Bundesgeschäftsstelle/Prozesshandbuch

Wozu ein Prozesshandbuch?

Diese Wikiseite ist die Heimat für das Prozesshandbuch der Bundesgeschäftsstelle. Das Handbuch soll einen Überblick und konkrete Handlungsanleitungen für alle Aufgaben und Tätigkeiten der BGS bieten.

Bereich A) Leitung der Bundesgeschäftsstelle

Leitung der Bundesgeschäftsstelle

Aufgabe: Anmietung von LKWs und Autos

Verantwortlich: Gabriele  |  Stellvertreter: []  |  Beteiligte / Betroffene: Alle, die Dinge für die Piratenpartei transportieren müssen  |  Erstellt/Aktualisiert am: 18.03.2013

Welche Anmietung sind durch die Piratenpartei möglich?

• Die Piratenpartei hat Rahmenverträge zur Anmietung von LKWs und Autos mit den Vermietungsunternehmen Sixt (www.sixt.de) und Europcar (www.europcar.de) abgeschlossen.
• Durch die Rahmenverträge gibt es Vergünstigungen und eine einfachere Kostenabwicklung z.B. per Rechnung.
• Die Piratenpartei ist kein Golfclub, bei dem eine Mitgliedschaft für die Mitglieder mit attraktiven Vergünstigungen verbunden ist. Deshalb ist eine Anmietung von LKWs und Autos nur für Transporte im Rahmen der Piratenpartei z.B. Parteitage, Infostände, Plakat-Aktionen etc. möglich. Die Rahmenverträge sollten nicht für Personentransporte genutzt werden.

Wie funktioniert die Anmietung mit Sixt?
Bei der Anmietung von Autos und LKWs gibt es zwei Phasen:
1) Buchung / Reservierung
2) Die Bezahlungsart und Abholung des LKWs /Autos

1. Phase: Buchung / Reservierung:
Die Reservierung von Autos/LKWs kann online und per Telefon erfolgen:

0180 6 25 25 25 (Festnetzpreis 20 ct/Anruf; Mobilfunkpreis max. 60 ct/Anruf)

http://www.sixt.de/php/reservation/loginstart/

• Für die Reservierung im Namen der Piratenpartei benötigt man die Sixt Kundennummer. Für die Online-Reservierung braucht man zusätzlich ein Passwort.
• Die Kundennummer und das Online Passwort, erhält jedes Vorstandsmitglied und Mitglied mit konkretem Auftrag eines Vorstands auf Nachfrage bei Gabriele und []. Die Vorlage für die Anfrage ist unter "Textvorlage" zu finden.

2. Phase: Die Bezahlungsart und Abholung des LKWs /Autos
Der LKW / das Auto kann mit folgenden Zahlungsvarianten an den Sixt-Stationen angemietet bzw. abgeholt werden:

• EC-Karte: Kaution + Anmietkosten werden vom Konto der EC-Karte abgebucht und nach Rückgabe des Fahrzeugs wird die Kaution wieder zurück überwiesen.

• Kreditkarte: Kaution wird auf der Kreditkarte nur vorgemerkt und nach Rückgabe des Fahrzeugs wird die Vormerkung der Kaution verworfen und die Anmietkosten werden von der Kreditkarte abgebucht.

• Sixt-Kundenkarten: Bei der Abholung des Fahrzeugs muss die Sixt-Kundenkarte vorgezeigt werden. Die Anmietkosten werden als Rechnung an die Bundesgeschäftsstelle geschickt. Die Rechnung wird dann direkt an die Gliederung weiter geleitet und muss dann von der Gliederung innerhalb von 10 Tagen an Sixt überwiesen werden. Alle weiteren Forderungen, die durch die Anmietung von Fahrzeugen zustande kommen, muss von der entsprechenden Gliederung beglichen werden. Der Bundesverband ist also nur ein Durchlaufposten und stellt die Kundenkarten zur Verfügung.

Wie erhalte ich die Sixt-Kundenkarten?
Schreib einfach eine E-mail an Gabriele. Die Vorlage für die Anfrage ist unter "Textvorlage" zu finden.

• Anmietung per Fax: Die Anmietung auf Rechnung ist in Notfällen auch ohne Sixt-Kundenkarte möglich, hierzu muss die Bundesgeschäftsstelle ein Formular von Sixt ausfüllen, mit Stempel unterschreiben und als Fax an die entsprechende Sixt-Station schicken. Da der Prozess sehr umständlich und unflexibel ist, wird dies nur in Ausnahmen gemacht.

Wie funktioniert die Anmietung mit Europcar?
Bei der Anmietung von Autos und LKWs gibt es zwei Phasen:
1) Buchung / Reservierung
2) Die Bezahlungsart und Abholung des LKWs /Autos

1. Phase: Buchung / Reservierung:
Die Reservierung von Autos/LKWs kann online und per Telefon erfolgen.

www.europcar.de

Für die telefonsiche Reservierung sollte immer die Mietstation direkt angerufen werden. Also Mietstation suchen, anrufen und nachfragen.

• Für die Reservierung im Namen der Piratenpartei benötigt man die Europcar Contract-Nummer. Für die Online-Reservierung braucht man dabei kein zusätzliches Passwort. Die Contract-Nummer muss man nur an gegebener Stelle bei der Reservierung des LKWs / Austos eingeben.
• Die Kundennummer erhält jedes Vorstandsmitglied und Mitglied mit konkretem Auftrag eines Vorstands auf Nachfrage bei Gabriele. Die Vorlage für die Anfrage ist unter "Textvorlage" zu finden.

2. Phase: Die Bezahlungsart und Abholung des LKWs /Autos
Der LKW / das Auto kann mit folgenden Zahlungsvarianten an den Europcar-Stationen angemietet bzw. abgeholt werden:

• Barzahlung: Die Barzahlung ist bei Europcar grundsätzlich möglich. So müsste bei der Abholung des Fahrzeugs die Kaution und die Mietkosten bar bezahlt werden. Bitte zuvor aber die Mietstation anrufen.

• Kreditkarte: Kaution wird auf der Kreditkarte nur vorgemerkt und nach Rückgabe des Fahrzeugs wird die Vormerkung der Kaution verworfen und die Anmietkosten werden von der Kreditkarte abgebucht.

• Europcar-Kundenkarten: Bei der Abholung des Fahrzeugs muss die Europcar-Kundenkarte vorgezeigt werden. Die Anmietkosten werden automatisch vom Konto des Bundesverbandes abgebucht. Sobald die dazugehörige Rechung in der Bundesgeschäftsstelle eintrifft, wird die Rechnung als Scan an die Gliederung geschickt und die Gliederung muss den Rechnungsbetrag an den Bundesverband zurück überweisen. Alle weiteren Forderungen, die durch die Anmietung von Fahrzeugen zustande kommen, müssen von der entsprechenden Gliederung beglichen werden. Der Bundesverband ist also nur ein Durchlaufposten und stellt die Kundenkarten zur Verfügung.

Wie erhalte ich die Europcar-Kundenkarten?
Schreib einfach eine E-mail an Gabriele. Die Vorlage für die Anfrage ist unter "Textvorlage" zu finden.

