RP:2019-08-16 - 261 Vorstandssitzung

Vorstandssitzung vom 16.08.2019, 17:00 bis ca. 21:00 Uhr

• Teilnehmer: Marie, Ingo, Maurice, Jürgen, Jan, Celine
• Abwesend: Bodo, Josh, Lorena
• Gäste, die genannt werden möchten:
• Beginn/Start der Aufzeichnung: 17:38
• Ende: 21:14
• Ort: LGS Mainz
• Protokollant: Gemeinsam
• Versammlungsleitung: Marie

Ergebnisprotokoll

Top 1: Verteilung der Geschäftsgebiete

Überarbeitung der Geschäftsordnung

16.08.2019

Nr.: 1

Text: Der Vorstand gibt sich nachstehende Geschäftsordnung.
Begruendung: Neuordnung der Vorstandsaufgaben
Ergebnis: angenommen
Antragsteller: Landesvorstand
Dafür: Celine, Jan, Jürgen, Maurice, Ingo, Marie
Dagegen:
Enthaltung:
Hinweise: Geschäftsordnung wird im Wiki veröffentlicht: https://wiki.piratenpartei.de/RP:Vorstand/Gesch%C3%A4ftsordnung
Umsetzungsverantwortlich:

Top 2: Termine

• Termin für Klausurtreffen (Wochenende, event. Kastellaun)
  • Vorschlag: 31. Oktober Anreise, 2. November Abreise
• Termin für Datenschutzschulung:
  • Vorschlag: 30. August

Top 3: Mitgliedermail

• Bekanntmachung über Mitgliedermail für:
  • Nutzung neues Mattermost (Link)
  • Änderung Landesvorstandssitzung, nun donnerstags
  • Termin für RLP Politik Mumble:
    • Vorschlag: 3. Donnerstag im Monat
    • Themenvorschläge:
      • Interview Wissing
      • Pfefferspraypistolen für den kommunalen Vollzugsdienst / noch schlimmer Taser
      • Ausbau ÖPNV in /ländlichen/örtlichen Gegenden in RLP
  • Jürgen bereitet einen Text vor
  • Mail wird an alle Mitglieder verschickt

Top 4: Postfach

Leerung des Postfachs

16.08.2019

Nr.: 2

Text: Celine leert mindestens einmal wöchentlich unser Postfach in Mainz und leitet die Post an Ingo weiter. Sie erhält einen Postfachschlüssel.
Begruendung: Die Nachsendung durch die Post funktioniert nicht zuverlässig.
Ergebnis: angenommen
Antragsteller: Landesvorstand
Dafür: Jan, Jürgen, Maurice, Ingo, Celine, Marie
Dagegen:
Enthaltung:
Hinweise:
Umsetzungsverantwortlich:

Top 5: Sonstiges

• Behandlung von Mitgliedsanträgen: Weiterleitung an Vorstand; Aufnahme erfolgt, wenn binnen drei Tagen kein Widerspruch
• Hinweis auf Landesvorstandssitzungen in Willkommensmail, eventuell auch Politik-Mumble
• Finanz-Haushalt
  • Ingo bereitet einen Vorschlag vor
• ReBe – Stand Kvs
• Landtagswahlen
• Allgemein
  • Marina am 24./25. August
  • BPT am 9./10. November
  • P-Shop wurde abgeschaltet
• Landesgeschäftsstelle
  • Soll für Treffen nutzbar gemacht werden
  • Beschluss in nächster Vorstandssitzung
• Adressenliste für Vorstand
• Bundesweites Mahnverfahren ab 1. September

Anhang: Neue Geschäftsordnung

Geschäftsordnung des Landesvorstands Rheinland-Pfalz

Allgemeines

§ 1 Geltungsbereich

Diese Geschäftsordnung gilt für den Landesvorstand des Landesverbands Rheinland-Pfalz der Piratenpartei Deutschland. Sie umfasst gemäß § 4.2 (13) der Landessatzung u. a. Regelungen zu:

1. Verwaltung der Mitgliederdaten und deren Zugriff und Sicherung
2. Aufgaben und Kompetenzen der Vorstandsmitglieder
3. Dokumentation der Sitzungen
4. virtuellen oder fernmündlichen Vorstandssitzungen
5. Form und Umfang des Tätigkeitsberichts
6. Beurkundung von Beschlüssen des Vorstandes

§ 2 Geltungsdauer

Diese Geschäftsordnung gilt, bis der Landesvorstand gemäß § 4.2 (13) der Landessatzung eine neue beschließt.

§ 3 Änderungen

Änderungen an dieser Geschäftsordnung sind nur zulässig, wenn die Mehrheit der amtierenden Vorstandsmitglieder zustimmt.

