BY:Frankenplenum/Orga

Orga für Frankenplenum 2011.3

Dies ist eine Sammlung der Erfahungen und Vorgehensweisen der vergangenen Frankenplena. Die kursiven Punkte sind optional bzw. kontrovers. Diese Sammlung dient der Wiederverwendung von Erfahrungen der Vergangenheit bei vergleichbaren Veranstaltungen, egal wo. Wobei nicht jeder Punkt bei jeder ähnlichen Veranstaltung nützlich sein muss - denkt selbst!

Achtung: Das Frankenplenum sieht grundsätzlich eine Tagesordnung mit geplanten Themen vor und ist kein Barcamp. Aktivitäten außerhalb der Tagesordnung sind natürlich nicht ausgeschlossen. Die Veranstaltung ist 1-tägig ausgelegt und dient der Diskussion und Ausarbeitung von regionalen und landespolitischen Themen.

Ziele

Das Ziel des Plenums ist ein Prozess, der dem Einreichen eines programmatischen Antrags auf einem Parteitag vorgelagert ist. Hierzu muss ein Thema diskutiert und ausgearbeitet werden:

• Diskussionspapier -> Diskussion auf dem Plenum -> Diskussionspapier/grobe Antragsvorlage -> Workshop auf dem Plenum -> Antrag (z. B. Positionspapier) für den Parteitag

• Diskussion und Workshop sind nicht formal definiert, sondern entstehen abhängig vom Reifegrad des behandelten Themas

• der Gesamtablauf ergibt sich ebenfalls durch den Status des Themas, z. B. kann ggf. die Diskussion weggelassen oder der Workshop wiederholt werden

• durch den Prozess sollen ein oder mehrere konkurrierende Anträge zu Themen entstehen sowie Wissen, Argumente, Meinungen und Konzepte zu Inhalten ausgetauscht werden

Vorbereitung

• es empfiehlt sich, zuerst einen Call-for-Topics auszurufen (spätestens 8 Wochen vorher), sodass jeder Themen vorschlagen kann, und anschließen einen Call-for-Papers (spätestens 6 Wochen vor der Veranstaltung) zur tatsächlichen Einreichung von Themen

• man sollte Datum und Ort der Veranstaltung frühstmöglich festlegen, damit die Piraten sich den Termin freihalten können

• wenn man möchte, kann man Schwerpunkte (Themenbereiche) festlegen, die auf der Veranstaltung behandelt werden sollen

• wichtig: Fachleute - vor allem von außerhalb der Partei bzw. externen Organisationen - heranziehen und in die Veranstaltung einbeziehen

• zur Annahme eines Themas in die Tagesordnung ist es notwendig, dass ein Referent/Redner zu diesem Thema aufgestellt wird, der das Thema oder seinen Vorschlag vorträgt und seine Argumente oder grundlegende Aspekte des Themas erleutert

• zu einem Thema soll - insbesondere bei erstmaliger Diskussion - ein Diskussionspapier eingereicht werden, um Dokumentation für die Teilnehmer zur Verfügung zu stellen und eine Grundlage für die Diskussion zu legen

• wenn jemand oder eine kleine Gruppe ein Thema stellen möchten, kann man eine öffentliche Telko zur Materialsammlung machen, und dann im kleineren Kreis das Diskussionspapier ausarbeiten

• die Tagesordnung samt eingereichter Papiere spätestens eine Woche vor dem Event veröffentlichen und verbreiten

• für (externe) Referenten sollte es ca. einen Monat vorher einen TO-Entwurf geben, der ihnen versichert, dass "ihr" Thema garantiert drankommen, da diese evtl. mehr Vorlaufzeit benötigen und mehr Aufwand haben (Vorbereitung, Anreise, ...)

• mehr zur Tagesordnung findet sich unter dem entsprechenden Abschnitt

Öffentlichkeitsarbeit

• ca. einen Monat vorher eine Pressemitteilung über die Veranstaltung, Datum, Ort und allgemeine Infos

• ca. eine Woche vorher eine Pressemitteilung mit der finalen Tagesordnung und Details zur Veranstaltung

• Ankündigung (über die Mitgliederverwaltung) an alle Mitglieder im Zielgebiet

• regelmäßige Infos über die Veranstaltung bzw. den Status der Planungen per Mailingliste

• evtl. eigene Orga-Mailingliste für die Veranstaltung(sreihe)

• Betreuung für Presseleute einplanen (Kaffee, Infomaterial etc.)

