stunden (Nachtarbeit im Notfall möglich)
  • Eine längere Nutzung ohne Mehrkosten wäre nett.
• Veranstaltungszeit:
  

Die Veranstaltungszeit beinhaltet den finalen Auf- und Abbau, die Akkreditierung und die Versammlungszeit.

• • Samstag: von 08:00 Uhr - 22:00 Uhr
  • Sonntag: von 08:00 Uhr - 22:00 Uhr (Rauswurf)

incl. einer Abbauzeit nach der Versammlungszeit am Sonntag: mit mind. 4 einkalkulierten Stunden, je nach Helferanzahl

Lage:

• Autobahn- oder Kraftfahrstraßennähe
• barrierefreie ÖPNV-Anbindung
• alternativ: Shuttlebusse (müssten aber im Budget enthalten sein)
• viele günstige Parkplätze in der näheren Umgebung
• Gastronomie etc. für Abendgestaltung in der Nähe, wenn die Halle selbst keine/wenig Möglichkeiten bietet
• Stadt sollte DB-Bahnhof haben

Platzangebot:

Halle/Saal

• Stand Oktober 2012: LPTs mind. 500 Sitzplätze, wünschenswert mindestens 50% mit Tischen
• Stand Dezember 2013: LPTs 250-300 Sitzplätze, wünschenswert mindestens 25% mit Tischen

• Stand Oktober 2012: NRW AVs: ca. 700 Sitzplätze, wünschenswert mindestens 50% mit Tischen
• Stand Dezember 2013: es steht zurzeit keine NRW AV an  Aktualisierung folgt 

Foyer/Eingangsbereich

• Platz für Akkreditierung (4-6 Akkreditierer)
• Platz für separate Akkreditierung der Presse im Eingangsbereich
• Es braucht einen "Kreisverkehr" zu Wahlkabinen und Wahlurnen, oder auch "Einbahnstraße"

rein > Wahlzettelübergabe > Wahlkabinen > Wahlurnen > raus

• Es muss die Möglichkeit geben, die Technik nachts abzuschließen, oder es muss ein Wachdienst da sein (Kosten bedenken).
• Platz im Eingangsbereich für einen bzw. mehrere allgemeine Infostände wäre ein vorteilhafter Pluspunkt.

Separate Räumlichkeiten

• Orga/Technik/AG ÖA/AG Schnittchen brauchen einen gemeinsamen Versorguns- & Rückzugsraum
• separater Raum für Wahlleitung/Wahlhelfer (bei anstehenden Personenwahlen bis zu 40 Leute) zum Drucken/Auszählen der Wahlzettel
• abgetrennter Pressebereich wäre von Vorteil
• Es sollten, bei Bedarf, Räumlichkeiten/(Platz)Möglichkeiten für eine Kinderbetreuung vorhanden sein, eventuell Außenbereich mit einbeziehen (Spielplatz etc.)
• Während der LPTs finden auch AG/AK Treffen etc. statt. Separate Räume (bzw. Platz für diese Treffen wären sehr von Vorteil!
• Raucherbereich (draußen, wenn möglich bitte überdacht)

Barrierefreiheit:

• Barrierefreiheit aller allgemein genutzten Räumlichkeiten ist zwingend erforderlich. (z.B. Platz für elektrische Rolstuhlfahrer im WC)
• Rampe für Rollstühle auf die Bühne

Technische Voraussetzungen:

Das ist bei uns so einiges. Abzuklären sind die Voraussetzungen, die die Halle mitbringt, was zusätzlich benötigt wird und was AG Technik und AG Events beisteuern können. Setzt euch diesbezüglich frühzeitig mit der AG Technik in Verbindung.
Den von AG Events, LaVo und AG Technik gemeinsam entwickelten Wunschzettel findet ihr hier

Catering:

Ist das Mitbringen von Essen und Getränken zur Eigenverpflegung möglich? Muss bei der Verpflegung ein lokaler Caterer einbezogen werden, oder kann das von der AG Schnittchen übernommen werden? Kann man mit dem lokalen Anbieter Sonderkonditionen aushandeln?
Eine Mengenkalkulation der AG Schnittchen findet ihr hier

Kinderbetreuung:

• Piraten sollen im Vorfeld gefragt werden ob sie Kinder mitbringen und die Betreuung ggf. mitübernehmen können.
• Spielzeug, Bastel- und Malmaterial, Getränke, Wickeltisch (Spielzeug hat der LV)
• Ruhemöglichkeit
• Was kann man draußen anbieten? Bälle, Fußballwand, Springseile

Übernachtungsmöglichkeiten:

• Vorhandensein (Verfügbarkeit) von Campingplätzen, Jungendherbergen, Pensionen, Hotels prüfen
• Termin prüfen: Hochsaison in der Region, große Messe in der Stadt, andere Veranstaltungen etc.?
• Gibt es kostenlose Übernachtungsmöglichkeiten für anreisende Helfer ab Vortag der Veranstaltung (Aufbau) Darf in der Halle übernachtet werden?
• Anlegen einer Wiki-Seite mit genügend Übernachtungsmöglichkeiten für anreisende Mitglieder, Shuttle-Service zu Ü-Orten

Wäre nett:

wenn ihr euch darüber Gedanken macht.

Gebärdendolmetscher

• sollte das Budget es zulassen (Gebärdendolmetscher kosten für 2 Tage zwischen 3.100 und 3.800 €)

Abendprogramm:

• gibt es größere Restaurants, Kneipen, Bars in der Nähe?
• ein paar Ideen

Catering:

• Möglichst umfangreiche Küche ohne Fremdcatering, damit die AG Schnittchen kochen kann
• Gibt es einen Platz, an dem die AG Events ihren Grill benutzen darf? (max 2 Gasgrills)

Sonstiges:

• Wann muß die Halle abends geräumt werden?
• Ist eine Beschallungsanlage vorhanden und nutzbar?
• Zusätzliche Räume die für Presse genutzt werden können (Interviews)

Infos über/wäre gut:

• Genaue Infos über Küchenausstattung
• Lage von Übernachtungsmoeglichkeiten
• Lage von Geschäften in der Umgebung (Essensversorgung, Tankstellen, Supermärkte, Großhandel z.B. Metro)
• Fastfood in der Nähe? (Bei Aufbau und wärend der Veranstaltung nicht verkehrt z.B. Döner, Pizza, Burgerketten)