Aufgaben und Kompetenzen der Vorstandsmitglieder

§ 4 Vorsitzender

(1) Der Vorsitzende vertritt den Landesverband nach außen. Der stellvertretende Vorsitzende und der Vorsitzende vertreten sich gegenseitig.

(2) Zu den Aufgaben des Vorsitzenden des Landesvorstands zählen u.a.:

1. Ansprechpartner für die Presse
2. Vertretung des LV gegenüber dem Bundesvorstand
3. Vertretung des Landesschatzmeisters
4. Organisation & Koordination Öffentlichkeitsarbeit
5. Verantwortung für den Einkauf von Werbematerialien und Inventar
6. Vernetzung zu Landesverbänden und Bundesverband
7. Weiterleitung von öffentlichkeitsrelevanten Themen der Vorständeliste und der Vorstands-Emailadresse an die dafür relevanten Listen

§ 5 Stellvertretender Vorsitzender

(1) Der stellvertretende Landesvorsitzende strukturiert die organisatorische Arbeit innerhalb des Landesverbandes. Der stellvertretende Vorsitzende und der Vorsitzende vertreten sich gegenseitig.

(2) Zu den Aufgaben des stellvertretenden Vorsitzenden zählen u.a.:

1. Organisation von Ordnungsmaßnahmen
2. Planung und Koordination von landesweiten Aktionen (z.B. Ahoisausen)
3. Koordination der Kreisverbände, Regionalgruppen und Stammtische/Piratentreffen
4. Koordination von politischen Aktionen
5. Koordination der Wahlkämpfe

§ 6 Schatzmeister

Zu den Aufgaben des Schatzmeisters zählen u.a.:

1. Führung von Konten und Barkasse
2. Erstellung der Rechenschaftsberichte
3. Finanzplanung
4. Entgegennahme und Verbuchung von Spenden
5. Ausstellen von Spendenquittungen
6. Buchführung gemäß Parteiengesetz
7. Klärung von Finanzfragen
8. Auskünfte zur Finanzlage
9. Verschicken der erstellten Rechnungen
10. Veröffentlichung von Finanzdaten
11. Vertretung und Unterstützung des Landesgeneralsekretärs, besonders bei der Mitgliederverwaltung
12. Zuständig für Postfach und Landesgeschäftsstelle in Mainz (inkl. Schlüsselverwaltung)
13. Verwaltung der Ablage und des Archivs
14. Verwaltung der PGP-Vorstands-Schlüssel
15. Kontakt zum Datenschutzbeauftragten
16. Einzelermächtigung zur Genehmigung oder Ablehnung von Beitragsminderungsanträgen

§ 7 Generalsekretär

Zu den Aufgaben des Generalsekretärs zählen u.a.:

1. Erfassen der Mitgliedsanträge
2. Entscheidung über Aufnahme beziehungsweise Einholung der Entscheidung über Aufnahme bei der zuständigen Gliederung
3. Begrüßung von Neumitgliedern
4. Kontaktaufnahme zu den Mitgliedern
5. Einzelermächtigung zur Genehmigung oder Ablehnung von Beitragsminderungsanträgen und deren Bearbeitung
6. Verschicken von Einladungen zu Parteitagen
7. Koordination des Ausstellens der Mitgliedsausweise
8. Akkreditierung von Mitgliedern bei Parteitagen
9. virtuelle Landesgeschäftsstelle
10. Audioaufzeichnung der Landesvorstandssitzungen
11. LimeSurvey-Umfragen
12. Verantwortung für die IT, Kontakt zur BundesIT, Berechtigungen (OTRS, Mailinglisten, Sage)
13. Koordination von internen Informationssystemen (Wiki, Forum)

§ 8 Politischer Geschäftsführer

Zu den Aufgaben des politischen Geschäftsführers zählen u.a.:

1. Koordination der inhaltlichen Arbeit
2. Koordination und Unterstützung der programmatischen Arbeitsgruppen
3. Inhaltliche Vor- und Nachbereitung der Landesparteitage
4. Ausschreibung und Organisation von Barcamps und Landesmitgliederversammlungen
5. Koordination der Wahlkämpfe
6. Vertretung des Schatzmeisters im Schatzmeisterclub
7. Unterstützung des Schatzmeisters beim Rechenschaftsbericht

§ 9 Beisitzer

Celine

1. Koordination von politischen Aktionen (2)
2. Planung und Koordination von landesweiten Aktionen (2)
3. Zuständig für Postfach und Landesgeschäftsstelle in Mainz (inkl. Schlüsselverwaltung)
4. Junge Piraten

