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1 Handbuch Bundespressearbeit: Pressebetreuung auf Bundesparteitagen

Handbuch Bundespressearbeit: Pressebetreuung auf Bundesparteitagen

Ihr müsst die Pressebetreuung für einen Bundesparteitag organisieren? Hier findet Ihr eine Checkliste, an welche einzelnen Dinge zu denken ist und was dafür zu organisieren ist. Die Anleitungen wurden auf Basis der Erfahrung des Bundespresseteams aus der Organisation mehrerer Bundesparteitage erstellt.

Grundlegene Organisation, Teamleiter, Koordinatoren und Teams

Was macht das Presseteam auf Parteitagen?

Pressebetreuung: Das Presseteam kümmert sich auf Bundesparteitagen um die Pressebetreuung. Dazu gehört neben der Akkreditierung der Pressevertreter die laufende Betreuung der Pressevertretern bei technischen als auch inhaltlichen Fragen, aber auch die Begleitung unserer Vorstände und Kandidaten bei Presseterminen.

Textliche Pressearbeit: Weiterhin kümmert sich das Presseteam auch um die textliche Pressearbeit zum Parteitag, schreibt Pressemitteilungen und kurz Dossiers zu Anträgen und Beschlüssen.

Strategische Pressearbeit: Das Presseteam - insbesondere hier die Pressesprecherin - ist auch Ansprechpartner bei potentiell medienrelevanten Vorhaben und Ereignissen auf dem Parteitag, die kommunikativ begleitet oder abgefangen werden müssen.

Wie ist das Presseteam organisiert und wie wird es koordiniert?

Eigenständigkeit der Sub-Teams: Für die einzelnen Aufgaben und Arbeitsbereiche gibt es jeweils kleine Sub-Teams, die sich auf Basis eines gemeinsamen übergreifenden Briefings grundsätzlich eigenständig organisieren.

Koordinator als Schnittstelle zur Gesamtleitung: Jedes Team hat einen Koordinator, der den Überblick behält und Ansprechpartner sowohl für das Team als auch die übergeordnete Teamleitung ist. Aufkommende Fragen und Probleme löst das Team weitestgehend selbständig. Nur in Fällen, in denen das Team das Problem nicht selbst lösen kann, geht der Koordinator auf den übergeordneten Teamleiter zu. Gleichzeitig ist der Koordinator der Ansprechpartner für den Teamleiter und Schnittstelle ins Team hinein.

Teamleitung Presse: Die Teamleitung Presse ist auf organisatorischer und technischer Ebene für den gesamten Bereich Pressebetreuung verantwortlich. Sie bereitet den Parteitag organistorisch und technisch vor und ist Ansprechpartner und Kommunikationsschnittstelle sowohl für die Koordinatoren im Presseteam als auch für BPT Main-Orga und zur BPT Main-Orga hin. Die Teamleitung Presse arbeitet eng mit den Pressesprechern zusammen.

Pressesprecher: Der Pressesprecher ist sowohl für die inhaltliche und sonstige Betreuung und Begleitung der Medienvertreter vor Ort als auch für die inhaltlich-kommunikative Ausgestaltung und Begleitung des Parteitags verantwortlich. Die Pressesprecher arbeiten eng mit den Teamleitern zusammen.

Welche einzelnen Sub-Teams gibt es?

Presselotsen: Die Presselotsen unterstützen die Pressesprecher direkt bei der Beantwortung von Presseanfragen vor Ort. Sie haben folgendes Profil:

- Aufgaben'**:
  - Ansprechpartner für Journalisten in den Hallen sein
  - Journalisten die Wünsche von den Lippen ablesen
  - Journalisten, die das erste mal da sind, erklären, wie Piratenparteitag "funktioniert"
  - Journalisten die benötigten Informationen besorgen (On- und Offline)
  - Beantwortung von Fragen zu Ablauf, Beschlüssen und Kandidaten
  - Beantwortung von organisatorischer und technischer Fragen
  - Hilfestellung bei allen sonst noch anfallenden Fragen und Problemen

- Anforderungen
  - Erfahrungen in der Arbeit mit Journalisten
  - Teilnahme an vorherigen Bundesparteitagen
  - Grundlegende Kenntnisse über die Partei, Strukturen und Funktions-/Amtsträger
  - Kenntnis der Pressemappe und Leitplanken
  - Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit
  - Gepflegtes Auftreten
  - Teilnahme an einer Vorbereitungs-Telko in der Woche vor dem BPT
  - Anwesenheit bei Team-Meetings vor Ort (Uhrzeit wird noch bekannt gegeben)

