BW:Kreisverband Ulm Alb-Donau-Kreis/Vorstand/2012-03-27

Konstituierende Vorstandssitzung des KV Ulm/Alb-Donau-Kreis

Protokoll vom 27.03.2012

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• Versammlungsleiter: Anja
• Protokollant: Viktor
• Ort: Heimstrasse 19, 89073 Ulm
• Datum: 27.03.2012
• Beginn: 18:40 Uhr
• Ende: 21:21 Uhr
• Nächste Sitzung: Dienstag, 17.04.2012 um 19:00 Uhr in Mumble

Top 1 Eröffnung der Sitzung und Begrüßung

Alle Anwesenden werden durch Vorsitzende Anja (Versammlungsleitung) begrüßt. Viktor protokolliert die Sitzung.

Top 2 Anwesenheit und Feststellung der Beschlussfähigkeit

4 von 5 Vorstandsmitglieder: Anja, Lisa, Falk, Viktor sind anwesend sowie 6 Gäste, der Vorstand ist beschlussfähig. Dave ist entschuldigt, kommt erst um 19:25 Uhr wegen Autopanne.

Top 3 Zulassung der Gäste

Die anwesenden Gäste werden zur Sitzung zugelassen.

Top 4 Vorschläge und Diskussionen über eine Geschäftsordnung

Zur Diskussion liegen als Beispiel die Geschäftsordnung des KV Köln und des KV Stuttgart vor. Sie werden miteinander verglichen. Der Vorstand entscheidet sich für die Geschäftsordnung des KV Stuttgart, da sie aktueller ist. Sie wird an die Gegebenheiten des KV Ulm/Alb-Donau-Kreis angepasst.

Bearbeitung der Geschäftsordnung KV Stuttgart / KV Alb-Donau-Kreis

§1 (1) geändert; Anzahl und Namen der Vorstände

§1 (2) gestrichen; keine Nachrücker

§2 (1) geändert; "mindestens drei" statt "alle" Vorstandsmitglieder

§2 (8) gestrichen; steht in einem halben Jahr wieder zur Diskussion, ob Vorstandsmitglieder über ein bestimmtes Budget allein beschließen dürfen.

§2 (10) geändert; §2 (9); "in geeigneter Form" statt "auf der Webseite".

§2 (11) geändert; §2 (10)

§2 (12) geändert; §2 (11)

§2 (13) geändert; §2 (12)

§2 (14) geändert; §2 (13)

§3 (1) geändert; vorstand@piratenpartei-ulm.de

§3 (3) geändert; "Ulm/Alb-Donau-Kreis" und "Bezirksverbands Tübingen"

§3 (5) geändert; bessere Formulierung: "Anträge können sowohl von einzelnen Piraten als auch Gruppen von Mitgliedern gestellt werden."

§4 (2) geändert; durch "ein Vorstandsmitglied" statt "den Vorsitzenden oder einen Stellvertretenden Vorsitzenden"; "in der Regel" hinzugefügt.

§4 (3) geändert; "mindestens drei" statt "alle" Vorstandsmitglieder

§4 (7) gestrichen; für den KV nicht relevant

§4 (8) gestrichen; für den KV nicht relevant

§4 (9) geändert; §4 (7)

§4 (10) geändert; §4 (8)

§4 (11) geändert; §4 (9)

§4 (12) geändert; §4 (10)

§4 (13) geändert; §4 (11); "mindestens" hinzugefügt; gestrichen: "Diese Treffen müssen nicht notwendigerweise als formelle Sitzung abgehalten werden."

§5 (2) geändert; Rechtschreibfehler korrigiert

§6 geändert; Anzahl und Namen der Vorstände, Aufgabenverteilung innerhalb des Vorstands

$7 (1) geändert; "Ulm/Alb-Donau-Kreis"

§8 (1) geändert; Datum.

Top 5 Aufgabenverteilung innerhalb des Vorstands

(1) Anja Hirschel (Vorsitzende):

• Organisation von Projekten & Kommunikation

(2) David Dorst (Stellvertretender Vorsitzender):

• Betrieb der technischen Infrastruktur

(3) Lisa Collins (Stellvertretende Vorsitzende):

• Mitgliederverwaltung

(4) Falk-Peter Hirschel (Stellvertretender Vorsitzender):

• Pressearbeit und -koordination
• Infostandanmeldungen

(5) Viktor Hoffmann (Schatzmeister):

• Schatzmeistertätigkeit
• Aufbewahrung von Dokumenten

Top 6 Abstimmung über die Geschäftsordnung des Vorstands

Die ausgearbeitete Geschäftsordnung wird einstimmig vom Vorstand angenommen und tritt sofort in Kraft.

Top 7 Anlaufstelle (Sitz), Postadresse und Telefon des Kreisverbands

Die Anwaltsgemeinschaft/Kanzlei (Heimstraße 19, 89073 Ulm) von Falk dient zukünftig als Postadresse und Anlaufstelle (Sitz) des Kreisverbands. Falks Tel. 0176/20697695 dient als Telefonkontakt.

