Schatzmeister-Handbuch/Rechenschaftsbericht

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Rechenschaftsbericht

Einleitung

Wenn wir an der staatlichen Parteieinfinanzierung teilhaben wollen, müssen wir einen testierten Gesamt-Rechenschaftsbericht beim Deutschen Bundestag einreichen.

Dafür ist es notwendig, dass alle Gliederungen einheitlich buchen. Wir haben nur eine begrenzte Anzahl von Lizenzen für unsere zentrale Buchhaltung. Deshalb ist es sinnvoll, wenn die Untergliederungen ihre Buchungen aufbereitet an ihren Landesschatzmeister weitergeben, damit er es in die Buchungssätze importieren kann. Wir sind noch dabei, einheitliche Buchungsvorlagen für die Kreisschatzmeister zu erarbeiten.

Wer Hilfe benötigt, kann jederzeit die Unterstützung des Buchhalters im Bund gegen Entgelt anfordern. Die Kontaktdaten bekommt ihr vom aktuellen schatzmeister über schatzmeister -at- piratenpartei.de

Jeder Landesverband muss einen eigenen Rechenschaftsbericht anfertigen und einen konsolidierten mit allen seinen Untergliederungen (außer Berlin, die aktuell keine rechtlich selbständigen Untergliederungen haben). Der Bund muss dann einen konsolidierten Rechenschaftsbericht aus allen konsolidierten Rechenschaftsberichten der Landesverbände erstellen.

ToDo's für den Rechenschaftsbericht aus einem Vortrag auf der Marina Kassel 18.1: Datei:Rechenschaftsbericht-ToDos.pdf

Ablauf Rechenschaftsbericht und Wirtschaftsprüfung

Für die Erstellung des geprüften Rechenschaftsberichtes ist es notwendig, dass alle Gliederungen vollständig in unserer zentralen Buchhaltung Sage gebucht sind. Schatzmeister, die nicht selbst in Sage buchen, müssen ihre Unterlagen (Rechnungen/Belege, Kontoauszüge, Kassenbuch, Kopien der Zuwendungsbestätigungen,…) zeitnah, spätestens aber bis zum 31.03. des Folgejahres bei der buchenden Instanz (Landesverband oder Bundesbuchhaltung) abgeben. Es wird empfohlen, dies schon während des Jahres quartalsweise zu machen, in einigen Landesverbänden ist dies sogar Pflicht.

Zusätzlich zur Buchhaltung werden noch folgende Unterlagen/Angaben benötigt:

  • Für jede Handkasse ein Kassenaufnahmeprotokoll zum Jahreswechsel
  • Aktuelle Satzung (am besten als Link auf Wiki oder Webseite)
  • Namen der Vorstandsmitglieder
  • Adresse der Gliederung
  • Adresse und Kontaktdaten des Schatzmeisters
  • Name und Kontaktdaten der in Sage buchenden Person
  • Gründungsdatum der Gliederung, ggf. Datum von Auflösung oder Fusion
  • Protokoll des letzten Parteitages mit Vorstandswahlen (am besten als Link auf Wiki oder Webseite)
  • Protokolle von den letzten Kassenprüfungen (am besten als Link auf Wiki oder Webseite)
  • Falls die Gliederung in dem Jahr gegründet/aufgelöst/fusioniert wurde: Protokoll(e) der entsprechenden Beschlüsse

Die Unterlagen werden von allen Gliederungen benötigt, die im entsprechenden Rechnungsjahr mindestens einen Tag existiert haben, also auch von denen, die im Jahr gegründet oder aufgelöst wurden.

Bei Landesverbänden wird noch für jede Bank eine grüße Saldenbestätigung Datei:Vorlage saldenbestaetigung kreditinstitute.odt benötigt. Diese sollte möglichst schon im Januar angefordert werden, denn einige Banken benötigen für die Erstellung sehr lange. Außerdem müssen Landesverbände eine Liste ihrer Untergliederungen an den Bundesschatzmeister melden.

Die mindestens 10 Untergliederungen unterhalb Landesverbände, die vom Wirtschaftsprüfer für das Jahr ausgewählt wurden, benötigen eine „kleine“ Saldenbestätigung von ihren Banken. Diese muss den Kontosaldo zum 31.12. des Rechnungsjahres sowie eine Liste der Kontovollmachten beinhalten. Sobald der Wirtschaftsprüfer die Gliederungen ausgewählt haben erhalten die jeweiligen Schatzmeister eine Benachrichtigung. Beispieltext für die Anforderung bei der Bank:

Anlässlich der Prüfung des Jahresabschlusses unserer Partei bitten wir Sie, und den Saldo unserer Konten zum 31.12.20xx zu bestätigen sowie die Kontobevollmächtigten im Jahr 20xx aufzulisten.

Sobald für einen Landesverband und alle seine Untergliederungen die Buchhaltung fertig ist, muss die Bundesbuchhaltung informiert werden. Diese überprüft, ob die Buchhaltung in sich konsistent ist, ob der Abgleich (Forderungen/Verbindlichkeiten) mit allen anderen Gliederungen stimmt, und ob die Liste der Zuwendungen mit den Einnahmen übereinstimmt. Wenn alles passt, wird der formelle Rechenschaftsbericht mit Tabellen- und Textteil sowie Zuwendungsliste erstellt und an den Wirtschaftsprüfer übermittelt. Diese erste Übermittlung an den Wirtschaftsprüfer erfolgt ausschließlich durch die Bundesbuchhaltung, da nur dort der vollständige Überblick besteht, ob der Abgleich mit allen anderen Gliederungen korrekt und vollständig ist.