• Anmietung per Fax: Die Anmietung ist in Notfällen auch ohne Europcar-Kundenkarte möglich. Hierzu muss die Bundesgeschäftsstelle ein Schreiben mit Namen des*der Fahrers*in und Datum der Anmietung verfassen und unterschrieben mit Stempel an die entsprechende Europcar-Station schicken. Vor dem Versand des Faxes sollte die Europcar-Station telefonisch darüber informiert werden. Die Kaution wird durch das Fax nicht fällig, jedoch sind die Mietkosten vor Ort zu bezahlen. Da der Prozess sehr umständlich und unflexibel ist, wird dies nur in Ausnahmen gemacht.

Textvorlagen für Sixt:

 Hallo, ich bin Mitglied im Vorstand des Kreisverbandes XY und brauche die Kundennummer für die Autovermietung Sixt. Dass ich Vorstandmitglied bin, kannst du auf folgender Webseite/Wikiseite nachlesen: XXXXXXXXXXXXX 

 Hallo, ich bin Mitglied im Vorstand des Kreisverbandes XY und brauche die Kundennummer für die Autovermietung Sixt. Zusätzlich brauch ich auch noch die Kundenkarte von Sixt an folgende Adresse geschickt: XXXXXXXXXX
Die Anmietung ist mit dem Schatzmeister meiner Gliederung abgesprochen, so dass er die Rechnung von Sixt innerhalb der vorgeschriebenen Zeit begleichen wird. 
Weitere Kosten und Forderungen von Sixt, die im Zusammenhang mit meiner Anmietung entstehen, wird unsere Gliederung übernehmen. Der*Die Schatzmeister*in steht im CC dieser E-mail.
Dass ich Vorstandmitglied bin, kannst du auf folgender Webseite/Wikiseite nachlesen: XXXXXXXXXX 

Textvorlagen für Europcar:

 Hallo, ich bin Mitglied im Vorstand des Kreisverbandes XY und brauche die Kundennummer für die Autovermietung Europcar. Dass ich Vorstandmitglied bin, kannst du auf folgender Webseite/Wikiseite nachlesen: XXXXXXXXXX 

 Hallo, ich bin Mitglied im Vorstand des Kreisverbandes XY und brauche die Kundennummer für die Autovermietung Europcar. Zusätzlich brauch ich auch noch die Kundenkarte von Europcar an folgende Adresse geschickt: XXXXXXXXX
Die Anmietung ist mit dem Schatzmeister meiner Gliederung abgesprochen, so dass er die Rechnung von Europcar innerhalb der vorgeschriebenen Zeit begleichen wird. 
Weitere Kosten und Forderungen von Europcar, die im Zusammenhang mit meiner Anmietung entstehen, wird unsere Gliederung übernehmen. Der/Die Schatzmeister*in steht im CC dieser E-mail. 
Dass ich Vorstandmitglied bin, kannst du auf folgender Webseite/Wikiseite nachlesen. 

Links
....

Leitung der Bundesgeschäftsstelle

Aufgabe: Hotelbuchung

Verantwortlich: Gabriele  |  Stellvertreter:  |  Beteiligte / Betroffene: ....  |  Erstellt/Aktualisiert am: 18.03.2013

Aufgabenbeschreibung

• Anfrage zwecks Übernachtung von BuVo oder beauftragter Person
• Möglichst gleich bei Anfrage Hotelwunsch angegeben
• Für angegebenen Zeitraum Hotel in der Nähe raussuchen
• Hotel anrufen, nach Einzelzimmer fragen
• Buchen
• Entweder Kostenübernahmebestätigung per Mail an Hotel
• Oder Zahlung mit der Kreditkarte
• Buchungsbestätigung an übernachtende Person weiterleiten

Vorangehende Tätigkeit / Aufgabe

• Mailbearbeitung

Nachfolgende Tätigkeit / Aufgabe

• Kreditkartenabrechnung
• Mail an schatzmeister(at)piratenpartei(punkt)de

Textvorlagen

 Kostenübernahme

Hiermit bestätigen wir, dass die Kosten in Höhe von XX,XX€ für die Übernachtung von Herrn/Frau/Eichhörnchen Prof. Dr. Haselnuss vom Datum Anreise auf den Datum Abreise von der Piratenpartei Deutschland übernommen werden.

Die Rechnungsadresse:

Piratenpartei Deutschland
z.H. Prof. Dr. Haselnuss
Pflugstr. 9a
10115 Berlin

mit besten Grüßen, 

Leitung der Bundesgeschäftsstelle

Aufgabe: Großkundenkonto bei der Deutschen Bahn

Verantwortlich: Gabriele  |  Stellvertreter:

    |  Beteiligte / Betroffene: ....     |  

Erstellt/Aktualisiert am: 11.09.2013

Aufgabenbeschreibung

Buchungen von Fahrtkarten

• BuVo-Mitglied oder beauftragte Person braucht Bahnticket, gibt Zeitraum an, Start- und Zielbahnhof
• Angebot raussuchen für angegebene Daten
• dort das auswählen, was vom Kostenaufwand für die Partei und Zeitaufwand für Person am besten vertretbar ist
• Ticket buchen, ohne Sitzplatzreservierung
• als Verifizierung entweder Bahncard der Person angeben, falls vorhanden, andernfalls letzten vier Personummern vom Personalausweis
• Bezahlung per Kreditkarte
• Das Ticket zum selber Ausdrucken kommt an bgs ät und wird an fahrende Person weitergeleitet
• Das Ticket wird an Schatzmeister ät weitergeleitet mit Vermerk, dass es per Kreditkarte gezahlt wurde
• Buchung wird in die Tabelle der Kreditkartenzahlungen eingetragen

Verwaltung von Konten

• es können sogenannte Bucher oder Selbstbucher angelegt werden
• jeder LV hat das Recht, dass für ihn ein* Bucher*in angelegt wird. Bucher*innen sind in der Lage in ihrem Ressort Selbstbucher*innen anzulegen
• Jeder LV hat sein eigenes Ressort
• ein bis zwei Mal im Jahr wird auf der Verwaltungsliste gefragt, ob Bedarf besteht, Bucher*innen anzulegen
• die Leitung der BGS muss den Überblick über alle Accounts wahren
• Anfang jeden Monats wird die Buchungsübersicht des vorangegangenen Monats ausgedruckt und abgeheftet

Leitung der Bundesgeschäftsstelle

Aufgabe: Administration der Vorstände Mailingliste

Verantwortlich: Gabriele  |  Stellvertreter:  |  Beteiligte / Betroffene: Abonnementen der Vorstände-Mailingliste (https://service.piratenpartei.de/listinfo/vorstaende)  |  Erstellt/Aktualisiert am: 20.03.2013

Aufgabenbeschreibung

Abonnement-Regeln für die Vorständeliste:
Leserechte: Die Mailingliste der Vorstände ist öffentlich und auch mit dem News-Server der Piratenpartei (http://news.piratenpartei.de/) synchronisiert. Alle Abonnement-Anfragen können also vom Admin bedenkenlos genehmigt werden. Schreibrechte: Für die Mailingliste der Vorstände bekommen nur Vorstände der Piratenpartei, Beauftragte des Bundesvorstandes und Vorstandsmitglieder der Jungen Piraten Schreibrechte. Zur Prüfung, ob eine Person einem Vorstand angehört, muss die Person als Vorstandsmitglied auf der offiziellen Webseite und/oder der Wikiseite der jeweiligen Gliederung (z.B. Kreisverband XY) namentlich genannt sein.

