BW:Kreisverband Rhein-Neckar/Heidelberg/Protokolle/2012-11-07 - Protokoll 23. Kreisvorstandssitzung

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Protokoll der 23.Vorstandssitzung des Kreisverband Rhein-Neckar/Heidelberg vom Mi, 7. Nov. 2012

Gliederung: Kreisverband Rhein-Neckar/Heidelberg

Sitzung: 23.Vorstandssitzung

Datum: Mi, 7. Nov. 2012

Ort: in Heidelberg im Hutzelwald

anwesend: Nathanael Bienia, Wolf Weidner, Andreas Hahn, Hannes Koderisch, Markus Stiller, Jürgen Gottschling, Stevan Cirkovic

nicht anwesend:

beschlussfähig: Ja

Versammlungsleitung: Andreas Hahn

Protokollführung: Hannes Koderisch

Beginn: 19:15 Uhr

Ende: 21:37 Uhr

Gäste:

Aufnahme:

nächste Sitzung: 14.11.2012 per Mumble


Versammlungsfoo

Achtung: Diese Sitzung war eine interne Vorstandssitzung, zu der keine Gäste eingeladen waren und bei der nur der einzige angekündigte Tagesordnungspunkt „vorstandsinterne Abläufe“ behandelt wurde.

Arbeiten im Vorstand – Erwartungshaltungen, Rechte und Pflichten, Vorgehensweisen

Anlass für die Sitzung waren u.a. die Tatsache, dass die vergangene Sitzungs mangels Teilnehmer beschlussunfähig war, und die ein oder andere nicht erledigt Aufgabe bzw. nicht wahrgenommenen Aufgabenbereich.

Kommunikation

Die Vorstände sind sich einig, dass mehr Kommunikation stattfinden muss.

  • Hannes erstellt eine Liste, wer wann auf welchem Weg am besten zu erreichen ist und schickt die zusammen mit allen Kontaktdaten an die Vorstandsmitglieder.
  • In dringenden Fällen ist ein Anruf oft sicherer.
  • Besser alle Vorstände per Verteiler informieren als nur ein Vorstandsmitglied.
  • Wer ein OTRS-Ticket bearbeitet oder bearbeitet hat, sollte dies unbedingt im OTRS vermerken.

Aufgaben

Wie können wir dafür sorgen, dass Aufgaben wirklich erledigt werden und was passiert, wenn sie nicht erledigt werden?

  • Bei der Vergabe von Aufgaben sollen ab sofort Fristen gesetzt werden.
  • Der Vorschlag, bei wichtigen Aufgaben einen Fallback-Verantwortlichen zu ernennen, wurde abgelehnt.
  • Es ist selbstverständlich, dass Aufgaben aus wichtigen Gründen nicht erledigt werden können. In diesem Fall soll unbedingt eine kurze Meldung dazu über den Vorstandsverteiler geschickt werden, z.B.
    • Ich kann diese Aufgabe nicht erledigen, kann jemand einspringen?
    • Ich kann die Frist nicht einhalten, brauche zwei Tage länger.
    • Ich benötige Hilfe bei der Aufgabe.
    • Bin fertig, bitte schaut nochmal schnell drüber.
    • Was sollte ich da nochmal genau machen?
    • Sitze gerade an der Aufgabe, hier der Padlink. Wenn mir jemand hilft, geht's schneller ;)
  • Hannes bittet darum, dass jeder auf Mail mit Erinnerungen an Aufgaben, innerhalb kurzer Zeit reagiert und kurz den Stand der Aufgaben (ähnlich den Vorschlägen oben) kommentiert.

Umlaufbeschlüsse

  • Jeder sollte innerhalb von 72 h auf einen Umlaufbeschluss reagieren.
  • Bei Mitgliederaufnahmen innerhalb von 48 h.

Aufgabenverteilung und andere GO-Änderungen

In der kommenden Vorstandssitzung sollen eventuell noch ein paar Aufgaben in der GO korrigiert werden. Außerdem soll eine Regelung gefunden werden, die regelt, dass zu Entscheidungen, die Finanzen betreffen, der Schatzmeister gehört werden muss.

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