Orga

Aufgaben:

• die ganz "normale" Orga vor Ort durchführen (z. B. Anmieten der Räume)

• vor Ort Leute dazu kriegen, regionale Themen bzw. Papiere dazu einzureichen

• Themen bzw. Papiere entgegennehmen und die TO erstellen

• Themen vorschlagen, nach Interessenten und Fachleuten suchen und diese motivieren

• Öffentlichkeitsarbeit machen, PMs schreiben und ggf. Journalisten antworten

• die Veranstaltung auf Mailinglisten und im Netz promoten

Allgemein:

• als Termin bietet sich das Wochenende an, es sollte darauf geachtet werden, dass nicht gerade andere wichtige Parteiveranstaltungen stattfinden, oder Ferienbeginn oder Feiertage mit dem Termin kollidieren

• Dauer der Veranstaltung - eintätig, von frühs, ca. 10-11 Uhr (genug Zeit zur Anreise) bis abends, ca. 17-18 Uhr (Teilnehmer sind erschöpft und wollen nach Hause)

• die Veranstaltung ist grundsätzlich öffentlich, wie bei uns Piraten üblich

• die Größe der Veranstaltung bewegt sich im Falle des Frankenplenums bei etwa 25-50 Personen

• nötig sind mehrere, möglichst zusammenliegende Räume, um parallel Themen behandeln zu können

• es kann nützlich sein, wenn die Räumlichkeiten leicht in der Größe variieren (für ca. 10-20 Leute), populäre Themen kriegen dann die größeren Räume

• wenn ihr zu akzeptablen Bedinungen Catering oder ähnliches vor Ort oder in der Nähe habt, nutzt das - so kann man sich besser auf die eigentliche Veranstaltung konzentrieren

• Streaming bisher nicht ausprobiert, da Veranstaltung zu klein

• Internet kann man verfügbar haben, man muss aber nicht, es geht auch ohne :-)
  • wenn kein Internet verfügbar ist, sollte man das vorher aber gut kommunizieren, damit die Referenten ihre Daten noch vorher aus der Cloud holen und offline mitbringen können

• die Orga bzw. alle Zuständigen, die damit zu tun haben, sollten sich im Vorfeld treffen

Finanzierung:

• Geld sollte man bei Bedarf bei verschiedenen Vorständen, zuerst natürlich bei der ausrichtenden Gliederung, beantragen

• die Mittel am besten zweckgebunden für genau diese Veranstaltung

• folgende Kosten fallen typischerweise an (nach Höhe): Anmietung der Räumlichkeiten, evtl. Miete technischer und sonstiger Ausstattung (Mikros, Lautsprecher, ...) und Marketing/Gestaltungs-Maßnahmen, z. B. für Flyer, Plakate und evtl. Anzeigen in Zeitungen

• Kostenspanne für eine 1-tägige Veranstaltung: 25-200 €

Tagesordnung

Tips zur Erstellung der Tagesordnung:

• die Erstellung der TO erfolgt vor der Veranstaltung durch die Organisatoren, die TO ist fest

• die Themen sollen zeitlich in gleichbleibende Slots eingetütet werden, damit sie parallel in verschiedenen Räumen behandelt werden können, ohne das sich Dinge überschneiden

• die TO wird so gestaltet, dass mehrere verwandte Themen zum selbem Themenbereich nicht parallel stattfinden

• mehrere verwandte Slots/Themen (z. B. zu einem Schwerpunkt) bzw. sollten gruppiert, also nacheinander stattfinden

• Vorschläge zu evtl. festgelegten Hauptthemen oder Schwerpunkten werden grundsätzlich bevorzugt

• weitere Vorschläge werden nach Nutzen und Diskussionsbedarf in der Piratenpartei bewertet

• zeitliche und andere Empfehlungen siehe Abschnitt "Vorbereitung"

Ablauf

• am besten stehen unterschiedlich große Räume zur Verfügung, diese werden dann nach Ansturm verwendet

• zu Beginn eines Themas soll der Vertreter des Themas die sachlichen Grundlagen zum Thema erläutern und den Bezug der Piratenpartei zum Thema sowie seine eigene Meinung erklären

• der genaue Ablauf hängt schlicht von den Umständen ab, z. B. kann man einen externen Referenten auch mal 30 Minuten reden lassen, manche Piraten wollen dagegen nur 2 Minuten vorne stehen

• auch der Verlauf der Diskussion hängt von den Umständen ab, beispielsweise kann man bei Workshops durch vorbereitete Punkte/Fragestellungen durcharbeiten, bei offenen Diskussionen eher weniger

• es kann nützlich sein, einen Moderator zu haben (welcher nicht Diskussionsteilnehmer ist), der sowohl allgemein durch die Veranstaltung führt als auch die Diskussion moderiert

• es sollte darauf geachtet werden, nicht zu lange und zu weit vom eigentlichen Thema abzuweichen