Abonnement-Anfragen erreichen den Admin auf zwei Wege:

1) Leute stellen eine Abonnement-Anfrage direkt auf der Webseite der Mailingliste (https://service.piratenpartei.de/listinfo/vorstaende). Diese Anfrage kommt dann beim eingetragenen Admin per E-Mail an und kann im Adminbereich (https://service.piratenpartei.de/admin/vorstaende/) unter "Unbearbeitete Moderationsanträge bearbeiten" genehmigt werden. Nach der Genehmigung einer Anfrage ist zu prüfen, ob der neue Abonnement auch Schreibrechte besitzt. Dazu kann man einfach die genehmigte E-Mail-Adresse unter "Mitglieder-Verwaltung" suchen. Damit der Abonnement keine Schreibrechte besitzt, muss in der Spalte "moderiert" das entsprechende Kästchen angekreuzt sein. Wenn die Person Schreibrechte besitzen darf, einfach Kreuz vom Kästchen entfernen und in dem Textfeld folgende Angaben eintragen:

"Vorstand" + Name der Gliederung + Datum der Vorstandswahl

Beispiel: "Vorstand KV Dortmund seit 09.09.2013"

!Nach Eingabe der Daten "Änderung speichern" nicht vergessen!

2) Leute schreiben dem Admin auch direkt eine E-Mail und nennen ihr Anliegen. Unter "Mitglieder-Verwaltung" im Admin-Bereich können neue Abonnementen eingetragen werden. Hierfür die entsprechende E-Mail-Adresse des Abonnementen ins freie Feld einfügen und auf "Änderung speichern". Wenn der Abonnement Schreibrechte besitzen darf, einfach die E-Mail-Adresse unter "Mitglieder-Verwaltung" suchen, Kreuz vom Kästchen entfernen und in dem Textfeld folgende Angaben eintragen:

"Vorstand" + Name der Gliederung + Datum der Vorstandswahl

Beispiel: "Vorstand KV Dortmund seit 10.09.2013"

!Nach Eingabe der Daten "Änderung speichern" nicht vergessen!

Bei Abonnement-Anfragen per E-Mail ist es ganz nett eine kurze Antwort zu schreiben (siehe Textvorlage unten).

Vorangehende Tätigkeit / Aufgabe

• Mail-Bearbeitung
• Checken, ob es Abo-Anfragen gibt: https://service.piratenpartei.de/admin/vorstaende/

Nachfolgende Tätigkeit / Aufgabe

• Ab und zu checken, ob die Leute mit Schreibrechten schon länger als 1,5 Jahre im Amt sind (siehe Mitgliederliste im Adminbereich).

Was tun bei Urlaubsvertretung oder Adminwechsel?

Bei einer Urlaubsvertretung oder Adminwechsel sollte unbedingt die E-Mail-Adresse des Admin auf folgenden Seiten gewechselt werden, damit die Abonnement-Anfragen auch den aktuellen Admin erreichen: http://wiki.piratenpartei.de/Mailingliste/Vorstaende
https://service.piratenpartei.de/listinfo/vorstaende

Textvorlagen

Hallo,

du hast jetzt die Mailingliste der Vorstände abonniert und besitzt Schreibrechte. 
Bitte beachte, dass die Mailingliste öffentlicht ist. Deine Beiträge kann also jeder lesen.
Wenn du Fragen hast, kannst du dich jederzeit bei mir melden.

Viele Grüße

Links
http://wiki.piratenpartei.de/Mailingliste/Vorstaende
https://service.piratenpartei.de/listinfo/vorstaende
https://service.piratenpartei.de/admin/vorstaende/

Leitung der Bundesgeschäftsstelle

Links

Leitung der Bundesgeschäftsstelle

Aufgabe: BuVo-Wahlen

Verantwortlich: Gabriele  |  Stellvertreter:  |  Beteiligte / Betroffene: ....  |  Erstellt/Aktualisiert am: 27.11.2013

Aufgabenbeschreibung

Auf dem BPT

• Wenn GenSek und Schatzi gewählt wurden, zusammen setzen und klären, was die Erwartungshaltungen sind, wo Unterstützung möglich ist, Konzepte entwickeln, wenn nötig den Ist-Stand erläutern
• Dem neuen BuVo Datenblatt übergeben, darin wird geklärt:
• ob auch persönliche Post geöffnet werden darf
• die persönlichen Daten des BuVos sammeln (Adresse, private Telefonnummer, eine nicht offizielle Mailadresse, Kontakt zu Assistenz)
• klären was sie auf ihren Visitenkarten zu stehen haben wollen
• Neue Vollmacht(en) für das Bundeskonto erstellen, diese muss von allen Vorstandmitgliedern unterschrieben werden
• klären welches Vorstandmitglied in Zukunft die BGS betreuen wird
• zur Sicherheit alle eine DSV unterschreiben lassen und sie auf den Datenschutz verpflichten

Nach dem BPT

• Bei der Bundes-IT die neuen Mailadressen beantragen nach dem Schema Vorname.Name+ätt+Piratenpartei.de
• Visitenkarten in Auftrag geben
• alte Vollmachten ungültig machen, eventuell vom alten BuVo einfordern
• Schreibrechte auf der internen Liste des BuVo's erbitten
• die neuen Vorstände auf die Vorstandsliste nehmen, die alten runternehmen

Vorlagen

• Vorlage für die BGS um die Daten der neuen Bundesvorstandsmitglieder aufzunehmen und zu verwalten.

Leitung der Bundesgeschäftsstelle

Aufgabe: Verwaltung DJH-Mitgliedschaft

Verantwortlich: Gabriele  |  Stellvertreter:  |  Beteiligte / Betroffene: ....  |  Erstellt/Aktualisiert am: 04.12.2013

Aufgabenbeschreibung

Sachlage

Die Piratenpartei Deutschland hat zwei DJH-Gruppenkarten. Diese dienen zum Nachweis der Mitgliedschaft, sodass bei Veranstaltungen nicht jedes Eichhörnchen selber Mitglied bei DJH sein muss, sondern diese Gruppenkarte genügt. Dazu muss es aber eine*n Verantwortliche*n geben, folgend Gruppenleiter*in genannt, der*die diese Karte verwahrt. Also wenn es eine Veranstaltung gibt, wo im Inland mindestens 4 Teilnehmer*innen in einer Jugendherberge (im Ausland 10) nächtigen wollen, dann bitte an Kerstin und/oder Moritz wenden. Der*die Gruppenleiter*in bekommt dann eine der Mitgliedskarten zugeschickt und muss diese danach wieder an die BGS zurückschicken. Wer wann und wofür eine Karte ausgeliehen hatte, muss dokumentiert werden.

Einmal im Jahr kommt eine Rechnung für die Mitgliedschaft. Beste wäre es die Mitgliedschaft zu kündigen, da viele LVs auch Mitglieder sind.

Leitung der Bundesgeschäftsstelle

Aufgabe: Post-Retour

Verantwortlich: Gabriele |  Stellvertreter:  |  Beteiligte / Betroffene: alle Postbearbeiter in der Bundesgeschäftsstelle und Generalsekretär oder Schatzmeister  |  Erstellt/Aktualisiert am: 02.04.2013

Aufgabenbeschreibung

Was bedeutet Post-Retour?

Immer wenn eine große Menge Briefe im Namen der Piratenpartei per Post verschickt wird, treffen meist viele Briefe als "nicht zustellbar" in der Geschäftsstelle wieder ein. Entweder ist die Anschrift falsch oder die Person ist nicht mehr unter dieser Anschrift zu erreichen.