- - Optimale Teamgröße
    - 2-3 Presselotsen. Bei mehr als 150 Pressevertretern bis zu 5 Presselotsen

Orga-Team: Das Presse-Orga-Team kümmert sich darum, dass sowohl die Räume als auch alle anderen Arbeitsplätze und Aufenthaltsorte für Medienvertreter richtig ausgestattet und immer in Ordnung sind. Sie stehen Medienvertretern auch bei Fragen zu technischen Geräten und technischen Problem zur Seite und besorgen notwendige Informationen. Bei inhaltlichen Fragen der Medienvertreter stellen sie den Kontakt zur Pressesprechern und/oder den Presselotsen her.

- Aufgaben
  - Funktion der Pressearbeitsplätze (Internet, Strom, Zugänge) sicherstellen
  - Info-Materialien zur Partei im Pressezentrum in Ordnung halten und bei Bedarf auffüllen
  - Pressezentrum und Arbeitsplätze in der Halle in Ordnung halten / aufräumen
  - Hilfestellung bei technischen Problemen (Kontakte zu Technik)
  - Botendienste für Content-Team, Pressesprecher und Vorstände
  - Alles, was sonst auf organisatorischer Ebene anfällt

- Anforderungen
  - Organisatorisches Geschick und Überblick
  - Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit
  - Gepflegtes Auftreten

- Optimale Teamgröße
  - 3 - 4. Bei mehr als 150 Pressevertretern bis zu 5 Teammitglieder

Akkreditierung / Info-Desk: Das Team Akkreditierung begrüßt und akkreditiert, wie der Name schon sagt, die Medienvertreter. Weiterhin ist das Team an der Akkreditierung Anlaufpunkt für Journalisten bei Fragen und Interviewwünschen. Diese werden möglichst genau aufgenommen und entsprechend an den Koordinator Presseassistenz weitergegeben.

- Aufgaben
  - Journalisten begrüßen
  - Visitenkarten entgegen nehmen
  - Akkreditierung überprüfen und auf Liste abhaken
  - Bei Vor-Ort-Akkreditierung Namen, Redaktion, Kontakt auf Liste notieren
  - Ausgabe der Presse-Badges
  - Ausgabe der Pressemappe
  - Journalisten kurze Einführung geben (und was der Inhalt ist)
  - Interview- und Personenanfragen entgegennehmen und intern an Presseweitergeben (Interviewanfragen -> Koordinator Presseassistenz, allgemeine Presseanfragen -> Pressesprecher)
  - Beantwortung organisatorischer Fragen

- Anforderungen
  - Grundlegende Erfahrungen im Umgang mit Pressevertretern
  - Organisatorisches Geschick und Teamfähigkeit
  - Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit
  - Gepflegtes Auftreten

- Optimale Teamgröße
  - Neben Koordinator 3 Akkreditierungshelfer Sa. 9.00 - 12.00, danach 2. Bei mehr als 150 Pressevertretern bis zu 5.

Team BuVo-Assistenz Wir bieten unserem Bundesvorstand (sowie bei bundesweiten Aufstellungsversammlungen auch unseren jeweiligen Kandidaten) eine Presseassistenz an, die für sie die Koordination von Interviewterminen übernimmt, sie auf Interviews vorbereitet, sie in Interviews begleitet, wertvolle Tipps gibt, sie bei Autorisierungen unterstützt und auch sonst für alle Belange zur Seite steht.

- Aufgaben
  - Dauer-Betreuung der Vorstandsmitglieder und/oder Kandidaten
  - Vorbereitung der Vorstände auf Interviews
  - Journalistenbetreuung während der Interviewzeiten
  - Freigabeprozesse / Autorisierungen in Abstimmung mit den Vorständen

- Anforderungen
  - Erfahrungen in der Arbeit mit Journalisten
  - Teilnahme an vorherigen Bundesparteitagen
  - Grundlegende Kenntnisse über die Partei, Mandats- und Amtsträgern, Arbeitsweisen
  - Kenntnis der Pressemappe und Leitplanken
  - Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit
  - Gepflegtes Auftreten
  - Teilnahme an einer Vorbereitungs-Telko in der Woche vor dem BPT
  - Anwesenheit bei Team-Meetings vor Ort (Uhrzeit wird noch bekannt gegeben)
  - Teamleitung (falls gewünscht und gewollt): Fussfall

Content-Team. Wir begleiten den Bundesparteitag mit eigenen Pressemitteilungen. Weiterhin erstellen wir für die Interviewvorbereitung für Vorstände und Kandidaten kurze Waschzettel zu den wichtigsten Beschlüssen. Diese werden vom Contentteam erstellt.

