BE:Lichtenberg/Beauftragungen/Finanzen/Corinna - Bericht zur GVLiho2014.2

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Bericht, den ich im Rahmen der Finanzbeauftragung für die Gebietsversammlung 2014.2 erstellt habe. Erstellt von Corinna.

Weitere Berichte: siehe BE:Lichtenberg/Beauftragungen/Finanzen#Dokumentation_der_Tätigkeiten.





Wahl


  • Beauftragung am 01.02.2014 auf der GVLiho 2014.1 (Protokoll)
  • 2 Kandidat*innen
  • ich wurde nach zwei Wahlgängen und jeweils gleicher Stimmenanzahl schließlich per Münzwurf gewählt
  • Beauftragung endet am 09.03.2015


Ausgangslage

Aufgaben laut Beschluss


Festgelegt auf der GVLiho2012.1 (Protokoll):

Gebietsbeauftragter für Finanzen

Die Gebietsversammlung wählt einen 'Gebietsbeauftragten für Finanzen', im Folgenden Beauftragten genannt, und überträgt ihm stellvertretend für die Gebietsversammlung die Aufgabe der Verwaltung des vom Landesverband zur Verfügung gestellten Bezirksbudgets.

In die Verantwortung des Beauftragten fallen insbesondere:

  • Die Beschaffung und Abrechnung von Geldern aus dem Bezirksbudget beim Schatzmeister/der Schatzmeisterin des Landesverbandes
  • Die stetige Zusammenarbeit mit den aktiven Piraten im Bezirk Lichtenberg
  • Die Erstellung eines voraussichtlichen Haushaltsplanes für die Amtszeit, der voraussichtliche Ausgaben (Raummieten, Standmieten u.ä.) enthält
  • Die Erstellung und Pflege einer öffentlich zugänglichen Anleitung zur Beantragung von Geldern aus dem Bezirksbudget, die Regelungen zu einer transparenten Antragsstellung beinhalten muss
  • Die Verwaltung einer fortlaufend nach Ausgaben wieder auf die Einrichtungshöhe von maximal 150 Euro auffüllbaren Barkasse, aus der er Ausgaben von jeweils bis zu 20 Euro, in der Summe nicht mehr als 50 Euro monatlich, allein verantworten darf
  • Für alle anderen Fälle bedarf es der transparent an geeigneter Stelle im Wiki dokumentierten Antragstellung von mindestens drei Lichtenberger Piraten
  • Die Erstellung und kontinuierliche Pflege eines transparenten und öffentlich zugänglichen Rechenschaftsberichts, der mindestens den Betrag und den Verwendungszweck der Kontobewegungen (inklusive der Ausgaben aus der Barkasse) beinhaltet

Der Beauftragte wird für die Dauer von maximal vierhundert Tagen gewählt. Die Amtszeit endet spätestens mit der Wahl eines neuen Beauftragten. Die Wiederwahl ist zulässig.


Weitere Aufgaben


Eigene Ziele

  • Ansprechpartner sein
  • Finanzen transparent machen
  • aktuelle Zahlen erfragen
  • Anleitungen/How To/FAQs überarbeiten/erstellen
  • Wikiseiten überarbeiten/betreuen
  • Bezirkskonto vorantreiben
  • Lastschriftverfahren bewerben
  • Spendenkampagnen begleiten/kommunizieren
  • Spendendose und Quittungsblock besorgen
  • Schatzi-Squad besuchen
  • fortlaufenden Tätigkeitsbericht erstellen
  • Kontakt zum Schatzmeister pflegen


Aufgabenbeschreibung vom Schatzi-Squad

  • Kassen- und Kontoführung mit dem Softwaresystem pflegen
  • Original-Dokumente und -Belege monatlich in die Landesgeschäftsstelle bringen
  • Scans der Dokumente monatlich ins Dokumentenmanagementsystem (DMS) hochladen
  • monatliche Buchung der Vorgänge im Buchungstool
  • Tätigkeitsbericht mit den Daten des Bezirkes für Gebietsversammlungen bereithalten


