BE:Lichtenberg/Beauftragungen/Finanzen/Corinna - Bericht zur GVLiho2016.1

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Bericht, den ich im Rahmen der Finanzbeauftragung für die Gebietsversammlung 2016.1 erstellt habe. Erstellt von Corinna.

Weitere Berichte: siehe BE:Lichtenberg/Beauftragungen/Finanzen#Dokumentation_der_Tätigkeiten.





Ausgangslage

Berichtszeitraum


Dieser Bericht beginnt ab dem letzten Bericht zur Gebietsversammlung 2015.1.


Aufgaben laut Beschluss


Neu festgelegt auf der GVLiho2014.2 (Protokoll):

Gebietsbeauftragte*r für Finanzen

Die Gebietsversammlung wählt eine*n 'Gebietsbeauftragte*n für Finanzen', im Folgenden Beauftragte*n genannt, und überträgt ihr*ihm stellvertretend für die Gebietsversammlung die Aufgabe der Verwaltung des vom Landesverband zur Verfügung gestellten Bezirksbudgets. In die Verantwortung der*des Beauftragten fallen insbesondere:

  • Die Beschaffung und Abrechnung von Geldern aus dem Bezirksbudget beim Schatzmeister/der Schatzmeisterin des Landesverbandes.
  • Die stetige Zusammenarbeit mit den aktiven Piraten im Bezirk Lichtenberg.
  • Die Erstellung eines voraussichtlichen Haushaltsplanes für die Amtszeit, der voraussichtliche Ausgaben (Raummieten, Standmieten u.ä.) enthält.
  • Die Erstellung und Pflege einer öffentlich zugänglichen Anleitung zur Beantragung von Geldern aus dem Bezirksbudget, die Regelungen zu einer transparenten Antragsstellung beinhalten muss.
  • Die eigenverantwortliche Entscheidung über Ausgaben von jeweils bis zu 150 Euro pro Einzelbeschluss.
  • Für alle anderen Fälle bedarf es der transparent an geeigneter Stelle im Wiki dokumentierten Antragstellung von mindestens drei Lichtenberger Piraten.
  • Die Erstellung und kontinuierliche Pflege eines transparenten und öffentlich zugänglichen Rechenschaftsberichts, der mindestens den Betrag und den Verwendungszweck der Kontobewegungen (inklusive der Ausgaben aus der Barkasse) beinhaltet.

Die*der Beauftragte wird für die Dauer von maximal vierhundert Tagen gewählt. Die Amtszeit endet spätestens mit der Wahl einer*s neuen Beauftragten. Die Wiederwahl ist zulässig.


Weitere Aufgaben


Eigene Ziele

  • Ansprechpartner sein
  • Finanzen transparent machen
  • aktuelle Zahlen bereitstellen
  • Anleitungen/How To/FAQs überarbeiten/erstellen
  • Wikiseiten überarbeiten/betreuen
  • Lastschriftverfahren bewerben
  • Spendenkampagnen begleiten/kommunizieren
  • Schatzi-Squad besuchen
  • fortlaufenden Tätigkeitsbericht erstellen
  • Kontakt zum Schatzmeister pflegen


Aufgabenbeschreibung vom Schatzi-Squad

  • Kassen- und Kontoführung mit dem Softwaresystem pflegen
  • Original-Dokumente und -Belege monatlich in die Landesgeschäftsstelle bringen
  • Scans der Dokumente monatlich ins Dokumentenmanagementsystem (DMS) hochladen
  • Tätigkeitsbericht mit den Daten des Bezirkes für Gebietsversammlungen bereithalten


Tätigkeiten und Themen

Aufarbeitung der alten Vorgänge

  • keine der Personen, die noch Anspruch auf Erstattungen hätten, haben erforderliche Dokumente (ausgefüllte Erstattungsformulare usw.) eingereicht
    • demnach betrachte ich die Vorgänge als erledigt
  • Unklarheiten in den Kontobewegungen 2014 lassen sich nicht mehr aufklären:
    • GLSLI2014-05: Verwendungszweck unklar, kein Beschluss vorhanden
    • GLSLI2014-41: kein Beschluss vorhanden


Wiki-Dinge


Überweisen, Erstatten und Bestellen

  • Nutzung der Arbeitstools:
    • Starmoney: Software für Zugriff auf das Bezirkskonto
      • bis November 2015 relativ regelmäßig genutzt
      • seit November 2015 gab es damit immer wieder Probleme: zuerst hat Starmoney nicht funktioniert, dann hat der VPN-Zugriff nicht funktioniert
      • inzwischen soll es eine Regelung geben, dass Personen mit Kontovollmacht auch Online-Banking nutzen können; damit würde Nutzungszwang von Starmoney entfallen
    • Buchungstool: Software für Buchungen der Kontobewegungen
      • Buchungen sind seit Mitte 2015 an den Bund ausgelagert worden, so dass diese Aufgabe entfallen ist
    • Dokumentenmanagementsystem (DMS): Software für Archivierung der Belege
      • nicht regelmäßig genutzt
  • meist zeitnah Erstattungen und Überweisungen getätigt
  • im Pshop über Gebietsaccount Material (Grundsatzprogramme, Modellierballons, Luftballons) bestellt
  • Kommunikation mit Kiezspinne FAS e.V. zu korrekter Rechnung und Mahnschreiben (Veranstaltung am 21.05.2014)