- Aufgaben
  - Eigenständiges Verfassen von Pressemitteilungen
  - Versand von PMs
  - Verschriftlichung der "großen" Reden
  - Befüttern der Social Media-Kanäle
  - Waschzettel zu Beschlüssen, Abstimmungsergebnissen, TO für Interviews
  - Beobachtung der Berichterstattung in den Medien
  - Bei Bedarf Korrekturhinweise an Redaktionen geben

- Anforderungen
  - Erfahrungen in der Pressearbeit / Verfassen von Pressetexten
  - Teilnahme an vorherigen Bundesparteitagen
  - Sicherheit im Umgang mit den Kommunikationsmedien der Piraten
  - Kenntnisse "Wie verfasse ich eine Pressemitteilung"
  - Strukturierte Arbeitsweise
  - Sprachliche Ausdrucksfähigkeit
  - Zuverlässigkeit

- Optimale Teamgröße
  - 7 Personen

Bild-Team. Das Bildteam erstellt Porträtbilder von Kandidaten, Vorständen und anderen Amts- und Funktionsträgern. Weiterhin erstellt es Bilder für die Verwendung in der Presseberichterstattung.

- Aufgaben
  - Portrait-Bilder von Piraten machen
  - Bilder vom Parteitag machen
  - Bildredaktion
  - Bildbearbeitung
  - Weitergabe Content-Team
  - Befüllen von Online-Plattformen mit aktuellem Bildmaterial (Flickr-Account, Facebook, Website, Social Media)

- Anforderungen
  - Fotografie-Kenntnisse / Erfahrung in der Pressefotografie / Eventfotografie
  - Erfahrung mit Bildbearbeitungsprogrammen und Kriterien der Bilderauswahl

- Optimale Teamgröße
  - 4: 1 Leitung / Porträtfotograf; 1 Bildbearbeitung (Presseraum); 2 Fotografen auf dem Parteitag & Ablöse im Presseraum/Bildbearbeitung

Abläufe in der Pressebetreuung auf dem Parteitag

Vorbereitungen am Vortag (Freitag): Checkliste Aufbau, Räume, Technik

Der Pressebereich besteht in der Regel aus einem geschlossenen Pressezentrum als Arbeitsraum für die Presse, einem halböffentlichen Presselounge als Meeting-Area und einem Raum für das Content-Team, der zudem als Ruheraum für das Presseteam genutzt wird. Weiterhin bekommt die Presse Arbeitsplätze vorn an der Bühne sowie Platz für Aufsagerpositionen im hinteren Bereich der Haupthalle. Die notwendige Ausstattung der jeweiligen Räume und Zonen wird hier in kurzen Stichpunkten genannt:

Pressezentrum geschlossener Bereich

Einrichtung nach Bestuhlungsplan durchgeführt, konkret:
Arbeitsplätze inklusive Internet (Lan) und Strom
Infotisch im Pressezentrum als Anlaufstelle für externe Presse und Presse-Orga/Presselotsen, stationärer Rechner
Beamer & Leinwand für Übertragung aus der Halle vorhanden
Platz für Catering Getränke heiß & kalt
Technische Geräte sind mit Bedienungsanleitung & Kontakt bei Problemen ausgestattet
Deko & Beschilderung

Pressezentrum - Halböffentlicher Bereich

Tisch für Akkreditierung inklusive Arbeitsplatz für Koordinator Presseassistenz
Stehtische
Deko
Gläser & Wasser auf den Tischen

Presseteam/Content-Raum

Einrichtung nach Bestuhlungsplan durchgeführt, konkret:
Arbeitsplätze mit Strom und Internet
Beamer & Leinwand mit Ton&Bild für Übertragung aus Halle
2 Drucker (Farbe und S/W)
Flipchart mit Riesen-Post-Its
Bürokiste
Beschilderung