Wann und welche Retour-Post kommt in der Regel vor?

Einladungen zum Bundesparteitag: Circa 7 Wochen vor jedem Parteitag läd der Generalsekretär die Mitglieder der Piratenpartei zum Bundesparteitag ein. Dies erfolgt in einem ersten Schritt per E-Mail. In einem zweiten Schritt werden dann alle Mitglieder, die nicht per E-Mail erreichbar sind, auf dem Postweg zum Bundesparteitag eingeladen. Für den Post-Versand ist der Generalsekretär zuständigt und sollte in Kontakt mit der Bundesgeschäftsstelle stehen.

Spendenbescheinigungnen: Im 1. Quartal jedes Jahres verschickt der Schatzmeister Spendenbescheinigungen für das vorherige Jahr. Alle Personen, die mehr als 100 Euro in dem vorherigen Jahr an den Bundesverband der Piratenpartei gespendet haben, erhalten automatisch eine Spendenbescheinigung, die sie steuerrechtlich geltend machen können. Für den Post-Versand ist der Schatzmeister zuständigt und sollte in Kontakt mit der Bundesgeschäftsstelle stehen.

Ablauf einer Post-Retour:

• Das zuständige Vorstandsmitglied teilt die Versand-Aktion inkl. Versanddatum den Leitern der Bundesgeschäftsstelle mit.
• Die Leiter der Bundesgeschäftsstelle leiten die Informationen der Versand-Aktion an alle Postbearbeiter weiter und erklären was zu tun ist, wenn die Retour-Briefe in der Geschäftsstelle eintreffen.
• Die Retour-Briefe werden in einer extra dafür angelegten Box oder Karton in einem Stahlschrank oder Safe gesammelt.
• Sobald alle Retour-Briefe in der Geschäftsstelle eingetroffen sind, wird eine Excel-Liste(Vornamen, Nachnamen und Wohnort) erstellst. Diese Liste wird dann verschlüsselt an den Schatzmeister oder an den Generalsekretär geschickt.
• Der Generalsekretär oder Schatzmeister können in der Mitgliederdatenbank die falschen Adressen raus löschen bzw. kenntlich machen.
• Schlussendlich sollte der Karton mit den Retour-Briefen verschlossen werden und der Versand der Excelliste mit "von wem" und "an wen" auf dem Karton vermerkt werden. Die Retour-Briefe sind auf jeden Fall in einem Stahlschrank oder Safe aufzubewahren.

Aufbwahrungszeiträume

• Post-Retour der Einladungen zum Bundesparteitag müssen mindestens 6 Monate aufbewahrt werden. Vor der Vernichtung der Einladungen sollte der Generalsekretär und das Bundesschiedsgericht gefragt werden, ob eine Anfechtung oder sonstige Gründe der Vernichtung im Wege stehen. Wenn es keine Gründe gibt, können die Einladungen vernichtet werden.

• Post-Retour der Spendenbescheinigungen sollten 2 Jahre aufbewahrt werden, so dass Spender noch die Möglichkeit haben die Spendenbescheinigung für ihre Steuererklärung anzufordern.

Ablauf einer Post-Retour:

Vorangehende Tätigkeit / Aufgabe

Postversand der

• Einladungen zum Bundesparteitag an die Mitglieder
• Spendenbescheinigungen an die Spender

Nachfolgende Tätigkeit / Aufgabe

• Aufbewahrung der Rückläufer in einem geeigneten Safe oder Stahlschrank.

Links

Leitung der Bundesgeschäftsstelle und Leitung der Landesgeschäftsstelle

Aufgabe: Bestellung von Kopierpapier

Verantwortlich: Gabriele,Katrin & Gero  |  Beteiligte / Betroffene: P9-Squad und weitere Helfer in der Geschäftsstelle  |  Erstellt/Aktualisiert am: 05.04.2013

Aufgabenbeschreibung

Bestellung von Kopierpapier

Das Kopierpapier für die Drucker in der Geschäftsstelle sollte möglichst umweltschonend und zugleich weiss sein.

Hierfür hat sich folgendes Papier bewährt:

PAPYRUS Universal-Papier BalanceBright® A4 (zu 100% aus FSC-zertifiziertem Altpapier )

STEINBEIS EvolutionWhite Recycling-Papier weiß A4 (zu 100% aus Altpapier, Blauer Engel Zertifikat)

bestellt werden kann das Papier zum Beispiel unter

https://www.office-discount.de

Wer bezahlt das Druckerpapier, Landesverband oder Bundesverband?

Die bisherige Vereinbarung ist:

• Der Bundesverband zahtl die monatliche Miete für den Drucker
• Der Berliner Landesverband bezahlt das Kopierpapier
• Wenn größere Druckaktionen anstehen, sollte die entsprechende Gliederung Druckerpapier auf eigener Rechnung nachbestellen.

Links

Leitung der Bundesgeschäftsstelle

Aufgabe: Kauf, Entnahme und Abrechnung von Portomarken

Verantwortlich: Gabriele  |  Beteiligte / Betroffene: P9-Squad und weitere Helfer in der Geschäftsstelle  |  Erstellt/Aktualisiert am: 05.04.2013

Aufgabenbeschreibung

Kauf/Bestellung von Portomarken

• Die Briefmarken, Paketmarken und Päckchenmarken werden für die gesamte Geschäftsstelle von den Leiter der Bundesgeschäftsstelle online (www.deutschepost.de) oder mittels Postcards in den Filialen der Deutschen Post gekauft. Die Postcards befinden sich im Safe der Geschäftsstelle.
• Für den Kauf der Portomarken in einer Filiale der Deutschen Post benötigt man die Postcard inklusive PIN. Die Kassenzettel sind in den Ordner "Porto-Belege" abzuheften.
• Für den Online-Kauf der Portomarken einfach unter www.deutschepost.de im Shop mit den Daten der Postcard einloggen und die entsprechenden Briefmarken, Paketmarken und Päckchenmarken bestellen. Sie werden in der Regel innerhalb von 1-2 Werktagen geliefert.
• Besonders wichtigt ist, dass die Paketmarken möglichst online bestellt werden sollten, da sie online wesentlich günstiger als in einer Postfiliale sind. Bei den Briefmarken gibt es zwischen Onlinebestellung und Postfiliale keinen Preisunterschied.

Wie und wofür werden die Briefmarken, Paketmarken und Päckchenmarken verwendet?

• Die Briefmarken, Paketmarken und Päckchenmarken werden für die Arbeit im Rahmen der Geschäftsstelle verwendet.
• Die private Nutzungen der Marken ist nicht erlaubt.
• In der Schublade der Portomarken befindet sich immer ein Tabellen-Blatt, worauf die Entnahme nach Bundesverband, Berliner Landesverband und Junge Piraten unterteilt ist. So sollte beispielsweise für einen Brief vom Landesverband ein Stich in der Spalte Landesverband an der entsprechenden Porto-Klasse gemacht werden.

Wie wird das Porto zwischen Bundesverband, Berliner Landesverband abgerechnet?