Josh

1. Vorbereitungs-Koordination der Landesmitgliederversammlungen und Barcamps (2)
2. Junge Piraten
3. Bearbeitung der Vorstandsprotokolle (Protokoll wird gemeinsam geführt) (1)

Lorena

1. Organisation & Koordination Öffentlichkeitsarbeit (2)

Maurice

1. Koordination von politischen Aktionen (2)
2. Junge Piraten

Mitgliederverwaltung

§ 10 Verwaltungssoftware

(1) Die Mitgliedsdaten werden in der Mitgliederverwaltungssoftware der Piratenpartei Deutschland erfasst und gepflegt. Zur Ergänzung und weitergehenden Unterstützung der Mitgliederverwaltung werden die Mitgliedsdaten des Landesverbandes auch in der PiratenDatei verarbeitet.

(2) Generalsekretär, Schatzmeister und deren Stellvertreter sind von Seiten des Landesvorstands zugriffsberechtigt, außerdem können vom Landesvorstand beauftragte Verwaltungspiraten Zugriff erhalten.

(3) Sie sind verpflichtet, ihre Zugangsdaten angemessen vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Eine Weitergabe von Mitgliederdaten an nicht Zugriffsberechtigte ist untersagt. Alle Zugriffsberechtigten müssen eine Datenschutzverpflichtung entsprechend den Vorgaben des Datenschutzbeauftragten des Landesverbandes abgeben.

§ 11 Dateien

Dateien mit Mitgliedsdaten außerhalb der Mitgliederverwaltungssoftware sind nach Rücksprache mit dem Datenschutzbeauftragten sparsam zu organisieren.

§ 12 Dokumente und Drucksachen

Dokumente mit Mitgliedsdaten, wie z.B. Mitgliedsanträge, sowie Ausdrucke von Mitgliedsdaten sind vor der fahrlässigen oder vorsätzlichen Einsichtnahme durch Dritte angemessen zu schützen. Sie sind umgehend zu vernichten, sobald sie nicht mehr benötigt werden und dies rechtlich zulässig ist.

§ 13 Ausscheiden aus dem Vorstand

Scheidet ein Mitglied des Landesvorstands, das Zugriff auf Mitgliederdaten hat, aus dem Vorstand aus, so sind alle Zugriffsberechtigungen zu löschen und es ist durch den verbleibenden Vorstand eine Erklärung über die Löschung aller Mitgliedsdaten einzuholen.

Finanzen

§ 14 Konto

Der Landesverband führt zwei Konten bei der Sparkasse Koblenz. Zeichnungsberechtigt und bevollmächtigt ist der Schatzmeister und der Vorsitzende. Weitere Kontoeröffnungen bedürfen eines Vorstandsbeschlusses.

§ 15 Bargeldkasse

Der Schatzmeister führt eine Bargeldkasse. Die Bargeldkasse ist möglichst gering zu halten und spätestens ab einem Betrag von 300 Euro auf das Konto des Landesverbandes einzuzahlen.

§ 16 Ausgaben

Über geringfügige Ausgaben bis 200 Euro kann der Schatzmeister, unter Berücksichtigung der Finanzlage des Landesverbandes, eigenmächtig entscheiden. Der Schatzmeister hat gemäß seiner Amtseigenschaft ein Vetorecht. Dieses kann er bei allen Anträgen anbringen, deren Annahme Kosten verursachen würde. Dies muss er spätestens bis zur Entstehung der Kosten mit Begründung aufgrund der Finanzlage des Landesverbandes zu Protokoll geben, womit der Antrag als abgelehnt zu behandeln ist. Bei Abwesenheit des Schatzmeisters wird das Veto-Recht von seinem Stellvertreter wahrgenommen.

§ 17 Reisekostenerstattung

1. Es gilt die aktuelle Reisekostenordnung des Bundes: https://wiki.piratenpartei.de/Schatzmeister/Reisekostenordnung

§ 18 Schatzmeisterclub

Der Schatzmeister und seine Vertretung legen die Anträge des Schatzmeisterclubs dem Landesvorstand zur Entscheidung vor. Sie verzichten auf ihr alleiniges Abstimmungsrecht und tragen die Entscheidung des Vorstandes in den Schatzmeisterclub.

Vorstandssitzungen

§ 19 Regelmäßiger Termin

Die Vorstandssitzungen finden regelmäßig am zweiten und vierten Donnerstag im Monat von 20:00 bis voraussichtlich 22:00 Uhr statt und werden fernmündlich oder persönlich abgehalten.

§ 20 Form und Frist der Einladung

(1) Zum regelmäßigen Termin muss gemäß § 4.2 (8) Landessatzung nicht eingeladen werden.