Übergabe


  • 05.03.2014: Übergabe mit dem vorherigen Finanzbeauftragten Matthias
  • Ordner mit unsortierten Belegen erhalten
  • erfahren, dass sämtliche Buchungen für 2013 noch nicht erfolgt sind und ich die nachholen muss; außerdem waren einige Erstattungen von Auslagen an Lichtenberger Piraten noch offen
  • hoher Aufwand für die Sortierung der Unterlagen, das Nachvollziehen der Vorgänge und das Abarbeiten der unerledigten Aufgaben


Bisherige Tätigkeiten und Themen

Formales zu Beginn


  • Datenschutzbelehrung absolviert
  • Info an Schatzmeister mit den Eckdaten meiner Beauftragung und Kontaktinfos
  • Quittungsblock besorgt
  • PGP-Verschlüsselung für Mailadresse angelegt


Aufarbeitung der alten Vorgänge


  • Auseinandersetzung mit den Vorgängen aus Matthias' Finanzbeauftragung
    • Sortieren der Belege, Durcharbeiten der Vorgänge, Abarbeitung der notwendigen Aufgaben
  • Problem bei der Abarbeitung:
    • fehlende Beschlüsse, fehlende Belege, fehlende ausgefüllte Erstattungsformulare
    • einige Belege komplett unklar (wer Geld erstattet bekommt bzw. wofür die Ausgabe war)
  • März/April 2013: Infomails an 3 Lichtenberger Piraten, die auf Erstattungen warten
    • teilweise keine Antworten bekommen, größtenteils Vorgänge noch nicht geklärt
    • ich warte auf ausgefüllte Formulare, Belege, von Zeugen unterschriebenes Schriftstück (das fehlenden Beschluss ersetzt)
    • erneutes Nachfragen steht noch aus
  • Kontobewegungen (2013 und 2014) durchgearbeitet, Abgleich mit allen Quellen (Kontoauszug, Übersicht von Matthias im Wiki und auf Papier, vorhandene Belege und Dokumente), Korrekturen vorgenommen, Übersicht der Kontobewegungen im Wiki erstellt
    • Abarbeitung einiger Unklarheiten/verbleibende Aufgaben stehen noch aus


Wiki-Dinge



Einarbeitung in die Arbeitstools


  • relevante Tools:
    • Starmoney: Software für Zugriff auf das Bezirkskonto
    • Buchungstool: Software für Buchungen der Kontobewegungen
    • Dokumentenmanagementsystem (DMS): Software für Archivierung der Belege
  • Accounts erhalten und Software installiert
  • Einweisung zu Beginn von Gordon, zwischendurch auch immer mal vom aktuellen Schatzmeister Michael erhalten
  • regelmäßige Nutzung und Rücksprache


Bestellen, Überweisen, Erstatten und Buchen


  • Pshop: http://shop.piratenpartei.de
    • Zentralshop für Piratenmaterial
    • Account im Pshop angelegt und von Gordon als Gebietsaccount aktivieren lassen
    • mehrere Bestellungen getätigt, Ware verteilt, Überweisungen durchgeführt
  • Buchungen für Vorgänge aus 2013 nachgeholt und für 2014 regelmäßig erledigt
    • zwischendurch: Loginprobleme (Mai 2014), erst Anfang Juni Problem gelöst und Login wieder möglich
  • Ziel: gleicher Saldo in Starmoney und Buchungstool
    • einige Unklarheiten vorhanden, außerdem für einige Buchungen (5) Platzhalter eingesetzt
    • finale Klärung steht noch aus
  • Zugriff auf Starmoney. Buchungstool und DMS derzeit nur im P9a-Wlan möglich
    • Beantragung und Einrichtung eines VPN-Zuganges steht noch aus
    • damit wäre Zugriff von zuhause aus möglich


