BY:Bezirksverband Oberbayern/Bezirksparteitag 2012.1/Ausschreibung

BzPT Obb 2012.1 in Peißenberg

Für den Bezirksparteitag 2012.1 im Sommer 2012 suchen wir einen geeigneten Ort. Diese "Ausschreibung" soll allen interessierten als Hilfestellung für die Auswahl eines Veranstaltungsorts dienen.
Wer Fragen hat, kann bei der Orga des Bezirksparteitag in Germering (BY:Bezirksverband Oberbayern/Bezirksparteitag Oberbayern 2011.2) nachfragen. Aus deren hervorragender Arbeit kann man sicher vieles lernen.

Vergabeverfahren

Um unnötige Querelen zu vermeiden, beachtet bitte:

diese Ausschreibung läuft bis zum 02.06.2012 oder bis zur Vergabe (siehe Unten!)
der BzV-Vorstand vergibt die Ausrichtung spätestens nach Ablauf dieser Frist. Achtung: kann auch vorher passieren, deshalb nächsten Punkt beachten!
Wenn ihr an einem Vorschlag arbeitet, kündigt das bitte schon auf der Vorschläge-Seite an! Kontakt-Details nicht vergessen, Ron bezieht Euch in die Entscheidung mit ein, sollten wir darüber nachdenken, die Ausschreibung vorzeitig zu beenden (manche Veranstaltungsräume kann man nicht ewig reservieren, dann muss man ggf. schon einen Vertrag machen).
Wir wollen einen guten BzPT ausrichten, Party-Konzepte interessieren nicht (kann man machen, ist aber kein Punkt für die Entscheidung).
Sind Quer-Finanzierungen geplant (Getränkeverkauf, Sponsoren etc.) muss dies im einzelnen ausgewiesen werden.
Bis zur endgültigen Beauftragung werden Verträge NUR durch den BzV-Vorstand geschlossen. Wer sich daran nicht hält und ggf. "Opfer" von Schadensersatzforderungen wird, hat Pech. Ausgenommen davon sind explizite Beauftragungen (Anmietung Material, Vor-Reservierung etc...).
Vorschläge bitte auf auf dieser Seite eintragen. Als Struktur dafür könnt ihr die Titel-Überschriften ab "Ort" nehmen. Bitte vergesst nicht, eure Kontaktdetails mit anzugeben.

Verantwortlich für diese Ausschreibung im BzV-Vorstand ist ron.

Termine

Für den Parteitag sollten wir einen Samstag wählen (Sonntag aber nicht ausgeschlossen). Beginn und Ende so legen, dass man mit Regionalzügen aus allen Ecken Oberbayerns ohne Übernachtung auf Bahnhöfen ;) da hin kommt. Das schließt Züge ein, die 6 Uhr morgens los fahren... (es geht um die Möglichkeit!)

Mögliche Termine:
SA oder SO, den 28./29.07.2012

Ort

Abgrenzung

Der letzte BzPT war in Germering, davor in München und Bad Aibling.
Es wäre schön, wenn wir die Parteitage über die Jahre hinweg in allen Ecken des Bezirkes veranstalten könnten.

Erreichbarkeit

Öffentliche Verkehrsmittel

Der Ort muss mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein. Alternativ kann ein Transfer vom nächsten Bahnhof eingerichtet werden, dafür gibt es aber kein extra Budget (=der Ort muss dann entsprechend günstiger sein). Vom Bahnhof zum Veranstaltungsort sollte eine Beschilderung erfolgen.

KFZ

Der Ort sollte auch ohne Ortskenntnisse einfach gefunden werden können. Navis sollten die Adresse kennen, ansonsten unbedingt Anfahrts-Adresse angeben und von dort beschildern. Parkplätze sollten in der Nähe ausreichend vorhanden sein (~ 30-50 Stellplätze)

Unterkunft

Es sollte gut erreichbare und bezahlbare Unterkünfte für die Piraten geben, die einen weiteren Anfahrtsweg haben. Gut wäre auch, wenn es mehrere unterschiedliche Qualitätsniveaus der Unterkünfte für die unterschiedlichen Geldbeutel der anwesenden Piraten gäbe. Also beispielsweise Betten sowohl in der Jugendherberge als auch in günstigen Pensionen und besseren Hotels.

