BW:Landesparteitag 2013/Ausschreibung

Ausschreibung zum Landesparteitag 2013

Termin

• Zeitraum:
  • 02. / 03. März 2013
  • 09. / 10. März 2013
  • 13. / 14. April 2013
  • 20. / 21. April 2013
  • 27. / 28. April 2013
• Der Landesparteitag soll zweitägig stattfinden.
• Zeitrahmen der Veranstaltung:
  • Samstag von ca. 10:00 Uhr bis 20:00 Uhr (Akkreditierung ab 9:00 Uhr)
  • Sonntag von ca. 9:00 Uhr bis 16:00 Uhr
  • Der Aufbau muss vorher stattfinden!

Als Hilfe für die Organisation schaut euch den Event Guide an. Bei Fragen könnt ihr euch auch gerne an Marco wenden. Wie schon die letzten Male auch hier der Hinweis auf die Orgaliste vom LPT 2009

Ausschreibungsdauer

Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt die bis zum 31. Dezember 2012 23:59 Uhr per E-Mail an den Landesvorstand gerichtet wurden (vorstand@piratenpartei-bw.de). Eine Eintragung ins Wiki (siehe Unten) ohne E-Mail an den Vorstand wird nicht berücksichtigt.

Anfahrt

• Idealerweise direkte Bahnverbindung von den größeren Städten BaWüs aus (Mitglieder nach Regierungsbezirken)
• Vom Bahnhof ÖPNV oder kurzer Fußweg zum Veranstaltungsort
• Parkmöglichkeiten vor Ort
• Ebenfalls möglich sind etwas abgelegenere Hallen, wenn ein Shuttle-Service oder guter ÖPNV zu einem direkt erreichbaren Bahnhof bestehen

Raum

Tagungsraum

• Ca. 300 Piraten in geeigneter Bestuhlung mit Tischen mit Option durch Wechsel auf Reihenbestuhlung zu erweitern
  • Bitte mit Angabe der Größe (in m²) und der Raumaufteilung (Bestuhlungsplan, Hallenplan, oÄ)
• Behindertengerecht (Barrierefreie Zugänge, behindertengerechte Sanitäranlagen, behindertengerechter Zugang zur Bühne)
• Bühne und Rednerpult
• Platz für einen Gebärdendolmetscher
• weitere kleinere Räume für Pressebetreuung und evtl. Pressekonferenz

Presse

• Ein separater Raum für Pressegespräche.
• Ein separater größerer Raum für eine Pressekonferenz.

Versorgung

• Die Versorgung der Teilnehmer mit Essen und Getränken muss im Plan vorgesehen sein. Kosten dafür müssen aufgeführt werden, wenn sie im voraus, pauschal oder verbindlich für den LV anfallen.
• Die Versorgung über Lieferdienste mit Bestellung durch die Teilnehmer ist ausreichend, wenn die Lieferdienste genug Kapazitäten haben.
• Eine Getränkeversorgung im Saal muss möglich sein.
• Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort müssen ausreichend vorhanden sein. Kosten für Übernachtung müssen aufgeführt werden (sollten in verschiedenen Preiskategorien vorhanden sein).
• Kosten für Übernachtung (z.B. in der Halle) müssen aufgeführt werden, wenn sie im voraus, pauschal oder verbindlich für den LV anfallen.

Technik

• Beamer (Hell genug – zur Organisation ggf. die letzten Veranstalter der LPTs anfragen)
• Leinwand in ausreichender Größe oder mehrere Leinwände
• Lautsprecheranlage
  • 2 Mikros auf der Bühne
  • 2-3 Raummikros
  • Idealerweise Monitor-Ausgang am Mischpult für Audiostreaming
• Internetzugang für Veranstaltung (Videostreaming, Protokoll, Orga)
  • Gegebenenfalls anfallende Kosten für Miete/Kauf Streaminghardware sind anzugeben
• Genug Steckdosen im Raum – die Elektrik muss die erwartete Anzahl an Notebooks verkraften
  • Gegebenenfalls Kosten für Stromversorgung aufführen
• TO-/GO-/Antrags-"Zugang für Teilnehmer" in mind. einer der folgenden Varianten:
  • Bsp: Drucker für Ausdrucken der Tagesordnung inklusive Anträge
  • Bsp: Lokaler Server für GO, TO, Anträge, etc
  • Bsp: WLan-Zugang
  • Bsp: Mehrere Beamer und Leinwände

Sonstiges/Nice-To-Have

• Kinderbetreuung
• Internetzugang für die Versammlungsteilnehmer
• Pressekonferenz wird in die Halle übertragen
• Verfolgen des LPT auch in den Aussenbereichen (Raucherbereichen) möglich

Budget

Wichtig: Alle Preise inkl. MWst angeben! Alle Preise müssen verbindlich sein – d.h. wir brauchen eine Zusage, dass keine weitere Kosten anfallen, keine Nebenkosten entstehen, etc (bsp. nachträgliche Auflagen zur Stellung eines Handwerkers, Müllentsorgung usw.).
Berücksichtigt dabei, dass ab 200 Teilnehmern ein Meister Veranstaltungstechnik den Aufbau abnehmen muss! Es steht ein Budget von 5.000,– €' zur Verfügung. Der Betrag umfasst alles, was der Landesverband bezahlt:

• Hallenmiete (einschließlich eventuellen Hausmeister- oder Nebenkosten)
• Technik (Ton, Beamer, Leinwand, Stromkabel und Steckerleisten, ...)
• Reinungskosten für die Halle
• Auf- und Abbaukosten
• Kosten für die Netzanbindung, Ausdrucke, etc

Nicht im Budget muss eingeplant werden:

• Presseverpflegung
• Gebärdensprachdolmetscher

Falls die Kosten für z.B. Catering für alle Piraten im Preis enthalten sind, müssen diese Kosten getrennt ausgewiesen werden. Für Hallen mit schlechter ÖPNV-Anbindung sind die notwendigen Kosten für ein Shuttle-Service bei der Kostenaufstellung als eigenständiger Punkt aufzuführen.

Bewerbung abgeben

Wichtig

Für die Abgabe Eurer Bewerbung könnt Ihr über das nachfolgende Tool Eure Bewerbung erstellen. Bitte ändert im Eingabefeld ORT in den Namen der sich bewerbenden Stadt!

Die Eintragung in Wiki alleine reicht nicht als Bewerbung! Diese ist erst vollständig, wenn diese per E-Mail an den Landesvorstand gerichtet wurde!

Eingereichte Bewerbungen

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