Hörfunk-Zentrum

- Aufbauleiter der Sender kümmern sich in der Regel selbst
- Technik: DSL, dedizierte ISDN B Kanäle

Pressearbeitsplätze Halle

Arbeitsplätze mit Strom & Internet im vorderen Bereich
Beschildung der Arbeitsplätze, damit niemand anderes dort sitzt
Infopoint besetzt von Presselotsen als Anlaufstelle für externe Presse, stationärer Rechner
Aufsagerpositionen in Halle: eingerichtet und TV-Teams haben alles, was sie brauchen. Erfahrungswerte bei Anforderungen der Sender für Aufsagerpositionen, was die Größe betrifft:

Phoenix & N24 (4 m tief / 6 m breit), ARD, ZDF, n-tv (4m tief / 2 m breit).

Wenn Poolcam (gemeinsames Videosignal für alle Anstalten) geplant, dann Bühnen- und Beamer/Leinwand Cam nicht auf das gleiche Podest; Bühnencam mittig auf Höhenniveau der Bühne selber; Redner nicht vor Leinwand

Raum für Pressekonferenz

Einrichtung erfolgt meist erst am Sonntag
Podium für meist 5 Personen mit Mikros & Hintergrund-Deko
Plätze für Pressevertreter in Reihenbestuhlung
Platz für Kameras; am besten rechts und links an den Seiten oder hinten

Parkplätze für Ü-Wagen

Stellplätze

Kommunikation Team

Funkgeräte für Teamleiter & Koordinatoren
Teamliste im Contentraum
#bundespresse IRC channel unter irc.piraten-bpt.de (steht)
Presseportal

Sonstiges

Essenmarken
Catering (intern)
Catering (extern)
Badges Presse
Badges Team

Team-Meetings und Teamleitung

Regulär am Vorabend zum Parteitag findet das erste große Teammeeting vor Ort statt. Hier stellt sich das Team einander noch einmal persönlich vor. Die Teamleitung erklärt noch einmal den Ablauf des Parteitags und die Aufgaben der einzelnen Teams. Das Teammeeting bietet auch noch einmal Gelegenheit für die Beantwortung offen gebliebener Fragen.

Eine Stunde vor der Eröffnung des Parteitags am Samstag findet in der Regel das zweite große Teammeeting statt. Noch später angekommene Mitglieder werden begrüßt. Ansonsten dient das zweite Meeting aber der klaren Einweisung in die jeweiligen Aufgaben vor Ort.

Am zweiten Tag (Sonntag) findet ebenfalls ein Team-Meeting statt. Hier werden eventuelle Probleme und Konflikte vom Vortag reflektiert, um am zweiten Tag angemessen darauf reagieren zu können.

Die Teamleitung ist über die Dauer des Parteitags stets Ansprechpartner für die Koordinatoren der einzelnen Teams und damit für die Teams. Sie behält den Überblick über den Verlauf der Veranstaltung und ist der Ansprechpartner für kurzfristig zu lösende Probleme. Die Teamleitung soll auch als "unabhängige Konfliktlösungsstelle" betrachtet werden. Sie ist Ansprechpartner für Konflikte innerhalb eines Presseteams oder zwischen den einzelnen Presseteams.

Akkreditierung von Journalisten

Die Presseakkreditierung öffnet regulär eine Stunde vor Parteitagseröffnung, so, dass Journalisten noch ausreichend Zeit haben, ihren Arbeitsplatz einzurichten.

Das Team überprüft die Vorabakkreditierung der Journalisten per Liste oder akkreditiert die Journalisten vor Ort. Bei Journalisten, die sich vor Ort akkreditieren, wird nach einer Visitenkarte gefragt. Die Journalisten erhalten darauf hin ihr Presse-Badge sowie eine Pressemappe. Interviewwünsche werden entgegengenommen und an den Koordinator des Presseassistenzteams weitergegeben.

Medienvertreter, Gäste, Amts- und Funktionsträger und Teammitglieder erhalten Badges in unterschiedlichen Farben. Pressevertreter und Mitglieder des Presseteams erhalten mit ihrem Badge Zugangsberechtigung zum Pressezentrum. Amts- und Funktionsträger sowie Gäste dürfen lediglich in den halböffentlichen Bereich.