Bezirksspendenkampagne


  • vom LaVo im Zeitraum 16.02.-31.03.2014 durchgeführt: http://wiki.piratenpartei.de/BE:Finanzen/2014/Spendenaufruf/Bezirke
  • Kampagne begleitet
    • mehrmals kommuniziert: zu Beginn (28.02.) und zum Endspurt (25.03.)
    • jeweilige Kommunikationskanäle:
      • Blogpost auf dem Lichtenberger Blog
      • Tweet über @piratenlbg
      • Mails über die Lichtenberger und Crew-Mailinglisten
      • Facebook-Post über piratenlichtenberg
    • Überweisung der Spendensumme ist im Juni 2014 erfolgt
    • Überweisung des LaVo-Zuschusses ist (zumindest bis August) noch nicht erfolgt, steht noch aus
    • genaue Auswertung (Anzahl der Spende und der Höhen, Unterscheidung Mitglieder oder Nicht-Mitglieder) steht noch aus
    • Abschlussbericht steht noch aus


Bußgeld für Wahlplakate


  • 22.11.2013: Bezirksamt schickte Bußgeldbescheid
  • 31.03.2014: Begründung zum Widerspruch
    • durchgeführt von Michael Eisner und Katrin (Justiziarin)
  • 04.04.2014: Vergleichsangebot vom Bezirksamt
    • neuer Bußgeldbescheid --> 428,50 Euro
    • dafür Rechtsmittelverzicht erklären
  • von neuer Bußgeldsumme trägt 100 € der LV
  • Überweisung durch LV: dürfte erfolgt sein?
  • Belastung des Bezirksbudgets steht noch aus


BankCard für das Bezirkskonto


  • lange Zeit zu Beginn nicht möglich, weil sich Schatzmeister erst einarbeiten musste
  • Vor- und Nachteile der BankCard mit Schatzmeister besprochen
  • LQFB-Ini im Bezirksliquid eingestellt und via Lichtenberger Mailingliste kommuniziert. Ergebnis: angenommen (Ja 5, Enthaltung 0, Nein 0)
  • am 14.05.2014 zusammen mit Schatzmeister zur GLS Bank gegangen und Vollmacht beantragt
  • Beantragung der BankCard steht noch aus


Bezirkslager


  • Finanzanträge zum Lager und zum Zahlenschloss gestellt. Ergebnis: beide angenommen
  • Antrag an den LaVo gestellt. Ergebnis: angenommen
  • Modalitäten mit Pickens Selfstorage geklärt
  • Treffen mit Schatzmeister für Vertragsunterzeichnung und Bargeldabholung
  • Bezahlung der Mietsumme und der Kaution bei Pickens und Kauf eines Zahlenschlosses
  • Wikiseite zum Bezirkslager angelegt
  • Dokumente eingescannt und Originale in der P9a hinterlegt
  • Kommunikation über die Ereignisse auf der Lichtenberger Mailingliste
  • Diskussion/Beschluss über Weiterführung des Bezirkslagers steht noch aus.


Schatzi-Squad



Reaktivierung

  • auch auf meine Initiative wurde das Schatzi-Squad reaktiviert (inaktiv seit April 2013)
  • erstes Treffen am 10.04.2014, danach monatlich immer am 1. Donnerstag im Monat in der P9a, bisher insgesamt 7 Treffen
  • Teilnehmer: Schatzmeister, Finanzbeauftragte, Kassenprüfer, Rechnungsprüfer, Interessierte


Hut für die Koordination der Treffen

  • Absprachen mit Schatzmeister
  • Wikiseiten überarbeitet/angelegt und aktuell gehalten
  • Arbeitstools (Mailingsliste, Pad) reaktiviert und angelegt
  • Einladungen an Mailingslisten und über Twitter via @schatzisquad geschickt
  • Tagesordnung im Pad vorbereitet
  • Protokoll geführt, im Wiki hochgeladen und via Mailingliste verschickt
  • Ideen eingebracht und an Aufgaben mitgearbeitet


Themen im Squad

  • Spenden: Akquirierung, Spendenkampagne, Abrechnung und Buchung, Spendenbescheinigungen usw.
  • Sammelbestellungen und Bestellungen im Pshop, Abrechnung und Buchungen
  • Rechenschaftsbericht 2013 und 2014
  • Barkasse
    • Gründe, die gegen eine Barkasse sprechen: aufwendige Führung eines extra Kassenbuches, höhere Wahrscheinlichkeit von Fehlbeträgen, Unterlagen werden häufig nicht eingereicht, für Schatzmeister sind Vorgänge ohne Unterlagen nicht nachvollziehbar.
  • Software-Tools: Probleme, Anleitungen, Hilfe
  • Reisekosten
  • BankCard für das Bezirkskonto
    • Schatzi-Squad empfiehlt die Nutzung der BankCard, ist aber den Bezirken freigestellt
  • Entwicklung der Mitgliedsbeiträge
  • Diskussion von Berliner LQFB-Initiativen zu Finanzthemen
  • Fundraising-Seminar
  • Transport von Piratenmaterial per Privat-Auto: Als Spende abrechenbar? Pauschale Aufwandsentschädigung?