(2) Die Einberufung einer vom regelmäßigen Termin abweichenden Vorstandssitzung soll mindestens eine Woche vor dem Termin per E-Mail an die Adresse des Landesvorstands erfolgen und in der Form der Landessatzung genügen. Die Einladung wird zudem angemessen veröffentlicht. In dringenden Fällen kann die Einladung auch kurzfristiger erfolgen.

§ 21 Beschlussfähigkeit

Nach § 4.2 (11) Landessatzung ist der Landesvorstand beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte, der Mitglieder des LVOR anwesend sind. Sie entscheiden mit der einfachen Mehrheit der Anwesenden.

§ 22 Anträge

(1) Anträge zu einer Vorstandssitzung müssen in Textform an eine der Adressen des Landesvorstands (E-Mail, Postfach oder Fax) gerichtet werden oder in der Sitzung selbst vorgetragen werden. Ein Antrag besteht aus einem vollständigen, endgültigen Antragstext und einer angemessenen Begründung. Antragsberechtigt sind alle Landespiraten.

(2) Anträge müssen 24 Stunden vor Beginn der Sitzung beim Landesvorstand eingegangen sein. Diese Frist gilt nicht für Mitglieder des Landesvorstandes.

(3) Bei jedem Beschluss, welcher ein Handeln des Vorstandes erfordert (Durchführung, E-Mail-Antworten usw.), wird ein Vorstandsmitglied mit der Umsetzung des Beschlusses beauftragt.

(4) Bei allen Anträgen wird das Votum der einzelnen Vorstandsmitglieder namentlich protokolliert.

§ 23 Umlaufbeschlüsse

(1) Umlaufbeschlüsse können von allen Vorstandsmitgliedern initiiert werden.

(2) Umlaufbeschlüsse werden auf der Info-Mailingliste abgestimmt und mit dem folgenden Tag im Betreff gekennzeichnet: "[UMLB]". Sie benötigen wie normale Beschlüsse eines Antragstextes und einer Begründung. Umlaufbeschlüsse benötigen die Zustimmung der Mehrheit der Vorstandsmitglieder.

(3) Die Abstimmung endet, sobald die erforderliche Mehrheit erreicht ist, unabhängig davon, ob alle Vorstände abgestimmt haben, spätestens jedoch nach 48 Stunden. Der Umlaufbeschluss wird wirksam, nachdem ein Vorstandsmitglied das Ergebnis bekannt gegeben hat. Die Bekanntgabe des Ergebnisses muss unmittelbar nach Beendigung des Umlaufbeschlusses erfolgen. Sie muss folgende Angaben enthalten: dafür, dagegen, enthalten, nicht abgestimmt.

(4) Umlaufbeschlüsse werden im Protokoll der jeweils nächsten Landesvorstandssitzung schriftlich inklusive ihres Wortlautes im Protokoll festgehalten. Sind personenbezogene Daten Grund für den Umlaufbeschluss, so wird der Beschluss in der Veröffentlichung anonymisiert. Die Originalprotokolle enthalten die Mitgliedsnummer der betreffenden Person, um die Zuordnung sicherzustellen.

(5) Scheitert ein Umlaufbeschluss an der Teilnahme einer ausreichenden Anzahl Vorstandsmitglieder, wird der Antrag in der nächsten Vorstandssitzung behandelt.

§ 24 Dokumentation der Sitzungen

(1) Über den Verlauf der Vorstandssitzungen wird ein Ergebnisprotokoll angefertigt, zusätzlich werden fernmündlich abgehaltene Sitzungen aufgezeichnet. Das Protokoll muss Anträge, Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse, Stellungnahmen sowie Schwerpunkte des Sitzungsverlaufs enthalten.

(2) Das Protokoll wird im CryptPad geführt und umgehend nach Sitzungsende durch ein Vorstandsmitglied ins Wiki übernommen. Mit der Einstellung ins Wiki gilt das Protokoll als veröffentlicht.

(3) Die Protokollwikiseite wird für Veränderungen gesperrt.

§ 25 Virtuelle und fernmündliche Vorstandssitzungen

(1) Der Landesvorstand hält seine Vorstandssitzungen mittels Mumble oder einer vergleichbaren kostenneutralen Technologie ab. Persönliche Vorstandssitzungen bleiben möglich. Dabei muss sichergestellt sein, dass Entscheidungen über Beschlüsse klar den einzelnen Vorstandsmitgliedern zugeordnet werden können.

(2) Fernmündliche Vorstandssitzungen werden aufgezeichnet und veröffentlicht.

§ 26 Gäste

Gäste sind zu Vorstandssitzungen grundsätzlich zugelassen. Der Versammlungsleiter kann Gästen Rederecht erteilen und entziehen. Um Rederecht zu erhalten, müssen diese sich angemessen gemeldet haben.