Für die Akkreditierung braucht das Team von technischer Seite neben einem Tisch vier Arbeitsplätze. Mindestens einer davon muss mit einem Rechner ausgestattet sein. Die Akkreditierungsliste wird per Cloud zur Verfügung gestellt. Für den Fall, dass das Internet ausfällt, muss die Akkreditierungsliste auch als Excel auf Stick oder auf dem Rechner verfügbar sein.

Die meisten Journalisten kommen am Samstag zwischen 9:00 und 12:00 Uhr, so dass in dieser Zeit drei bis vier Helfer. Danach kommen nur noch einige wenige Medienvertreter über den Tag verteilt, so dass 2 bis 3 Helfer ausreichen Damit ist sichergestellt, dass die Akkreditierung immer mit mindestens einem Helfer besetzt ist, auch wenn ein oder zwei der anderen Helfer unterwegs oder mal auf Toilette sind. Am Sonntag ist an der Akkreditierung in der Regel nur noch wenig zu tun. Es kommen nur noch vereinzelt Medienvertreter für die Akkreditierung und es werden Gastebadges ausgeteilt und entgegengenommen. Daher reichen am Sonntag durchgehend 2 bis 3 Helfer.

Einrichtung und Pflege der Räumlichkeiten und Technik

Pressezentrum wie auch Pressearbeitsplätze im Hallenbereich müssen mit Veranstaltungsbeginn einsatzbereit sein. Es sollten nur noch im Notfall letzte Vorbereitungen getroffen werden müssen. Frisch zubereitet wird das Catering. Hier muss das Orga-Team darauf achten, dass dieses pünktlich mit Veranstaltungsbeginn bereit steht. Insbesondere die Beschilderung ist zu überprüfen.

Sobald Pressevertreter an den Arbeitsplätzen ankommen, stehen Ihnen die Orga-Helfer beim Einrichten der Technik und für Fragen zur Verfügung.

Weiterhin schaut das Orgateam über den Parteitag, dass Pressezentrum wie auch Arbeitsplätze in Ordnung sind und unterstützen die Teamleitung, Presseassistenzen und Contentteam mit Läuferdiensten.

Das Presseorga-Team kümmert sich auch darum, dass die Räumlichkeiten für Pressekonferenzen oder Pressestatements rechtzeitig nach Vorgabe hergerichtet sind. Hier arbeiten sie eng mit den Audiotechnikern aus der Main-Orga zusammen.

Pressebetreuung durch Presselotsen und Pressesprecher

Bei Eintreffen und später, wenn sich Journalisten an ihren Arbeitsplätzen eingerichtet haben, begrüßen Pressesprecher und/oder Presselotsen die einzelnen Medienvertreter, stellen sich bei Bedarf vor und erklären noch einmal kurz Ablauf und nächste Ereignisse auf dem Parteitag. Sie stehen dann auch für Fragen zur Verfügung und sind grundsätzlich die zentralen Ansprechpartner für Journalisten auf dem Parteitag. Die Presselotsen betreuen hierfür die Infopoints im Pressezentrum und in der Halle als Anlaufstelle für Pressevertreter. Beide Infotische werden mit stationären Rechnern ausgestattet, die von den Presselotsen abwechselnd beaufsichtigt werden.

Presseassistenz Bundesvorstand und Kandidaten

Die Presseassistenten koordinieren die Interviewtermine der Bundesvorstände und/oder Kandidaten, begleiten sie in Gesprächen und betreuen sie rund um das Gespräch.

Die Bundespressestelle fragt im Vorlauf zum Parteitag mit der Einladung der Medienvertreter und der Akkreditierung die Interviewwünsche bei den Redakteuren ab. Auf Basis der Terminwünsche wird im Vorlauf zum Parteitag ein Interviewkalender erstellt. Dabei ist darauf zu achten, dass ein ausreichender "Puffer" zwischen den Terminen eingebaut wird, damit sich die Termine bei einem eventuellen Überziehen nicht allzu sehr verschieben. Die Presseassistenzen bekommen kurz vor dem Parteitag - spätestens auf dem Parteitag - jeweils einen eigenen Kalender mit den Terminen "ihres" Kandidaten / Vorstands in digitaler Form ausgehändigt. Der Koordinator der Presseassistenzen bekommt den vollständigen Kalender mit allen im Vorlauf vereinbarten Medienterminen.