Der Wirtschaftsprüfer hat einen Nur-Lesen-Zugang auf Sage und schaut in die Buchhaltung vom Bundesverband, allen Landesverbänden und mindestens 10 von ihm ausgewählten Untergliederungen genauer hinein. Er erstellt dann eine Liste von Fragen und von vorzuzeigenden Belegen. Diese Liste wird an denjenigen geschickt, der für die Buchhaltung in Sage dieser Gliederung zuständig ist. Diese Fragen beziehen sich teilweise auch auf Buchungen, die die Gliederung zwar betreffen, aber nicht direkt dort vorhanden sind. Gerade bei Mitgliedsbeiträgen und Spenden ist das regelmäßig der Fall. Daher müssen auch die Unterlagen von den Gliederungen, die nicht direkt geprüft werden, im Zweifelsfall schnell abrufbar sein.

Die Fragen-liste des Wirtschaftsprüfers sollte möglichst zeitnah abgearbeitet und die Antworten zusammen mit den angeforderten Belegen an den Wirtschaftsprüfer zurückgeschickt werden. Wenn ein Punkt auch nur etwas unklar ist, bitte gleich bei der Bundesbuchhaltung nach Hilfe fragen. Dort ist viel Erfahrung vorhanden, was der Wirtschaftsprüfer meinen könnte, und wo ggf. auch noch etwas nachbearbeitet werden muss.

Es folgen unter Umständen noch weitere Frage-Antwort-Runden. Auch diese müssen zeitnah abgearbeitet werden.

Sobald alle Unklarheiten beseitigt sind schickt der Wirtschaftsprüfer an alle geprüften Gliederungen den ausgedruckten Rechenschaftsbericht in 4 Ausfertigungen:

  • Zum Zurückschicken an den Wirtschaftsprüfer
  • Zum Verbleib in der Gliederung selbst
  • Zum Schicken an den Landesverband
  • für Finanzamt/Steuererklärung (die Ausfertigung ohne Liste der Zuwender)

Zusätzlich ist in dem Paket noch eine Vollständigkeitserklärung, mit der der Schatzmeister bestätigen muss, dass die Buchhaltung (und damit der Rechenschaftsbericht) alle Vorgänge beinhaltet.

Der Rechenschaftsbericht wird vom Vorsitzenden und dem Schatzmeister unterschrieben (zuständig ist der aktuell amtierende Vorstand, nicht der Vorstand aus dem Rechnungsjahr!). Die Vollständigkeitserklärung wird vom Schatzmeister unterschrieben.

Eine Ausgabe des Rechenschaftsberichtes und die Vollständigkeitserklärung muss nach Unterzeichnung schnellstmöglich an den Wirtschaftsprüfer zurückgeschickt werden.

Sobald alle (und zwar wirklich alle!) Gliederungen fertig sind, kann der Bundesschatzmeister den Gesamtrechenschaftsbericht anfertigen und beim Wirtschaftsprüfer vorlegen. Wenn auch der in Ordnung ist kann der Bundesschatzmeister unterschreiben und der Wirtschaftsprüfer erteilt das Testat. Dann kann der Rechenschaftsbericht beim Bundestag abgegeben werden.

Zeitstrahl

  • 31.12./01.01.
    • Jeder, der eine Handkasse führt, erstellt ein Kassenaufnahmeprotokoll
  • Januar:
    • Landesverbände und der Bundesverband fordern bei den Banken „große“ Saldenbestätigungen an
    • Pshop führt eine Inventur durch
  • Bis 31.03.
  • April:
    • Bundesschatzmeister kontaktiert Wirtschaftsprüfer, holt Angebot für die Prüfung ein
    • Bundesvorstand trifft Beschluss zur Beauftragung des Wirtschaftsprüfer
    • Wirtschaftsprüfer wird beauftragt
  • Bis 31.05.
  • Mai/Juni
    • Bundesschatzmeister, Bundesbuchhalter und Wirtschaftsprüfer führen erstes Gespräch
    • Liste der Gliederungen wird an den Wirtschaftsprüfer übermittelt
    • Wirtschaftsprüfer geben die Liste der zu prüfenden Untergliederungen bekannt
    • Zu prüfende Untergliederungen fordern „kleine“ Saldenbestätigung bei der Bank an
    • Laptop Zugänge des Wirtschaftsprüfers werden aktualisiert
  • Ab Juni
    • fertig gestellte Landesverbände mit ihren Untergliederungen werden an Wirtschaftsprüfer übermittelt
  • Juli
    • Bundesschatzmeister beantragt beim Bundestag Verlängerung der Abgabefrist bis zum 31.12. (siehe § 19a (2) Satz 2 PartG i.V.m. Praxiserfahrung)
  • Bis spätestens Dezember
    • Landesverbände und geprüfte Untergliederungen schicken unterschriebenen Rechenschaftsbericht zum Wirtschaftsprüfer
    • Bundesverband schießt eigenen Rechenschaftsbericht ab
    • Bundesbuchhaltung erstellt Gesamtbericht
    • Bundesschatzmeister erhält testierten Gesamtbericht und gibt ihn beim Bundestag ab

Liste der Untergliederungen

jährlich zu aktualisierende Liste der Gliederungen

Vorlagen / Dateien

Beauftragter Wirtschaftsprüfer

Die Piratenpartei Deutschland hat bisher als Wirtschaftsprüfer beauftragt:

ESC Wirtschaftsprüfung GmbH, Hamburg

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