HE:Kreisverband Frankfurt am Main/Vorstand/Generalsekretaer

Generalsekretär

Kompetenzbereiche des Generalsekretärs

In der Geschäftsordnung des Kreisverbandes Frankfurt am Main werden die Kompetenzbereiche des Generalsekretärs folgendermaßen beschrieben:

"Generalsekretär: Dem Generalsekretär obliegt die allgemeine innere Verwaltung des Kreisverbands. Dazu zählen insbesondere die Mitgliederverwaltung und der Kontakt zu niedrigeren Gliederungen und wird im Bedarfsfall durch eine/n Beisitzer/in vertreten. Diese Vertretung ist dem Vorstand anzuzeigen."
"Beschlüsse des Vorstands sind vom Generalsekretär bzw. einem beauftragten Protokollanten schriftlich festzuhalten und vom Generalsekretär zu veröffentlichen."
  Geschäftsordnung KV Frankfurt

Verpflichtungen

"Jedes Vorstandsmitglied ist verpflichtet, einen Tätigkeitsbericht anzufertigen und diesen dem Kreisparteitag vorzustellen."
  Geschäftsordnung KV Frankfurt

Tätigkeitsbereiche

Verwaltung der Mitgliederdaten

"Die primäre Verwaltung der Mitgliederdatenbank erfolgt durch die Bundesgeschäftsstelle. Dem Generalsekretär obliegt die Aufgabe, Mitgliederdaten und Änderungen derselben an die Landesmitgliederverwaltung zu melden."

"Mitgliedsanträge werden vom Generalsekretär dem Vorstand angezeigt. Kommt innerhalb von 72 Stunden kein Widerspruch gegen die automatische Aufnahme, so gilt der Antragsteller als aufgenommen. Im Falle eines Widerspruchs wird in der folgenden Vorstandssitzung über die Annahme oder Ablehnung des Aufnahmeantrags entschieden."

"Der Vorsitzende, der Generalsekretär und der Schatzmeister haben Zugriff auf die Mitgliederdaten."

  Geschäftsordnung KV Frankfurt

Sobald es Neuerungen bzw. Änderungen gibt, werden diese an den Landesgeneralsekretär gemeldet, da nur dieser Zugriff auf die Mitgliederverwaltung hat. Dort werden die Informationen zentral erfasst und erscheinen im nächsten Dump [Dump: Liste mit allen Mitgliedern und dazugehörigen Mitgliedsdaten des Kreisverbands].Die Kommunikation mit dem Landesverband bzgl. mitgliederrelevanten Daten erfolgt ausschließlich in verschlüsselter Form via mitgliederverwaltung(at)piratenpartei-hessen.de

Vertretung

"Der Vorsitzende...wird im Bedarfsfall durch den Generalsekretär vertreten"
  Geschäftsordnung KV Frankfurt

Bei Eintritt

Um den Überblick zu wahren, wird vom GenSek eine Datei geführt, welche immer den aktuellen Status der Mitgliedsanträge ausweist.

1. Auf diesen Wegen kann ein Mitgliedsantrag den Generalsekretär erreichen:
   • Per Post (Postfach des Kreisverbands - in Papierform)
   • Per Post (Postfach des Landesverbands - derzeit wird der Papierantrag vom Landesverband eingescannt und verschlüsselt per eMail an den GenSek geschickt)
   • Per Fax (OTRS des Kreisverbands - Fax ist ins Ticketsystem eingebunden)
   • Per Fax (OTRS des Landesverbands - Weiterleitung in die entsprechende Queue)
   • Direkt vor Ort (in Papierform)
2. Da zwischen Antragseingang und Erhalt der Mitgliedsnummer vom Landesverband ein paar Tage vergehen können, kann der Generalsekretär direkt nach Erhalt des Antrags ein erstes informatives Schreiben an den Interessenten verschicken.
3. Liegt der Antrag in Papierform vor, ist es für die nachfolgende Verarbeitung am einfachsten ihn einzuscannen.
4. Der Generalsekretär (oder jedes andere Vorstandsmitglied) startet einen Umlaufbeschluss per verschlüsselter eMail. Die Aufnahme eines Mitglieds benötigt eine 2/3 Mehrheit.
5. Sobald das Mitglied aufgenommen ist, muss der Landesverband informiert werden (verschlüsselte eMail mit eingescanntem Eintrag) damit das Neumitglied eine Mitgliedsnummer erhält.
6. Mit dem nächsten Dump, den der Generalsekretär erhält, wird dem Neumitglied mit dem offiziellen Willkommensschreiben die Mitgliedsnummer mitgeteilt. Mit diesem Schritt ist der Aufnahmeprozess beendet.

Bei Umzug oder Austritt

1. Bei einem Umzug oder Austritt muss die Mitgliederverwaltung per verschlüsselter eMail über die Änderungen informiert werden. Im nächsten Dump wird die Adresse korrigiert sein bzw. der Dump entsprechend bereinigt sein.