Bezirksspendenkampagne


Bußgeld für Wahlplakate

  • wurde nicht vom Bezirksbudget abgezogen, wird daher als erledigt betrachtet


BankCard für das Bezirkskonto

  • bisher hat sich kein einziges Mal die Gelegenheit/Notwendigkeit zur Benutzung ergeben


Bezirkslager

  • einige Telefonate mit Pickens Selfstorage
  • dritte Mietzeit (19.05.2015 bis 18.05.2016) organisiert:
    • Antrag zur Weiterführung auf GV Liho 2015.1 gestellt
    • Beschlussantrag an LaVo gestellt
    • Vertrag mit Pickens und Schatzmeister Harry besprochen
    • Vertragsunterzeichnung lief direkt zwischen Pickens und Schatzmeister
    • Überweisung der Mietsumme an Pickens
    • Wikiseite zum Bezirkslager aktualisiert
  • Beschluss über Weiterführung des Bezirkslagers steht noch aus: Antrag zur Weiterführung auf GV Liho 2016.1 gestellt


Schatzi-Squad

  • Wikiseite: https://wiki.piratenpartei.de/BE:Squads/Schatzi
  • regelmäßige Koordination der Treffen bis Januar 2016:
    • Einladungen zum Treffen über verschiedene Kanäle
    • Betreuung der Wikiseite und der Pads
    • Vorbereitung der Tagesordnung
    • Protokollführung und Einstellen der Protokolle ins Wiki
  • regelmäßige Teilnahme an den Treffen bis November 2015
  • Ideen eingebracht und an Aufgaben mitgearbeitet
  • Themen im Squad:
    • Bezirksspendenkampagne 16.02.-31.03.2014
    • Haushaltsplan 2015 und Haushaltsplan 2016
    • FAQ für Finanzbeauftragte in den Bezirken und Berliner FAQ
    • Verpflegung für Helfer/Gäste auf Veranstaltungen
    • Schatzmeister-Sprechstunde
    • Produktverkauf über Pshop zur Einnahmengenerierung
    • Spendenkampagne Ende 2014 und Spendenkampagne Ende 2015
    • Erstattung Kontoführungsgebühren für die Bezirke
    • Bezirksbudgets für die Bezirke
    • Auslagenerstattung und Reisekostenabrechnung
    • Dokumentenmanagementsystem
    • Angestellte für Buchhaltung
    • Beauftragungen
    • Probleme mit Starmoney, Buchungstool und VPN
    • Rechenschaftsbericht 2014
    • Finanzportal: http://finanzen.piratenpartei.de
    • Berichte von den Treffen der Landesschatzmeister und des Schatzmeisterclubs
    • Übergang von Harry zu Achim als neuer Schatzmeister
    • Barkassen
    • Mitgliedsbeiträge, Spendeneinnahmen, Spendenbescheinigungen
    • Überarbeitung der Finanzformulare
  • Aufgaben, die ich übernommen habe:


Kommunikation mit dem Schatzmeister

  • regelmäßig konkrete Probleme und Vorfälle besprochen


Dokumentation und Ablage

  • Scannen der Original-Belege
  • Sicherung der Kontoauszüge (Starmoney)
  • Original-Belege 2014 an Schatzmeister Harry übergeben


Berichterstattung


Die Zahlen

Kontobewegungen bis zum 12.03.2016


Offene Zu- und Abflüsse

  • Erstattung der Miete für die AVLiho2016.1: - 35,00 Euro
  • Erstattung der Miete für die GVLiho2016.1: - 35,00 Euro
  • Bezirksbudget 2016: + 600,76 Euro


Offene Aufgaben

  • auf zeitnahe Überweisung des Bezirksbudgets 2016 drängen
  • Wiki-Dinge:
    • Überarbeitung und Kommunikation der Anleitung zur (manuellen) Antragsstellung, wenn Button nicht funktioniert
    • existierendes How-To-Finanzen erweitern und stärker kommunizieren: http://wiki.piratenpartei.de/BE:Howto:Lichtenberg/Finanzen
    • Erstellung von Anleitung und Workflow für die Gewährung eines Vorschusses
  • Möglichkeit zum Online-Banking klären
  • Abrechnung mit Wodan_one bzgl. Bloghosting bei uberspace klären
  • BankCard:
    • doppelte Karte klären
    • Geldabhebung testen
  • Aufgaben aus dem Schatzi-Squad:
    • FAQ für Finanzbeauftragte fertigstellen, ins Wiki einstellen und über verschiedene Kanäle kommunizieren
    • Berliner FAQ überarbeiten: http://wiki.piratenpartei.de/BE:Finanzen/FAQ
    • restliche Finanzformulare überarbeiten: Reisekostenabrechnung, Beitragsminderung, Barkasse
  • Dokumentation und Ablage:
    • Scannen von Dokumenten der neueren Vorgänge (ab GLSLI2016-3)
    • mithilfe von ecoICE Scans in maschinenlesbares PDF umwandeln und Scans ins DMS hochladen
    • Original-Dokumente 2015 beim Schatzmeister abgeben
    • Kontoauszug 2015 via Starmoney abrufen und abheften
  • Mitgliedsbeiträge und Spenden:
    • Spenden: Überarbeitung von Anleitungen (Blog, Wiki) und Erhöhung der Spendenbereitschaft
    • Mitgliedsbeiträge: Übersicht über zahlende Mitglieder (davon ermäßigt)
  • Haushaltsplan 2016 erstellen


Feedback

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