| Stufe | Beschreibung | Hilfsmittel | Verantwortlich | Output |
| 1 | Mandatsträger/Vorstände evtl. externe Gäste einbeziehen | ./. | ./. | ./. |
| 1.1 | Terminfindung | ./. | ./. | ./. |
| 1.2 | Themenfindung | ./. | ./. | ./. |
| 1.3 | Veranstaltungsablauf | ./. | ./. | ./. |
| 1.4 | Einzuladende Medien absprechen | ./. | ./. | ./. |
| 1.5 | Absprechen wer Fragen zu welchen Themen wie beantworten soll. Allg. Gespächsverhalten abstimmen. | ./. | ./. | ./. |
| 2 | Repräsentative Location organisieren | ./. | ./. | ./. |
| 2.1 | Versorgung mit Getränken und evtl.. Speisen klären (Pressefrühstück? Pressebrunch? oder mehr Arbeitssitzung?) | ./. | ./. | ./. |
| 3 | Durch Vorstand und/oder Mandatsträger die abgesprochenen Medien einladen | ./. | ./. | ./. |
| 3.1 | Telefonische oder persönliche Vorabsprache | ./. | ./. | ./. |
| 3.2 | Anschließende schriftliche Einladung | ./. | ./. | ./. |
| 4 | Beim Treffen Infomaterial und Give-Aways bereitstsellen | ./. | ./. | ./. |