Die Presseassistenten sprechen mit den von ihn betreuten Personen vor Ort einmal alle Termine durch. Dann werden die Termine nach dem Kalender die Gespräche abgearbetiet und/oder neue Terminwünsche oder Terminverschiebungen eingepflegt. Die Presseassistenten halten auch den Kontakt zu den Redakteuren, sollten sich im Vorlauf zum Parteitag vereinbarte Termine wegen Veränderungen im Programmablauf verschieben. Die Presseassistenten halten auch die von ihnen betreuten Vorstände und Kandidaten über die aktuellen Beschlüsse auf dem Laufenden. Hier arbeiten sie eng mit dem Content-Team und dem Presseorga-Team zusammen.

Der Pressekoordinator setzt sich gemeinsam mit den Bundespressesprechern einmal vor Veranstaltungsbeginn mit den Vertretern des Bundesvorstands zusammen, um sie über Ablauf des Parteitags, voraussichtliche Inhalte und das, was an Presseterminen auf sie zukommt, optimal zu informieren und vorzubereiten.

Der Koordinator der Presseassistenten bekommt immer einen Arbeitsplatz direkt an der Akkreditierung / Infodesk, so dass er gut erreichbar ist und den direkten Kontakt auch zur Akkreditierung halten kann. Von dort aus koordiniert er Termine und sein Team. Der Pressekoordinator ist kein direkter Ansprechpartner für Redakteure, da er die Zeit braucht, um sein Team und die Termine im Allgemeinen zu koordinieren.

Wird auf einem Parteitag ein neuer Vorstand oder die Kandidaten für eine große Wahl gewählt, übernehmen die Presseassistenten auch umgehend nach der Wahl die Betreuung der Kandidaten bzw. neu gewählten Vorständen. Dafür werden diese direkt an der Bühne nach der Wahl abgeholt, mental aufgefangen und langsam auf die nun anstehenden Pressetermine vorbereitet. Die Presseassistenten begleiten den Kandidaten dann auch von der Bühne direkt in den Raum, in dem die erste Pressestatements stattfinden.

Content / Redaktion

Im Vorlauf zum Parteitag erstellt die Pressestelle einen ersten Vorschlag für die Redaktionsplanung auf Basis der voraussichtlichen Tagesordnung. Das Team legt dann am Freitag oder am Samstag morgen vor Ort die definitive Redaktionsplanung fest und geht direkt an die Arbeit.

Direkt mit der Eröffnung des Parteitags gibt es in der Regel eine erste Pressemitteilung zur Eröffnung des Parteitags mit Zitaten des Vorsitzenden sowie einem angehängten Manuskript seiner Rede. Inhalte und Zahl weiterer Pressemitteilungen orientieren sich an der Tagesordnung und den Nachrichtenwerten etwaiger Ereignisse und Beschlüsse.

Neben Pressemitteilungen fertigt das Content-Team auch Waschzettel mit den wichtigsten Informationen zu aktuellen Beschlüssen und Ereignissen für Bundesvorstände und andere Vertreter der Partei, die in Presseterminen sind, an.

Wenn auf dem Parteitag ein Webportal für die laufende Information der Redakteure vorhanden ist, wird dieses ebenfalls vom Content-Team betreut und mit Texten, Bildern und weiteren Materialien bestückt. Was die Pflege des im Presseportal integrierten Tickerdiensts betrifft, haben wir positive Erfahrungen in der Kooperation mit dem Redaktionsteam der Flaschenpost gemacht.

Für die optimale Kommunikation mit einzelner Teams untereinander nutzt das Content-Team neben einem Funkgerät einen IRC-Channel als Chat-Tool. Für die effiziente Arbeitsgestaltung werden im Team klare Rollen (allgemein oder pro PM) vergeben: wer holt Antragsteller für Zitat, wer nimmt Stichpunkte zum Antrag auf, wer schreibt, wer lektoriert etc. Damit die versendeten Pressemitteilungen schnell auch auf der Website veröffentlicht werden können, hat ein Mitglied aus dem Contentteam (temporären) Zugang zum CMS der Website. In der Regel ist das der Teamkoordinator. Der Koordinator wird in der Regel von allen Schreibarbeiten freigehalten, damit er sich selbst auf seine koordinierenden Aufgaben konzentrieren kann. Damit das Content-Team sich auf die eigentliche Schreibarbeit konzentrieren kann, unterstützen sie das Presse-Orga-Team mit Botengängen und ähnlichem.