• Sobald der Porto-Entnahme-Zettel (siehe Schublade der Portomarken) voll ist oder ein neuer Monat begonnen hat, sollte er mit Datum in den Ordner "Porto-Belege" abgeheftet werden.
• In einem regelmäßigen Abstand sollten die Bundesgeschäftsstellenleiter die Porto-Blätter auswerten und den Berliner Landesverband und die Jungen Piraten auffordern, die entsprechenden Forderungen an Porto durch den Kauf von Porto-Marken auszugleichen. Der Berliner Landesgeschäftsstellenleiter und der Schatzmeister der Jungen Piraten sind die Ansprechpartner für diesen Ausgleich.

Links

Bundesgeschäftsstelle

Aufgabe: Versand von Broschüren und Zeitungen als Büchersendung

Verantwortlich: Gabriele  |  Beteiligte / Betroffene: P9-Squad und weitere Helfer in der Geschäftsstelle  |  Erstellt/Aktualisiert am: 05.04.2013

Aufgabenbeschreibung

Versand als Büchersendungen

• Um Kosten zu sparen, verschickt die Geschäftsstelle(wenn möglich) Broschüren und Zeitungen als Büchersendung
• Für den Versand einer Büchersendung gelten laut Deutscher Post folgende Regeln:
  

- Sendung darf kein Brief/Anschreiben enthalten
- Sendung muss offen (mit Musterbeutel) verschickt werden
- Es gibt zwei Größen:
1) Büchersendung Groß (bis 500 g) für 1 €
2) Büchersendung Maxi (bis 1000 g) für 1,65 €
Die Maße für beide Größen sind maximal 353 mm x 300 mm x 150 mm (L x B x H).

Bestellung der Musterbeutel und Musterbeutelklammern
Die Musterbeutel können zum Beispiel bei www.office-discount.de bestellt werden.

• MAILmedia Musterbeutel 16,0 x 31,0 cm
• office discount Musterbeutelklammer Flachkopf

Links

Leitung der Bundesgeschäftsstelle

Aufgabe: Bestellung von Werbematerial für den Eigenverbrauch in der Bundsgeschäftsstelle

Verantwortlich: Gabriele  |  Beteiligte / Betroffene: P9-Squad und weitere Helfer in der Geschäftsstelle  |  Erstellt/Aktualisiert am: 14.04.2013

Aufgabenbeschreibung

Was ist Werbematerial und was hat das mit der Bundesgeschäftsstelle zu tun?

Unter Werbematerial verstehen wir folgende Dinge:

• Flyer
• Broschüren/Zeitungen
• Aufkleber
• Buttons/Pins
• Luftballons
• Kugelschreiber
• Feuerzeuge
• etc.

Das Werbematerial wird kostenfrei an interessierte Bürger, an Kinder, an Sammler, an Piraten und sonstige Leute per Post und auch vor Ort verschenkt.

Wie und durch wen wird Werbemateriel nachbestellt?

Werbematerial für die Bundesgeschäftsstelle bestellen die Leiter der Bundesgeschäftsstelle entweder im PShop (http://pshop.piratenpartei.de/) oder in Ausnahmefällen direkt bei Druckereien.

Wie funktioniert die Abstimmung zwischen Bundesgeschäftsstelle und Berliner Landesverband bezüglich Werbematerial-Bestellung?

Die Bundesgeschäftsstelle und der Berliner Landesverband bestellen ihre Werbematerialien separat voneinander. Eine Abstimmung über die Bestellmengen bezüglich Verbrauch in der Geschäftsstelle sollte trotzdem zwischen den zuständigen Personen vor jeder Bestellung erfolgen.

Links
http://pshop.piratenpartei.de/

{{PST:Textbox:Orange|Leitung der Bundesgeschäftsstelle|2=

Aufgabe: Bestellungen beim PShop im Namen des Bundesverbandes der Piratenpartei

Verantwortlich: Gabriele  |  Beteiligte / Betroffene: Alle, die im Namen des Bundesverbandes der Piratenpartei beim PShop bestellen möchten  |  Erstellt/Aktualisiert am: 02.08.2013

Aufgabenbeschreibung

Was ist der PShop und welche Produkte bietet er online an?

Der PShop ist ein Online-Shop der Piratenpartei Deutschland und kann auf folgender Domain abgerufen werden: http://pshop.piratenpartei.de

Im PShop kann man beispielsweise folgendes Informations- und Werbematerial der Piratenpartei bestellen/kaufen:

• Flyer
• Broschüren/Zeitungen
• Aufkleber
• Buttons/Pins
• Luftballons
• Kugelschreiber
• Feuerzeuge
• Plakate
• etc.

Wie kann ich Infomaterial bzw. Werbematerial im Namen des Bundesverbandes bestellen und ausliefern lassen?

Grundsätzlich ist die Bestellung von Werbematerial im Namen des Bundesverbandes nur durch die Genehmigung eines Vorstandsmitglieds oder des gesamten Bundesvorstandes möglich. Die Genehmigung für die Anschaffung von Werbematerial erfolgt gewöhnlich durch die Freigabe eines Budgets.

Folgende Schritte sind für den Einkauf notwendig:

• Budget/Genehmigung eines Vorstandsmitgliedes liegt vor.
• Bestellungen beim PShop erfolgen über die Leitung der Bundesgeschäftsstelle [[Benutzer:GBW|Gabriele]. Hierfür einfach eine E-Mail an bgs (at) piratenpartei (punkt) de schicken und den Bestellwunsch schildern. Alternativ kann man auch direkt mit einem der beiden Leitern per E-Mail oder Telefon Kontakt aufnehmen.
• Die Leitung der Bundesgeschäftsstelle bestellen die Werbeartikel über das BGS-eigene PShop-Konto.
• Die Auslieferung der Ware kann entweder direkt über den PShop laufen oder die Ware wird erstmal in die Bundesgeschäftsstelle geliefert, von wo dann der Weiterversand erfolgt.

Aufgaben der BGS-Leitung nach der Onlinebestellung

• Sobald die Ware online bestellt wurde, kann die Rechnung direkt auf der Webseite des PShops als PDF abrufen werden.
• Die Rechnung muss mit Angabe des jeweiligen Budgets direkt an schatzmeister (at) piratenpartei (punkt) de geschickt werden.
• eine Kopie der Rechnung sollte im Ordner "Rechnungen" mit dem Vermerk "Versand an Schatzmeister + eigene Name" abgeheftet werden.

Links
http://pshop.piratenpartei.de/

}}

Leitung der Bundesgeschäftsstelle

Aufgabe: Versand und Empfang von Faxen

Verantwortlich: Gabriele |  Stellvertreter:  |  Beteiligte / Betroffene: Alle, die ein Fax empfangen oder senden wollen  |  Erstellt/Aktualisiert am: 29.07.2013

Welche Faxnummer wird genutzt und wer hat Zugriff?

• Die Faxnummer des Bundesverbandes der Piratenpartei lauter: +49 30 609897517
• Diese Faxnummer wird von dem Unternehmen Sipgate (www.sipgate.de) bereit gestellt.
• Zugriff auf das Fax haben die Leiter der Bundesgeschäftsstelle:

Gabriele Wie kann man ein Fax versenden oder empfangen?

Für das Emfangen und Senden von Faxe einfach eine E-Mail an bgs (at) piratenpartei (punkt) de schicken. Bitte dabei das Anliegen klar beschreiben. Falls etwas sehr dringend ist, kann man auch direkt in der Geschäftsstelle anrufen und den Fall schildern: +49 30 27572040

Vorangehende Tätigkeit / Aufgabe

Nachfolgende Tätigkeit / Aufgabe

Links
....

