NDS:Oldenburg/Vorstand/Ticketsystem:HowTo
Kommunikation mit und im Vorstand per eMail/Ticketsystem
Um die Adresse vorstand[at]piratenpartei-oldenburg.de frei zu bekommen, haben wir für alles, was wir innerhalb des Vorstandes nicht öffentlich besprechen können und was nicht ins Ticketsystem passt, eine interne Mailingliste auf der die Vorstände bereits angemeldet seid, eingerichtet. Um an diese Liste zu schreiben können Vorstände folgende Adresse nutzen: vorstand[at]...
Die Adresse vorstand[at]piratenpartei-oldenburg.de dient jetzt zur Kommunikation nach außen. Emails, die an diese Adresse gehen, landen als privates Ticket direkt im Ticketsystem im Posteingang 'Vorstand'.
Alle Tickets dort sind standardmäßig privat, also nicht öffentlich einsehbar. Es gibt die Möglichkeit Tickets, die dort eingehen, als öffentlich zu markieren. Diese Funktion sollte bei allen Tickets genutzt werden, die keine Daten enthalten, die besonders schützenswert sind. Bspw. Anträge für den öffentlichen Teil von Vorstandssitzungen oder den Kommunalparteitag. Auch Presseanfragen oder Anfragen von NGOs sind nicht schützenswert sondern Teil des öffentlichen Diskurses. Bürgeranfragen sind jedoch in jedem Fall schützenswert und werden wie bisher geschwärzt weitergegeben. Was genau wann zutrifft ist mit Vorsicht abzuwägen.
Wenn nun eine Anfrage eingeht, dann erscheint die im Ticketsystem und die Mitglieder des Vorstandes sollten eine Email vom Ticketsystem über ein neues Ticket bekommen (es sei denn sie haben dies abgeschaltet). Es besteht dann die Möglichkeit diese Anfrage "intern" zu diskutieren. Dazu antwortet man entweder direkt auf die Email, die man vom Ticketsystem erhalten hat, oder man antwortet aus dem Ticketsystem heraus. Dazu loggt man sich ein und ruft das Ticket auf, auf das man antworten möchte. In der Kopfzeile gibt es einen Button "Bearbeiten", der es einem ermöglicht den Status des Tickets zu verändern (z.B. in einen anderen Tracker zu verschieben oder einem Mitglied konkret zuzuweisen) und/oder eine Antwort zu schreiben.
Möchte man das Ticket als öffentlich markieren, muss man auf den kleinen Link "Mehr" in dem sich aufklappenden Fenster klicken und das Häckchen "privat" entfernen. Wenn das Thema dann ausdiskutiert ist und man dem Absender eine Antwort schicken möchte, dann schreibt man einen Kommentar (diesen dann in höflicher Mailform) und aktiviert das Kästchen "Send this note to contact by email". Dann geht der Kommentar als Antwort zusätzlich an den, der die Anfrage bei uns eingereicht hat.
Die Technik hat dazu auch noch ein Video erstellt, in dem das ganze noch einmal gezeigt wird.
Fragen? Dann los.
LG