bisherige Tätigkeiten/Ergebnisse


Vorhaben in Arbeit


Nächstes Treffen

  • am 06.11.2014, 19 Uhr, P9a
  • Tagesordnung (Motto: "Aktuelle Schatzsuche"): kommende LMVB, Wahl eines neuen Schatzmeisters, Zukunft des Schatzi-Squads
    • aktuelle Lage, Rücktritt des Schatzmeisters und Neuwahl auf der LMVB 14.2
    • was steht an Aufgaben an, wie geht's weiter?
    • wer könnte auf der LMVB14.2 als Schatzmeister*in kandidieren?


Kommunikation mit dem Schatzmeister


  • besonders zu Beginn viel Zeit für allgemeine Erklärungen und Rückfragen aufgewendet
  • zwischendurch immer mal wieder konkrete Probleme und Vorfälle besprochen
    • Bsp.: Wie kommen wir an Bargeld ran?
      • A) Vollmacht und Barauszahlung
      • B) BankCard
    • Bsp.: Verfahren "Vorschuss" mit Schatzmeister besprochen
      • Erstellung von Anleitung und Workflow für die Gewährung eines Vorschusses steht noch aus
    • Bsp.: Verfahrensproblem mit der Wiki-Antragsstellung:
      • erste Mail am 19.05., Erinnerung am 25.06., Antwort von Marcel am 20.08.2014
      • Möglichkeiten:
        • A) ins LQFB verlegen: neues Regelwerk mit höherem Quorum
        • B) alle Berechtigten auf einer GV für Abstimmung im Wiki akkreditieren
        • C) Mitgliederliste für mich als Finanzbeauftragte (allerdings ist Zuordnung zwischen Wiki-Profil und Realperson strittig)
      • Lösung steht noch aus


Dokumentation und Ablage


  • Scannen der Original-Belege: Rechnungen, Quittungen, Erstattungsformulare
    • Scannen von Dokumente der neueren Vorgänge steht noch aus
    • mithilfe von ecoICE Scans in maschinenlesbares PDFs umwandeln
    • Hochladen der Scans ins DMS steht noch aus
  • Sicherung der Kontoauszüge (Starmoney) und Buchungen (Buchungstool)
  • Überlegung zur Anschaffung eines USB-Sticks, um alle Dokumente verschlüsselt zu sichern (auch für spätere Übergabe sinnvoll), weitere Schritte stehen noch aus
  • Original-Dokumente monatlich an den Schatzmeister bzw. in den Bezirksordner geben, steht teilweise noch aus


Fundraising-Seminar


  • 13./14.09.2014, Volkshochschule Treptow-Köpenick
  • Diskussion im Schatzi-Squad
  • Anmeldung für den Kurs
  • Finanzantrag zur kompletten Übernahme der Kosten (46,50 Euro) gestellt: wurde angenommen; Erstattung steht noch aus.
  • Teilnahme an beiden Tagen
  • Protokoll im Pad: https://animaresk.piratenpad.de/fundraising
  • Nachbereitungstreffen steht noch aus


Berichterstattung



Die Zahlen


Kontobewegungen bis zum 08.08.2014


Kontobewegungen nach dem 08.08.2014

  • 27.08.: Auslagenerstattung: Druck von Button-Vorlagen: 14,40 Euro (eigentlich 14,90 Euro)
  • 27.08.: Auslagenerstattung: Standgebühr für Wasserfest: 50,00 Euro
  • 27.08.: Auslagenerstattung: 500 St. Button-Rohlingen: 84,25 Euro
  • 31.08.: Kontoführungsgebühren August: 2,00 Euro
  • 09.09.: Überweisung für 500 St. Modellierballons: 41,45 Euro
  • 09.09.: Überweisung für Standgebühr "Viva Victoria": 28,00 Euro
  • 30.09.: Kontoführungsgebühren September: 2,00 Euro
  • Saldo: 1.622,27 Euro (theoretisch)