Bauliche Anforderungen

Größe

Bisher waren zwischen 6% und 8% der oberbayerischen Piraten beim Parteitag. In Anbetracht des Mitgliederzuwachses der letzten Wochen und Monate um knapp 100% sollten wir mit mehr Besuchern rechnen. Eine Ausbaufähigkeit auf 10% innerhalb 40min soll gegeben sein. D.h. derzeit ca. 150 Sitzplätze mit 75 extra Stühlen und Platz dafür in der "Hinterhand".

Tische

Es sollen so viele Plätze wie möglich an Tischen zur Verfügung gestellt werden. Vorzugsweise in Blickrichtung zur Bühne ("Parlamentarisch"), in Reihe (90° zur Bühne) ist aber auch möglich. 5 Rollstuhlplätze müssen vorhanden und bis nach Veranstaltungsbeginn reserviert bleiben.

Bühne

Eine Bühne muss vorhanden oder aufgebaut werden, die bei gefülltem Saal den Zuschauern auf den hintersten Plätzen die Sicht auf Redner und auf dem Podium sitzenden Personen gestattet. Auf der Bühne muss ein Rednerpult stehen sowie ein Podium für mind. 4 Personen. Eine optisch ansprechende Bühnengestaltung ist wünschenswert, um brauchbare Fotos anfertigen zu können (gleichmäßig ausgeleuchtetes Rednerpult, kein 08/15-schwarzer Moltonhintergrund,...)

Sound

Der Veranstaltungsort muss so beschallt werden können, dass auch großer Publikumslärm noch durch ein Mikrofon übertönt werden kann. Auf der Bühne ist mindestens ein Mikrofon am Rednerpult und am Podium mindestens zwei Mikrofone zu betreiben. Im Saal müssen mindestens zwei Mikrofone mit Ständern vorhanden sein. Übermäßiger Hall muss vermieden werden.

Video

Ein Beamer mit Leinwand muss betrieben werden, welche der Größe und Lichtstärke her den hintersten Plätzen ermöglicht, Schrift gut lesen zu können. Dies bei voller Bühnen- und sanfter Saalbeleuchtung. Die Steuerung des Beamer-Bildes muss vom Podium erfolgen können (direkt oder indirekt durch Weitergabe Steuerungswunsch durch extra Verbindung zum Bediener).

Vom Rednerpult aus muss der Redner sehen können, was der Beamer gerade zeigt, ohne sich ständig nach hinten zu drehen (z.B. Bildschirm vor dem Rednerpult).

Licht

Ausreichend Bühnenbeleuchtung, insbesondere die Ausleuchtung des Rednerpults, muss gegeben sein. Im Saal reicht sanftes Licht. Einfall von Tageslicht muss so gesteuert werden können, dass es weder die Leinwandprojektion schlecht sichtbar macht noch die Teilnehmer übermäßig blendet (Verlauf der Sonne während der Veranstaltung vorher beachten, insbes. die im Winter tief stehende Sonne am Nachmittag!).

Presse

Es müssen Plätze für Pressevertreter ständig frei gehalten werden, vorzugsweise an den Tischen vorne bzw. an einer Seite des Podiums. Um Pressevertreter akkreditieren bzw. empfangen zu können, ist ein dauerhaft besetzter Akkreditierungsplatz unabdingbar. Für eine abzuhaltende Pressekonferenz muss eine entsprechende Räumlichkeit vorbereitet sein bzw. schnell vorbereitet werden können.
Ein bis zwei getrennte Räume für Interviews inkl. Foto-Ops sollten schnell organisiert werden können.