Da das Content-Team in den digitalen Arbeitstools der Partei, v.a. Pads, arbeitet, ist eine Mitarbeit von zu Hause problemlos möglich.

Bild-Team

Das Bildteam stellt für der Presse für ihre Berichterstattung laufend Bilder vom Parteitag zur Verfügung. Dafür werden Porträts von Kandidaten und Vorständen aufgenommen und Eindrücke vom Parteitag fotografisch festgehalten. Nach der Bearbeitung werden die für die veröffentlichung ausgewählten Bilder sowohl dem Contentteam übermittelt als auch auf den Veröffentlichungsplattformen der Partei (Website, Flickr, Facebook etc.) zur Verfügung gestellt.

Vorbereitung der Pressebetreuung auf einem Bundesparteitag

ToDo 3 - 4 Monate vor der Veranstaltung

Presse-Akkreditierungsformular online schalten: Entweder im Presse-Bereich der Piraten-Website oder auf dem Portal für den Bundeparteitag (http://piratenbpt.de/presse/akkreditierung). Im Akkreditierungsformular werden nach einer kurzen Einladung mit den wichtigsten Rahmendaten neben Name, Redaktion und Kontaktdaten auch die Interviewwünsche, die Interviewlänge und der Wunsch nach Aufnahme in den Presseverteiler abgefragt. Anmeldedaten müssen zwingend in das Presse-OTRS fließen (dort gibt es eine Queue "Akkreditierung"). Journalisten erhalten nach Absenden des Formulars eine erste automatische Akkreditierungsbestätigung. Optimalerweise fließen die Daten zusätzlich in eine CSV. Dies unterstützt die Datenverarbeitung bei Parteitagen mit hohem Medienaufkommen effektiv.

Häufige Nachfragen zur Presseakkreditierung:
- Sammelakkreditierung & Sammelabholung der Badges vor Ort: Ist möglich. Dafür soll der Aufnahmeleiter oder der Redakteur eine Liste aller Mitarbeiter im Notizfeld des Akkreditierungsformulars eingeben oder die Liste direkt an presse@piratenpartei.de schicken

Leitungs- und Koordinatorenteam festlegen: Interne Teamorganisation und Pressesprecher-Funktion müssen strikt getrennt und als Aufgaben auf zwei Personen verteilt werden. Neben dem Pressesprecher und er Gesamtleitung Presse hat es sich bewährt, auch Koordinatoren in den einzelnen Teams als Schnittstelle zu benennen. Es werden deshalb Koordinatoren benannt für: Akkreditierung, Presseassistenz, Content, Pressebild, Presseorga. siert

Erste Abstimmung mit BPT Main-Orga: Presse-Budget und Rahmendaten wie z.B: Hallenplan, Presseplätze, Technik, Lanyards etc. mit BPT Mainorga durchsprechen. Am Besten dafür Mumble organisieren.

Technische Vorbesichtigung der Hallen ohne und mit Presse: Die Hallen & Räumlichkeiten werden besichtigt und sowohl die internen Anforderungen des Presseteams als auch die Anforderungen der Medienvertreter dokumentiert. Technische Organisation für TV & HF abklären (Übernimmt jemand von einem Sender die Organisation der Technik mit der Halle?) Das betrifft insbesondere Räumlichkeiten und Technik für: Pressezentrum, interner Presseteam/Content-Raum, Pressearbeitsplätze in der Halle, Aufsagerpositionen in der Halle, Hörfunkzentrum und Stellplätze für Ü-Wagen. Die konkreten Anforderungen stehen bereits in der Checkliste unter "Ablauf".

ToDo 2 - 3 Monate vor der Veranstaltung

Technik- und Raumplanung. Nach Checkliste, siehe oben unter Ablauf.

Ausschreibung Pressehelfer-Team. Welche Teams es gibt wird im Teil 1 beschrieben. Dafür muss ein Aufruf gestartet werden, um diese Helfer zu finden. Dieser sollte im Wiki, im Portal für den Bundesparteitag, im Vorstandsportal, über die Presse-Mailinglisten des Bundes und der Länder sowie über die Haupt-Aktiven-Mailingliste verbreitet werden. Ein Link auf eine Seite, auf der sich die Leute eintragen können, sollte nicht fehlen. Es hat sich aber auch bereits über die Jahre ein Pool von Helfern gebildet, die direkt angesprochen werden können, ob sie wieder zur Verfügung stehen. Eine Auflistung der bisherigen Helfer findest Du im Anhang dieser Checkliste.

