BE:Squads/Schatzi/Protokolle/2014-05-06

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Protokoll

  • Zeit: 06.05.2014, 20-22 Uhr
  • Ort: Landesgeschäftsstelle (P9a), Pflugstraße 9a, 10115 Berlin (vorderer Raum)

Sitzungsleitung

  • Michael Karek

Protokollführung

  • Corinna

Anwesende

  • Sebastian (@_Tharon) xhain
  • Heiko (@heikoherberg) Mitte
  • Gabriele (Reinickendorf), @GB_W abwesend - leider ein anderer Termin
  • Alf (@AlfJarosch) Steglitz-Zehlendorf
  • Corinna (@Animaresk) Lichtenberg
  • Flo, Neukölln
  • Ute, Tempelhof-Schöneberg
  • Steven (@peltheas), #MaHe
  • Michael Karek (@Schatz_Kadse), Schatzmeister
  • Achim, Kassenprüfer
  • Horst, Rechnungsprüfer

Tagesordnung

  • Spendenmarathon
  • Orga Terminfrage Squad
  • Rechenschaftsbericht 2013 und die Dinge der Bezirksfinanzen
  • Einzelrechnung bei Sammelbestellungen
  • Allgemeine Fragen zu den Bezirken und Ihren Finanzen
  • Starmoney und so

Vorstellungsrunde

Terminfindung Schatzi-Squad

  • ursprünglich war 2. Do im Monat geplant
  • heutiger Termin wurde ausgedoodelt
  • Diskussion über den besten Wochentag
  • ab sofort: immer der 1. Donnerstag im Monat, 19 - 21 Uhr
    • Michael ändert Termin in P9a-Kalender --> done
    • Corinna ändert Wikiseite

Spendenmarathon

Einzelrechungen bei Sammelbestellungen

  • Bsp.: Sammelbestellung für Streumaterialien
    • Michael nimmt die Rechnungen und zieht das Geld von den Bezirkskonten ein
    • Bezirke kriegen dann pdf der Rechnung und der Abrechnung
    • Ausgaben durch LV sind aber die Ausnahme
  • reguläres Vorgehen: Bezirke schaffen Dinge selbst an und bezahlen sie selbst
  • jeder Bezirk kann z.B. im Pshop einen eigenen Account haben

Rechenschaftsbericht 2013

  • Was müssen die Bezirke tun?
    • Buchungen der Vorgänge von 2013 durchführen
  • bei Schatzi-Termin am 04.12.2014: Besprechung des Rechenschaftsberichts 2014

Allgemeine Fragen zu den Bezirken

  • jeder Bezirk bucht selbst
  • Gibt es Bar-Vorgänge? Schreibt ihr ein Kassenbuch?
    • Pankow: ja / Excel-Tabelle

Starmoney

  • beim nächsten Termin (05.06.): Michael gibt Einweisung in Starmoney und Buchungstool via Präsentation
  • bei Problemen: Mail an schatzmeister@berlin.piratenpartei.de mit genauer Fehlerbeschreibung, Angabe des Betriebssystems usw.)

PGP

  • Michael möchte, dass jeder PGP-Verschlüsselung hat
    • kann bei der Einrichtung ggf. helfen
  • wichtig für Versand von sensiblen Infos

DMS

  • =Dokumentenmanagementsystem
  • Michael wird in den nächsten Tagen jedem einen Account anlegen
    • Zugriff umfasst den eigenen Bezirksordner
  • auch andere Bezirksbeauftragte bekommen einen Account
  • Zugang über VPN von zuhause oder bei Login im P9a-Wlan
  • alle Unterlagen (Rechnungen, Quittungen, Erstattungsformulare usw.) sollten im DMS hinterlegt werden
  • Prozess:
    • Variante 1: zum Scannen in P9a abgeben
      • Unterlagen in Umschlag packen, Bezirk draufschreiben und in Postbriefkasten in P9a einwerfen, wird dann von P9a-Mitarbeiter*innen eingescannt
    • Variante 2: selbst einscannen und hochladen
      • Unterlagen im Umschlag in P9a-Briefkasten einwerfen; Hinweis beilegen, dass Dokumente schon im DMS vorliegen

Beauftragungen

  • für viele Kleinstaufgaben werden Beauftragte gesucht
  • es wird bald öffentliche Ausschreibungen dafür geben

Bezirkskonten und EC-Karten

  • auf nächstes Treffen verschoben

Anfragen an das Squad

  • Deine Frage?
    • Is Ute (TS) da? Kann ihre Frage & Antwort hier bitte verbucht werden?
    • Wir wissen nicht, worum es hierbei geht
  • Michael bittet darum, jeweils bis Montag vor den Schatzi-Treffen die Tagesordnung vorzubereiten und Fragen einzutragen

Nächstes Treffen

  • 05.06.2014, 19-21 Uhr, P9a
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