Garderobe

Eine Garderobe ist wünschenswert, die entweder dauernd besetzt ODER gesichert und nur in den Pausen besetzt ist. Kann dies nicht geleistet werden, müssen Tische und Stühle entsprechend dem größeren Platzbedarf gestellt werden.

Empfang / Foyer

Es sollte ein Foyer/Eingangsbereich vorhanden sein. Mindestens 2 Plätze müssen für die Akkreditierung betrieben werden können, an denen sich jeweils eine Warteschlange bilden kann, ohne dass es zu Chaos kommt ;) Mindestens ein Akkreditierungsplatz muss während der gesamten Zeit betrieben werden können.

Zugang

Behindertengerechter Zugang ist Voraussetzung. Ebenso bau- und feuerrechtlich vorgeschriebene Fluchtwege.

Toiletten

Für die erwartete Anzahl an Teilnehmern müssen ausreichend Toiletten zur Verfügung stehen, mindestens davon eine behindertengerecht. Ein Wickeltisch ist von Vorteil.

Deko

Parteiflaggen und andere Deko muss sich so befestigen lassen, dass der Veranstaltungsort von innen und außen sofort als der eines Parteitages der Piraten erkennbar ist.

Strom

Die Stromversorgung auch der Gäste muss für den Betrieb von Notebooks gewährleistet werden. Dazu reichen Anschlussmöglichkeiten an den Seiten des Saales aus. Der Stromkreis der Gäste muss von dem der Bühnen- und Netzwerktechnik getrennt sein.

Netzwerk / Internet

Eine Internetanbindung muss vorhanden sein. Vorzugsweise etwas größeres, als normales DSL. Die Gäste sollen kostenlos per Kabel oder (funktionierendem!) WLAN die Möglichkeit haben, ins Internet zu gelangen. Ist die Bandbreite zu gering, kann dieser Zugang gedrosselt und/oder auf wenige Dienste beschränkt werden. Die Bühne muss einen ausfallsicheren Internetzugang, unabhängig derer der Gäste, haben. (Backup per UMTS whatever).

Belüftung / Heizung

Es muss ein ständiger Austausch der Raumluft bei konstant angenehmer Temperatur gewährleistet sein.

Raucherbereich

Entweder sollte im Außenbereich ein Wettergeschützter Ort samt Aschenbechern bereit stehen oder im Innenraum ein dafür vorgesehener extra Raum ausgewiesen werden.

Sonstiges

Verpflegung

Ideal wäre, wenn das mitbringen von Getränken und Speisen gestattet ist. In diesem Fall sollen Einkaufsmöglichkeiten aber in direkter Nähe vorhanden sein.

Ist dem nicht so (was normal ist), sollen Getränke während der gesamten Veranstaltung angeboten werden. Essen zu den üblichen Zeiten, kleine Snacks vorzugsweise immer. Es müssen auch vegetarische Hauptspeisen angeboten werden. Selbstbedienung ist möglich. Die Preise sollten ortsüblich oder darunter liegen.

Team

Es muss ein Pirat mit guter Ortskenntnis für die Organisation und Ausrichtung des BzPT hauptverantwortlich sein. Dieser Pirat soll Zusagen von Bereichsleitungs-Piraten aller wichtigen Bereiche (Aufbau, Abbau, Akkreditierung, Sound+Video, Netzwerk, Bühne, gfls. Presse) aufweisen. Eine ausreichende Zahl von Helfern muss zur Verfügung stehen.

Budget

Gesamtbudget für die Ausrichtung des Bezirksparteitags liegt derzeit bei 500 EUR. Mehrbedarf ist nicht komplett ausgeschlossen, sollte aber vermieden werden.

Vergabe

Ist all das (im Verhältnis) gegeben, soll möglichst die komplette Orga an einen hauptverantwortlichen Piraten delegiert werden, inkl. Entscheidungskompetenzen innerhalb dieses Bereiches (zeitlich, räumlich und finanziell umrahmte Aufgabe).