Kommunikation Pressehelfer-Team - Mailingliste: Die Kommunikation des Teams im Vorlauf zum BPT findet über eine Mailingliste statt. Alle sollen sich auf Mailingliste eintragen: https://service.piratenpartei.de/listinfo/bpt-presse

Erste Presseeinladung: mit Link auf Akkreditierungsportal versenden

ToDo 1 - 2 Monate vor der Veranstaltung

Genauen Zeitplan auf Basis der TO für Pressehelfer-Team festlegen. Beispielplan:

1. Team-Besprechung Pressehelfer-Team. Per Doodle oder ähnlichem den ersten Termin für ein Meeting erfragen und dazu einladen. -Abfrage für erstes Teammeeting ca. 1 1/2 Monate vor BPT finden & einladen. Die Team-Besprechung ist die Auftaktveranstaltung für das Team. Hier wird genau erklärt, was auf die Helfer an Arbeit zukommt. Content-Team muss darüber hinaus eine gesonderte Absprache durchführen, da die Arbeit hier komplexer.

Pressemappen erstellen: Pressemappen müssen ca. 4 Wochen vor Veranstaltung fertig für Druck sein

ToDo 2 - 4 Wochen vor der Veranstaltung

Letzte Presseinformation mit voraussichtlicher Tagesordnung versenden

Presseleitplanken aktualisieren. Bestehende Vorlagen nutzen und aktualisieren. Presseleitplanken müssen spätestens 1 Woche vor Veranstaltung fertig sein und an Team versendet werden, sowie spätestens vor Ort für jeden Helfer 1x ausgedruckt werden

Interview-Termine festlegen & Live-Schaltungen einplanen: Medien priorisieren und Termine nach Prioritäten vergeben. Kalender mit der Interviewplanung erstellen. Bundesvorstände moderat auslasten.

PK-Planung

Pressebriefing in Berlin. Vorbereitung der Pressevertreter auf Parteitagsbesuch

Pressehelfer-Pool

     Presselotsen / Pressezentrum
     Aleks Lessmann: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Aleks_A
     Frank Thiesen: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Grisu22
     Lür Waldmann: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:L%C3%BCr_Waldmann
     Sebastian Raible: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Freak
     Patrick Ratzmann: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Likedeel
     Nicole Britz: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Dyfa
     Frank Burkhard: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Frank_Burkhard
     Georg Nägle: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Cosmic
     Harald Franz: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:DerfairePirat
     Steven Franke: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:PiratB
     Konstanze Dobberke: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Konstanze_MaHe
     Sven Seele: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Sven_Seele
     Harry Hensler: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Ideenwanderer
     Jan Kastner: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:KollegeJansen
     Gilbert Oltmanns: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Shadock1962
     Cornelia Otto & Phillip: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Nene

     Akkreditierung
     Lisa Collins: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Alyama
     Raphael Warzecha: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Kasseler_Pirat
     Volker Neubert: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Volkerneubert
     Markus Drenger @humanerr
     Klaus Sommerfeld: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:K.S
   
     BuVo-Assistenten
     Mario Tants: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Mario
     Christian Bethke: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:PiratB
     Stefan Täge: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Fussfall
     Michael Rudolph: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Navy
     Volker Münch: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Volkerm
     Michael Melter: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Ingwerbaer
     Christiane Schinkel: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:E-laine
     Ingo Sauer: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Scytto
     Robert Conin: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Ritchie
     Klaus Sommerfeld: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:K.S
       
     Content-Team
     Thorsten Krahn: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Landpirat
     Rene Heinig: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:LordSnow
     Benedikt Schmidt (Social Media): http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Boomel
     Uwe Stein: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Mitkrieger
     KK: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Demed86
     Tom Jaster: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Harper04
     Björn Glienke: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:DerBjoern
       
     Bild-Team
     Tobias Eckrich: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:DerUnterstrich
     Bartjez: http://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Bartjez

Servicegruppen/Presse/Presseorganisation für Bundesparteitag