BY:Frankenplenum/Bibliothek

Dies ist eine Sammlung der Erfahungen und Vorgehensweisen der vergangenen Frankenplena. Diese Sammlung dient der Wiederverwendung von Erfahrungen der Vergangenheit bei vergleichbaren Veranstaltungen, egal wo. Wobei nicht jeder Punkt bei jeder ähnlichen Veranstaltung nützlich sein muss - denkt selbst!

Achtung: Das Frankenplenum sieht grundsätzlich eine Tagesordnung mit geplanten Themen vor und ist kein Barcamp. Aktivitäten außerhalb der Tagesordnung sind natürlich nicht ausgeschlossen. Die Veranstaltung ist in der Regel 1-tägig ausgelegt und dient der Diskussion und Ausarbeitung von regionalen und landespolitischen Themen.

Die Bibliothek ist geteilt in eine Orga-Checkliste (z. B. zum Ausdrucken) und Tips.

Checkliste

[ ] es empfiehlt sich, zuerst einen Call-for-Topics auszurufen (4-8 Wochen vorher), sodass jeder Themen vorschlagen kann, und anschließen einen

[ ] Call-for-Papers (2-4 Wochen vor der Veranstaltung) zur konkreten Einreichung von Themen für die Tagesordnung

[ ] zu einem Thema sollte - insbesondere bei erstmaliger Diskussion - ein Diskussionspapier als Dokumentation existieren

[ ] selbst Themen vorschlagen

[ ] Leute dazu bewegen, regionale Themen einzureichen

[ ] nach Interessenten und internen Fachleuten suchen und diese fragen

[ ] nach externen Fachleuten suchen und diese fragen

[ ] Themen bzw. Papiere entgegennehmen und die TO erstellen

[ ] einen Termin und Ort festlegen

[ ] die ganz "normale" Orga vor Ort durchführen (z. B. Anmieten der Räume)

[ ] Internet verfügbar? Ist kein Muss...aber wenn kein Internet verfügbar ist, müssen das die Beteiligten wissen und alle ihre Daten mitbringen

[ ] akzeptables Catering vor Ort (optimal), Sammelbestellung organisiert oder Verpflegung in der Nähe des Veranstaltungsorts (an Vegetarier und Veganer denken)?

[ ] Betreuung für Presseleute einplanen (Kaffee, Infomaterial etc.)

[ ] ca. 2-4 Wochen vorher eine Pressemitteilung über die Veranstaltung, Datum, Ort und allgemeine Infos

[ ] Ankündigung (über die Mitgliederverwaltung) an alle Mitglieder im Zielgebiet

[ ] regelmäßige Infos über die Veranstaltung bzw. den Status der Planungen per Mailingliste

[ ] die Tagesordnung samt eingereichter Papiere eine Woche vor dem Event veröffentlichen und verbreiten

[ ] Werbung machen über Soziale Netzwerke, Piratenstammtische, Veranstaltungskalender von Zeitungen/Zeitschriften, etc.

Tips

Ziele

Das Ziel des Plenums ist ein Prozess, der dem Einreichen eines programmatischen Antrags auf einem Parteitag vorgelagert ist. Hierzu muss ein Thema diskutiert und ausgearbeitet werden:

• Diskussionspapier -> Diskussion auf dem Plenum -> Diskussionspapier/grobe Antragsvorlage -> Workshop auf dem Plenum -> Antrag (z. B. Positionspapier) für den Parteitag

• Diskussion und Workshop sind nicht formal definiert, sondern entstehen abhängig vom Reifegrad des behandelten Themas

• der Gesamtablauf ergibt sich ebenfalls durch den Status des Themas, z. B. kann ggf. die Diskussion weggelassen oder der Workshop wiederholt werden

• durch den Prozess sollen ein oder mehrere konkurrierende Anträge zu Themen entstehen sowie Wissen, Argumente, Meinungen und Konzepte zu Inhalten ausgetauscht werden

Vorbereitung

• man sollte Datum und Ort der Veranstaltung frühstmöglich festlegen, damit die Piraten sich den Termin freihalten können

• wenn man möchte, kann man Schwerpunkte (Themenbereiche) festlegen, die auf der Veranstaltung behandelt werden sollen

• wichtig: Fachleute - vor allem von außerhalb der Partei bzw. externen Organisationen - heranziehen und in die Veranstaltung einbeziehen

• zur Annahme eines Themas in die Tagesordnung ist es notwendig, dass ein Referent/Redner zu diesem Thema aufgestellt wird, der das Thema oder seinen Vorschlag vorträgt und seine Argumente oder grundlegende Aspekte des Themas erleutert

• zu einem Thema soll - insbesondere bei erstmaliger Diskussion - ein Diskussionspapier eingereicht werden, um Dokumentation für die Teilnehmer zur Verfügung zu stellen und eine Grundlage für die Diskussion zu legen

• wenn jemand oder eine kleine Gruppe ein Thema stellen möchten, kann man eine öffentliche Telko zur Materialsammlung machen, und dann im kleineren Kreis das Diskussionspapier ausarbeiten

• für (externe) Referenten sollte es ca. einen Monat vorher einen TO-Entwurf geben, der ihnen versichert, dass "ihr" Thema garantiert drankommen, da diese evtl. mehr Vorlaufzeit benötigen und mehr Aufwand haben (Vorbereitung, Anreise, ...)