Leitung der Bundesgeschäftsstelle

Aufgabe: Versicherungen

Verantwortlich: Gabriele |  Stellvertreter:  |  Beteiligte / Betroffene: Die gesamte Piratenpartei, besonders die Geschäftsstellen, Parteitage und sonstige Veranstaltungen  |  Erstellt/Aktualisiert am: 15.08.2013

Welche Versicherungen gibt es?

Haftpflichtversicherung

Der Bundesverband der Piratenpartei hat eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen, die alle anerkannten Untergliederungen (Landesverbände, Kreisverbände etc.) mitversichert.

Die Versicherung umfasst grob gesagt folgende Dinge:

• Parteiiinterne Veranstaltungen wie zum Beispiel Parteitage oder Informationsveranstaltungen
• das Aufstellen und Betreiben von Info-Ständen und Plakaten
• das Verteilen von Handzetteln sowie die gemeldeten Geschäftsstellen (siehe Wiki)

Kein Versicherungsschutz besteht für öffentliche Kundgebungen und Demonstationen.

Wer den Versicherungsvertrag im Detail lesen möchte, kann ihn in der Bundesgeschäftsstelle einsehen oder mit Nennung eines Grundes zugeschickt bekommen.

Inhaltsversicherung für Geschäftsstellen

Neben der Haftpflichtversicherung kann jede Geschäftsstelle eine Inhaltsversicherung abschließen. Hierzu kann man sich beim Versicherungsmarkler der Piratenpartei oder bei anderen Versicherungsmarklern bzw. Versicherungen ein Angebot einholen. Die Bundesgeschäftsstelle stellt lediglich den Kontakt zum Versicherungsmarkler her.

Eine Inhaltsversicherung umfasst grob gesagt folgende Dinge:

• Feuer
• Einbruchdiebstahl
• Leitungswasser
• Sturm
• Glas

Weitere Dinge können ggf. auch mit versichert werden.

Was tun im Schadensfall?

• ein Schaden muss möglichst schnell an die Bundesgeschäftsstelle gemeldet werden - egal ob die Höhe des Schadens oder sonstige Details noch nicht klar sind.
• Fotos sollten vom Schadensgegenstand gemacht werden, damit der Schaden gegenüber der Versicherung nachgewiesen werden kann.
• Die Schadensmeldung und Schadensabwicklung übernimmt die Bundesgeschäftsstelle. Dafür braucht die Bundesgeschäftsstelle folgende vier Fragen beantwortet:

 1. Wann ist der Schaden entstanden? 

 2. Wer hat den Schaden verursacht?

 3. Was ist beschädigt / kaputt gegangen?
 
 4. Wie ist der Gegenständ kaputt gegangen?

• Des Weiteren wäre eine Telefonnummer für Nachfragen praktischen.
  
• Innerhalb von einer Woche sollte der Schaden als Schadensmeldung von der Bundesgeschäftsstelle aus an den Versicherungsmarkler per Fax gemeldet werden. Rechnungen etc. können auch später eingereicht werden.

Welche generellen Aufgaben hat die Bundesgeschäftsstelle bezüglich Versicherung?

• Schadensfälle prüfen, Schadensmeldung schreiben und per Fax an den Versicherungsmarkler weiter leiten.
• Eröffnung und Schließung von Geschäftsstellen an den Versicherungsmarkler melden. Dabei folgende Infos angeben: Geschäftsstelle, Name der Gliederung, Straße, PLZ, Ort, Telefonnummer und Eröffnungtermin /Schließungstermin.
• Neben der Meldung der Geschäftsstellen an den Versicherungsmarkler, sollte die Liste der Geschäftsstellen akuell gehalten werden (http://wiki.piratenpartei.de/Landes-_und_Kreisgesch%C3%A4ftsstellen)
• Jährliche Meldung der Eckdaten für die Haftpflichtversicherung an den Versicherungsmarkler. Die Haftplichtversicherung muss jährlich am Anfang des Jahres verlängert werden. Hierzu sind folgende Daten zu melden: aktuelle Mitgliederanzahl und aktuelle Liste aller existierenden Geschäftsstellen (nicht mehrere Geschäftsstellen in einer Adresse und keine Geschäftsstellen, die ausrücklich nicht mit über den Bundesverband versichert sein wollen).

Links

http://wiki.piratenpartei.de/Landes-_und_Kreisgesch%C3%A4ftsstellen
http://wiki.piratenpartei.de/Finanzen/Versicherungen

Leitung der Bundesgeschäftsstelle

Aufgabe: Aufgaben am Jahresende

Verantwortlich: Gabriele  |  Stellvertreter:  |  Beteiligte / Betroffene: ...  |  Erstellt/Aktualisiert am: 11.12.2013

Welche Aufgaben müssen vor Jahresende im Dezember erledigt werden?
1) Übermittelung von Unterlagen an den Bundeswahlleiter gemäß § 6 Abs. 3 Parteiengesetz (PartG)
2) Meldung der Eckdaten der Piratenpartei an die Versicherung
3) Meldung der Inventurliste an den Bundesschatzmeister

1) Übermittelung von Unterlagen an den Bundeswahlleiter gemäß § 6 Abs. 3 Parteiengesetz (PartG)
Laut § 6 Absatz 3 Parteiengesetz muss der Vorstand einer Partei dem Bundeswahlleiter

1. Satzung
2. Programm
3. Namen der Vorstandsmitglieder der Partei und der Landesverbände mit Angabe ihrer Funktionen

bekannt geben.

Darüber hinaus sind dem Bundeswahlleiter die Haus-Anschrift (kein Postfach!), die Telefon- und Telefaxnummer sowie die E-Mail-Adresse der Vereinigung mitzuteilen.

Für die Leiter der Bundesgeschäftsstelle ergeben sich also folgende Aufgaben:
1. Bundessatzung und Grundsatzprogramm auf Aktualität prüfen und ggf. aktualisieren sowie als PDF abspeichern
2. Liste mit den Mitgliedern des Bundesvorstand und aller Landesvorstände inklusive ihrer Funktionen (Vorsitzer, Schatzmeister, Beisitzer etc.) als PDF erstellen.
3. Bundessatzung, Grundsatzprogramm und Vorständeliste müssen als PDF per E-Mail und per Post an den Bundeswahlleiter geschicken werden. Die E-Mail-Adresse und die Anschrift ist in dem Ordner "Bundeswahlleiter" zu entnehmen. Die E-Mail und das Schreiben per Post sollten unbedingt den Betreff "Unterlagen gemäß § 6 Abs. 3 Parteiengesetz" enthalten.

2) Meldung der Eckdaten der Piratenpartei an die Versicherung
Für die Berechnung der jährlichen Versicherungsprämie und zur Sicherstellung des Versicherungsschutzes müssen die Leiter der Bundesgeschäftsstelle am Jahresende die Eckdatendaten der Piratenpartei an unseren Versicherungsmarkler in Hamburg melden, der die Daten auf Vollständigkeit prüft und an die Generali Versicherung weiter leitet:

1. Anzahl der Mitglieder
2. Liste aller Geschäftsstellen der Piratenpartei inkl. Lager für Archiv

Zu 1.)
Die Anzahl der Mitglieder ergibt sich aus den Mitglieder, die auch ihren Mitgliederbeitrag im letzten Jahr gezahlt haben. Dazu zählen keine Karteileichen, die noch nie einen Mitgliedsbeitrag gezahlt haben und vermutlich auch gar nicht als Mensch existieren. Die Mitgliederanzahl erhält man vom Bundesschatzmeister.