Top 8 Datenschutzverpflichtung (DSV)

Die Vorstandsmitglieder werden über die Dringlichkeit der Abgabe einer DSV aufgeklärt, da sonst kein Zugang zu datenschutzrelevanten Mitgliederdaten erlaubt wird. Sie werden die unterschriebenen DSV schnellstmöglich an die Bundesgeschäftsstelle selbst verschicken.

Top 9 Vorstandsmailadressen

Die Mailadressen für die einzelnen Vorstandsmitglieder @piratenpartei-ulm.de wurden durch die IT BW (Carsten Lenz) bereits erzeugt und stehen diesen zur Verfügung, sobald diese einen gültigen GPG (Gnu Privacy Guard) nachweisen können. GPG wird benötigt für Verifizierung der Mailadresse und Verschlüsselung der Nachrichten. Die genaue Bezeichnung der Mailadresse für die interne Kommunikation des Vorstands wird im Protokoll nicht veröffentlicht.

Top 10 OTRS (Open Ticket Request System)

Für die Anmeldung im OTRS wird die Vorstandsmailadresse benötigt. Dave und Viktor haben bereits Zugriff auf ihre Vorstandsmailadressen. Sie werden vom Vorstand beauftragt, das OTRS stellvertretend für den gesamten Vorstand zu pflegen, bis alle Vorstandsmitglieder Zugriff haben.

Top 11 BW Vorstände Mailing-Liste

Vorstandsmitglieder sollen überprüfen, soweit sie Zugriff auf ihre Vorstandsmailadressen haben, ob die Anmeldung erfolgt ist. Ansonsten selber unter Bw-vorstaende@lists.piratenpartei.de anmelden.

Top 12 Vorstandskommunikation

Die Kommunikation innerhalb des Vorstands findet über Handylisten, interne Mailadressen des Vorstands und OTRS statt.

Top 13 Bankkontoeröffnung

Viktor holt Konditionen bei mehreren Banken ein. Ein unterschriebenes Protokoll der Gründungsversammlung mit (Wahlprotokoll) wird für die Kontoeröffnung benötigt. - Viktor kümmerst sich (Aufbewahrungspflicht).

Top 14 Finanzamt & Körperschaftssteuerbefreuung

Innerhalb von 30 Tagen ist die Gründung des Kreisverbands dem zuständigen Finanzamt (§ 20 AO) anzuzeigen (§ 137 AO). Die Körperschaftssteuerbefreiung für Parteien beim Finanzamt wird von Viktor beantragt.

Top 15 SAGE-Zugang

SAGE=Verwaltungssoftware für Buchführung und Mitgliederverwaltung

• Ausfüllen des Datenblattes einer Gliederung / Beauftragung der Piratenpartei, verschicken an Swanhild.Goetze@piraten-hh.de - Viktor kümmert sich.
• Gültiger GPG-Schlüssel (Mitgliederverwaltung) - Lisa kümmert sich.
• Anmeldung auf der Verwaltungsliste: https://service.piratenpartei.de/listinfo/verwaltung

Top 16 Haushaltplan

Viktor kann ihn erst erstellen, wenn der Landesschatzmeister die genaue Zuteilung der finanziellen Mittel für den Kreisverband festlegt hat. Die Umlagen und Zahlungen werden aufgrund der neuen Finanzordnung noch berechnet.

Top 17 Mailinglisten

Die vorhandenen Mailinglisten (Stammtisch Ulm, Alb-Donau-Kreis) werden ersetzt durch eine neue Mailingliste, Name bleibt vorläufig offen. - Dave kümmert sich.

Top 18 Visitenkarten

Vorstand beauftragt Viktor ein Paar Beispiele für Visitenkarten zu erstellen.

Top 19 Radiointerview

Falk erzählt über sein Interview beim SWR Radio sowie künftigen Umgang mit der Presse.

Top 20 nächste Vorstandsitzung

Reallife oder in Mumble

Da zwei Vorstandsmitglieder nicht in Ulm wohnen und eine Anreise aus zeitlicher und finanzieller Sicht für sie nicht zu schaffen ist, entscheidet der Vorstand die künftigen Sitzungen in Mumble abzuhalten, um so gleichzeitig für die Basis und Neumitglieder besser erreichbar zu sein.

Abstimmung über regelmäßig stattfindende Vorstandsitzungen (Termin&Intervall)

• "Sitzung alle 2 Wochen"

Abstimmung (3/2/0) (Dafür, Dagegen, Enthaltung)

• "Sitzung alle 4 Wochen"

Abstimmung (2/3/0) (Dafür, Dagegen, Enthaltung)

Abstimmungsergebnis: Vorstandsitzungen finden in der Regel alle 2 Wochen statt. Die nächste Vorstandssitzung ist am Dienstag, 17.04.2012 um 19 Uhr in Mumble.

Top 21 Schließung der Sitzung

Die Sitzung wurde um 21:21 Uhr geschlossen.