• mehr zur Tagesordnung findet sich unter dem entsprechenden Abschnitt

Öffentlichkeitsarbeit

• evtl. eigene Orga-Mailingliste für die Veranstaltung(sreihe)

Allgemein:

• als Termin bietet sich das Wochenende an, es sollte darauf geachtet werden, dass nicht gerade andere wichtige Parteiveranstaltungen stattfinden, oder Ferienbeginn oder Feiertage mit dem Termin kollidieren

• Dauer der Veranstaltung - eintätig, von frühs, ca. 10-11 Uhr (genug Zeit zur Anreise) bis abends, ca. 17-18 Uhr (Teilnehmer sind erschöpft und wollen nach Hause)

• die Veranstaltung ist grundsätzlich öffentlich, wie bei uns Piraten üblich

• die Größe der Veranstaltung bewegt sich im Falle des Frankenplenums bei etwa 25-50 Personen

• nötig sind mehrere, möglichst zusammenliegende Räume, um parallel Themen behandeln zu können

• es kann nützlich sein, wenn die Räumlichkeiten leicht in der Größe variieren (für ca. 10-20 Leute), populäre Themen kriegen dann die größeren Räume

• Streaming bisher nicht ausprobiert, da Veranstaltung zu klein

• die Orga bzw. alle Zuständigen, die damit zu tun haben, sollten sich im Vorfeld treffen

Finanzierung:

• Geld sollte man bei Bedarf bei verschiedenen Vorständen, zuerst natürlich bei der ausrichtenden Gliederung, beantragen

• die Mittel am besten zweckgebunden für genau diese Veranstaltung

• folgende Kosten fallen typischerweise an (nach Höhe): Anmietung der Räumlichkeiten, evtl. Miete technischer und sonstiger Ausstattung (Mikros, Lautsprecher, ...) und Marketing/Gestaltungs-Maßnahmen, z. B. für Flyer, Plakate und evtl. Anzeigen in Zeitungen

• Kostenspanne für eine 1-tägige Veranstaltung: 25-200 €

Tagesordnung

Tips zur Erstellung der Tagesordnung:

• die Erstellung der TO erfolgt vor der Veranstaltung durch die Organisatoren, die TO ist fest

• die Themen sollen zeitlich in gleichbleibende Slots eingetütet werden, damit sie parallel in verschiedenen Räumen behandelt werden können, ohne das sich Dinge überschneiden

• die TO wird so gestaltet, dass mehrere verwandte Themen zum selbem Themenbereich nicht parallel stattfinden

• mehrere verwandte Slots/Themen (z. B. zu einem Schwerpunkt) bzw. sollten gruppiert, also nacheinander stattfinden

• Vorschläge zu evtl. festgelegten Hauptthemen oder Schwerpunkten werden grundsätzlich bevorzugt

• weitere Vorschläge werden nach Nutzen und Diskussionsbedarf in der Piratenpartei bewertet

• zeitliche und andere Empfehlungen siehe Abschnitt "Vorbereitung"

Ablauf

• am besten stehen unterschiedlich große Räume zur Verfügung, diese werden dann nach Ansturm verwendet

• zu Beginn eines Themas soll der Vertreter des Themas die sachlichen Grundlagen zum Thema erläutern und den Bezug der Piratenpartei zum Thema sowie seine eigene Meinung erklären

• der genaue Ablauf hängt schlicht von den Umständen ab, z. B. kann man einen externen Referenten auch mal 30 Minuten reden lassen, manche Piraten wollen dagegen nur 2 Minuten vorne stehen

• auch der Verlauf der Diskussion hängt von den Umständen ab, beispielsweise kann man bei Workshops durch vorbereitete Punkte/Fragestellungen durcharbeiten, bei offenen Diskussionen eher weniger

• es kann nützlich sein, einen Moderator zu haben (welcher nicht Diskussionsteilnehmer ist), der sowohl allgemein durch die Veranstaltung führt als auch die Diskussion moderiert

• es sollte darauf geachtet werden, nicht zu lange und zu weit vom eigentlichen Thema abzuweichen