Zu 2.)
Die Lister aller Geschäftsstellen kann sehr einfach aus dem Wiki übertragen werden: https://wiki.piratenpartei.de/Landes-_und_Kreisgesch%C3%A4ftsstellen. Der Versicherung sind nur die Geschäftsstellen zu melden, die auch tatsächlich mit versichert sein wollen. Siehe dazu die Spalte "gemeldet bei der Haftpflichtversicherung". Des Weiteren ist nur eine Geschäftsstelle pro Räumlichkeiten/Adresse zu melden. Das heißt, wenn ein Kreisverband Post in der Landesgeschäftsstelle empfängt, ist nur die Landesgeschäftsstelle in die Liste für die Versicherung einzutragen. Da es immer wieder neue Geschäftsstellen gibt und sich auch wieder welche auflösen, sollte man die Chronik der Wikiliste bis zum letzten Jahr nach Veränderungen untersuchen. Die tätsächlich gemeldeten Geschäftsstellen ist dem akuellen Versicherungsschrein bzw. Nachtrag unter "mitversicherte Risikoorte" zu entnehmen (siehe Versicherungs-Ordner). Bitte Abweichungen zwischen aktuellen Versicherungsschein/Nachtrag und Wiki suchen, ggf. mit der betreffenden Gliederung klären und die Liste an die Versicherung dementsprechend anpassen. In der E-Mail an den Versicherungsmarkler sollten die Veränderungen der Geschäftsstellen nochmal explizit zusätzlich zur Liste als PDF genannt werden, damit die neuen Geschäftsstellen mit erfasst sind und nicht mehr existierende Geschäftsstellen aus der Versicherung gestrichen werden.

Textvorlagen

Links
....

Bereich C) Post

1 Posteingang

Allgemeines

• Briefkastenschlüssel hängen an dem orangem Schlüsselband in der BGS rechts neben der Tür zum Nebenraum an der Pinnwand
• Es gibt zwei Briefkästen: einen im Hausflur und den zweiten im großen Raum links neben der Tür zur BGS
• Beide Briefkästen sind zu entleeren
• Post durchsehen, ob
  • alles für uns bestimmt ist und
  • Post dabei ist, die wir nicht öffnen dürfen. Das ist derzeit Post für die Datenschutzbeauftragten, für die Piratenfraktionen sowie für die Landesschiedsgerichte. In dem Fall bitte per E-Mail oder Twitter benachrichtigen (siehe unten). Post, die nicht für uns bestimmt ist, einfach wieder in den Postausgang geben.
• Jedes Poststück wird in das Posteingangsbuch eingetragen.

Absender/Inhalt	Verfahren	Ablage
Kontoauszüge GLS-Bank Konto Nr. ..900 und ..901	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an schatzmeister (at) piratenpartei.de senden. Im Betreff Konto- und Auszugsnummer angeben c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In den Ordner "Kontoauszüge" abheften
Kontoauszüge GLS-Bank Konto Nr. ..902 und ..903	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an den "wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb" senden: wgb (at) piratenpartei.de senden. Im Betreff Konto- und Auszugsnummer angeben c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In den Ordner „WGB Kontoauszüge / Rechnungen“ abheften
BuVo	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an das jeweilige BuVo-Mitglied senden: Vorname Nachname <vorname.nachname@piratenpartei> c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	a)Briefe in den Ordner „BuVo-Post“ im Regal BGS b) Einladungskarten, Zeitschriften, Broschüren etc. in die jeweiligen BuVo-Fächer (Fächer werden in regelmäßigen Abständen verschickt / abgeholt)
Reisekostenabrechnung	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an schatzmeister (at) piratenpartei.de senden. Im Betreff „[RK] + [Nachname] + [Zahlbetrag]“ des Antragstellers angeben c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters d) Fahrtickets extra kopieren und die Kopie anheften	In die Ordner "Reisekostenabrechnungen / Auslagenerstattungen" abheften
Rechnungen für die Bundespartei	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an schatzmeister (at) piratenpartei.de senden. Im Betreff „[RE] + [Namen der Firma] + [Betrag]“ angeben c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In die Ordner „Rechnungen“ abheften
Mahnungen für die Bundespartei	a) Eingangsstempel b) Einscannen und gemeinsam mit der dazugehörigen Rechnung an schatzmeister (at) piratenpartei.de senden. Im Betreff „[Mahnung] + [Namen der Firma] + [Betrag]“ angeben c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In die Ordner „Rechnungen“ abheften
Rechnungen von der Autovermietung Sixt	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an den Schatzmeister der Gliederung, die die Sixt-Kundenkarte ausgliehen hat (Siehe Dokumentation der Kartenausgabe im Ordner "Autovermietung"). Die Gliederung muss den Rechnungsbetrag an Sixt überweisen. c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In die Ordner „Rechnungen“ abheften
Rechnungen von der Autovermietung Europcar	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an schatzmeister (at) piratenpartei.de und an den Schatzmeister der Gliederung, die das Auto ausgeliehen hat. Der Schatzmeister der Gliederung muss den Rechnungsbetrag an den Bundesverband zurück überweisen. Rechnung wird automatisch vom Konto abgebucht. c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In die Ordner „Rechnungen“ abheften
Rechnungen bezüglich Büromaterial für Bundesgeschäftsstelle	a) Eingangsstempel b) In das Fach der Bundesgeschäftsstellenleiter legen. Diese prüfen dann die Rechnung. Wenn Rechnung mit der gelieferten Ware übereinstimmt, auf der Rechnung folgendes vermerken: "Rechnung korrekt. BGS Budget + Name" Einscannen und an schatzmeister (at) piratenpartei.de senden. Im Betreff „[RE] + [Namen der Firma] + [Betrag]“ angeben c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In die Ordner „Rechnungen“ abheften
Mitgliedschaftsanträge / Austritte	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an den jeweiligen LV verschlüsselt senden. E-Mail-Adresse mitglieder-xx.piratenpartei.de XX steht hier für das Kürzel des jeweiligen Landesverbands: bw, by, be, bb, hb, hh, he, mv, ni, nw, rp, sl, sn, st, sh, th Siehe hier zu auch Pad http://bgs.piratenpad.de/15? Ist der LV unbekannt, dann an mitglieder (at) piratenpartei.de senden. Bei Auslandspiraten an ausland (at) piratenpartei.de. Berliner Piraten betreffend in das Fach „Mitgliederverwaltung LV Berlin“ legen. c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In den Ordner " BGS Mitgliedsanträge / Austritte" abheften (Abgeheftete Anträg werden jeweils am BPT den Landes-Genseks oder sonstigen Mitgliederverwalter übergeben)
SEPA-Lastschriftmandate für Mitgliedsbeitrage	a) Eingangsstempel b) an beitrag@piratenpartei.de senden c) in den Ordner "BGS SEPA-Lastschriftmandat" einheften
Rechenschaftsberichte	Kein Eingangsstempel	In das Fach ReBe legen
DSV	Eingangsstempel	In den Briefkasten über der Postecke werfen.
Bundesschiedsgericht	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an schiedsgericht (at) piratenpartei.de senden c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In den Ablage-Ordner "Bund rechtliche / juristische Post & Bundesschiedsgericht" legen (Ablage-Ordner wird in regelmäßigen Abständen entsprechend archiviert)
Rechtliche / Juristische Post	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an carsten.sawosch (at) piratenpartei (punkt) de senden	In den Ablage-Ordner "Bund rechtliche / juristische Post & Bundesschiedsgericht" legen (Ablage-Ordner wird in regelmäßigen Abständen entsprechend archiviert)
Bürgeranfragen / Versandwünsche / Autogrammwünsche	a) Eingangsstempel b) komplettes Schreiben gegebenenfalls inklusive Briefumschlag mit Absenderangabe in das Fach "Bürgerkorrerspndenz/Versandanfragen" einwerfen	Anfragen werden vom P9-Squad bearbeitet
Wahlprüfsteine	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an wahlpruefsteine (at) piratenpartei (punkt) de c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In den Ordner "Wahlprüfsteine Bund" abheften
Überlassung von Wahlsendezeit zur Bundestagswahl	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an presse (at) piratenpartei (punkt) de c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In den Ordner "Posteingang" abheften
Retour-Post	a) nicht öffnen b) Eingangsstempel auf den Briefumschlag vorne draufhauen	In den internen Briefkasten für DSVen werfen
Post für den wGB	a) Eingangsstempel b1) Berliner wGB Post bei Katrin ins Fach legen (Getränke Preuss, Coffee Bonanza) b2) Bundesweite wGB-Post einscannen und an wgb (at) piratenpartei.de schicken.	c2) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters
B	H	V
B	H	V
B	H	V
B	H	V
B	H	V

6 OTRS

Verantwortung für die Bearbeitung der Queues: Fragen Programmanfragen Leitung Versand Wahlkampf Werbemittel

Bereich E) Sonstiges

Sonstiges

Aufgabe: Veranstaltungskalender der Geschäftsstelle pflegen

Verantwortlich: P9-Squad  |  Beteiligte / Betroffene: Alle, die die Räumlichkeiten der Geschäftsstelle (P9a) für Treffen, Gruppenarbeiten oder Interview mit der Presse nutzen möchten  |  Erstellt/Aktualisiert am: 20.03.2013

Aufgabenbeschreibung

Was ist der Veranstaltung der Geschäftsstelle und wozu ist er da?
Der Veranstaltungskalender der Geschäftsstelle ist ein öffentlicher Kalender, mit dem die Räumbelegung geplant wird:

Veranstaltungskalender der Geschäftsstelle (Kalender als .XML oder .ICAL)

Welche Räume können reservieren werden?
Die Geschäftsstelle der Piratenpartei in der Pflugstraße 9a in Berlin ist leider nur sehr klein. Insgesamt gibt es vier Zimmer, eine Eckküche und zwei Toiletten. Für Veranstaltungen kann der "größe" Raum mit Platz für circa 20 Personen sowie ein kleiner Lagerraum mit Platz für 10 Personen genutzt werden.

Die Eckdaten der Räume sind wie folgt:

"Großer" Raum:

• Platz für circa 20 Personen
• ein großer Tisch mit Steckdosen steht in der Mitte
• ausreichend Stühle sind vorhanden
• W-Lan und LAN ist auch vorhanden
• Ein Beamer eine Musikanlage steht zur Verfügung
• ein Whiteboard und ein Flipchart steht zur Verfügung

Kleiner Lagerraum:

• Platz für circa 10 Personen
• ein kleiner Tisch kann die Mitte des Raumes gerückt werden
• ausreichend Stühle sind vorhanden
• nur W-Lan ist vorhanden, kein LAN
• ein paar Steckdosen sind an der Wand vorhanden. Mehrfachstecker ist vorhanden.
• kein Platz für Beamter, da an allen Wänden Regale mit Material stehen
• Flipchart kann vom großen Raum genutzt werden, Whiteboard nicht.

Küche:

• Kaffeemaschine
• Herdplatte
• Mikrowelle mit Ofen-Umluft-Funktion
• Geschirrmaschine
• Arbeitsplatte sowie ausreichend Geschirr, Gläser, Taschen, Teller etc.

Rollstuhlfreundlichkeit der Geschäftsstelle:
Die Geschäftsstelle befindet sich im Ergeschoss, jedoch gibt es beim Eingang zur Straße eine circa 30 cm hohe und 50 cm tiefe Stufe. Über das Treppenhaus gibt es die Möglichkeit ohne Stufe in die Geschäftsstelle zu kommen. Manchmal denken Leute an diese Option nicht, so dass der Rollstuhlfahrer auf diese Möglichkeit hinweisen sollte. Die Geschäftsstelle selbst ist mit einem herkömmlichen Rollstuhl überall befahrbar. In einer Toilette wurde dafür extra eine Kabinne ausgebaut. Die Tür der Toilette besitzt eine breite von 69 cm. Ein herkömmlicher Rollstuhl passt somit durch (schon getestet). Auf der Toilette gibt es ein Waschbecken mit Papierhandtüchern sowie ein extra Hocker um Sachen abzulegen. Die Toilette selber besitzt leider keinen extra Handgriff oder sonstige Vorrichtungen für den Rollstuhlfahrer. Kurz und knapp: Die Toilette ist mit einem herkömmlichen Rollstuhl befahrbar. Den sonstigen Standards wie in Krankenhäusern, öffentlichen Gebäuden etc. gibt es leider aus finanziellen Gründen bisher nicht.

Wie kann ein Raum reserviert werden?
Eine Terminbuchung läuft in der Regel wie folgt ab:

1. Man schaut im Veranstaltungskalender der Geschäftsstelle, ob ein Raum für den gewünschten Zeitraum frei ist:

2. Wenn der Zeitraum noch frei ist, gibt es drei Wege den Raum zu reservieren:

2a) Man schreibt eine E-Mail an die öffentliche Mailingliste des P9-Squads mit folgenden Infos:

• Name der Veranstaltung
• Datum und Zeitraum
• Welcher Raum (großer/kleiner Raum)
• Ansprechperson (E-Mail, Twitter)

Wenn man selber die Mailingliste des P9-Squads nicht abonniert hat, sollte man einen Hinweis geben, dass die Antwort direkt und nicht über die Mailingliste erfolgen soll.

Vorteil: Die Mailingliste lesen viele Helfer der Geschäftsstelle und der Termin wird in der Regel sehr schnell reserviert.
Nachteil: Die Mailingliste ist öffentlich. Alle personenbezogenen Daten werden veröffentlicht.

2b) Man ruft direkt in der Geschäftsstelle an (Telefon: 030 27572040) und spricht den Termin am. Bitte dabei auch die folgenden Infos klären:

• Name der Veranstaltung
• Datum und Zeitraum
• Welcher Raum (großer/kleiner Raum)
• Ansprechperson (E-Mail, Twitter)

2c) Man schreibt eine E-Mail an die Bundesgeschäftsstelle:

bgs_anfragen (at) piratenpartei (punkt) de

Wer administriert den Veranstaltungskalender der Geschäfsstelle

• Helfer des P9-Squads
• Leiter der Landesgeschäftsstelle des Berliner Landesverbandes
• Leiter der Bundesgeschäftsstelle der Piratenpartei

Links
https://www.google.com/calendar/embed?src=29gtc6mqliqu631akfuqhap8to%40group.calendar.google.com&ctz=Europe/Berlin
http://wiki.piratenpartei.de/BE:Squads/P9
https://service.piratenpartei.de/listinfo/berlin-squad-p9