Offene Zu- und Abflüsse

  • Erstattungen aus alten Vorgängen:
    • zuordenbar, aber ohne Formular: SUMME = 543,18 Euro
      • Ballons + Pumpen: 51,93 Euro
      • Standmiete Wir im Kiez: 30,00 Euro
      • Standmiete Wasserfest: 50,00 Euro [KEIN BELEG]
      • Anzahlung Mietwagen: 3x 50,00 Euro
      • Spritkosten: 20,25 Euro [KEIN BESCHLUSS]
      • Anzahlung Mietwagen: 3x 50,00 Euro
      • Überweisung an Bezirksamt (Infostände): 91,00 Euro
      • Saldo: 1.079,09 Euro (theoretisch)
    • problematische Vorgänge: SUMME = 730,14 Euro
      • Mietwagen: 3x 109,00 Euro [KEIN BESCHLUSS]
      • Spritkosten: 24,99 Euro [KEIN BESCHLUSS]
      • Spritkosten: 20,00 Euro [KEIN BESCHLUSS]
      • Mietwagen: 3x 109,00 Euro [KEIN BESCHLUSS]
      • Spritkosten: 17,15 Euro [KEIN BESCHLUSS]
      • Spritkosten: 14,00 Euro [KEIN BESCHLUSS]
      • Saldo: 348,95 Euro (theoretisch)
    • komplett unklar/fraglich:
      • Überweisung an Finanzamt: 47,33 Euro
      • Spende an Bezirksbudget: 27,00 Euro
      • Saldo: 274,62 Euro (theoretisch)
  • Weitere offene Vorgänge:
    • Bußgeld für BTW-Plakate: 328,50 Euro
    • Zufluss des LaVo-Zuschusses für die Spendenkampagne: ca. 72,50 Euro
    • Bezahlung der Pfeffersticks: ca. 8-9 Euro
    • Erstattung für Teilnahmegebühr für Fundraising-Seminar: 46,50 Euro
    • Erstattung für Anschaffung des Lichtenberg-Buches für Alex Morlang: 16,50 Euro
    • Erstattung der Miete für GV14.2: 35,00 Euro
      • Saldo: -88,38 Euro (theoretisch)


Mitgliedsbeiträge und Spenden

  • Spenden (davon zweckgebunden)
    • eingehende Beschäftigung steht noch aus
    • Überarbeitung von Anleitungen und Erhöhung der Spendenbereitschaft steht noch aus
  • zahlende Mitglieder (davon ermäßigt)
    • eingehende Beschäftigung steht noch aus


Zusammenfassung der offenen Aufgaben


  • komplette Abarbeitung der alten Vorgänge
    • erneutes Nachfragen bei Piraten bzgl. der alten Erstattungsvorgänge
    • restliche Vorgänge abarbeiten
    • Beseitigung von verbleibenden Unklarheiten in den Kontobewegungen 2013 und 2014
  • Antragsstellung/Anleitungen:
    • Behebung von restlichen Fehlern durch SemanticMediaWiki-Umstellung (Button-Reparatur)
    • Überarbeitung und Kommunikation der Anleitung zur (manuellen) Antragsstellung
    • existierendes How-To-Finanzen erweitern und stärker kommunizieren: http://wiki.piratenpartei.de/BE:Howto:Lichtenberg/Finanzen
    • Lösung für Verfahrensproblem mit der Wiki-Antragsstellung
    • Erstellung von Anleitung und Workflow für die Gewährung eines Vorschusses
  • Bezirksspendenkampagne:
    • genaue Auswertung (Anzahl der Spende und der Höhen, Unterscheidung Mitglieder oder Nicht-Mitglieder) einholen
    • Abschlussbericht
  • Beantragung der BankCard
  • Diskussion/Beschluss über Weiterführung des Bezirkslagers vorantreiben, Formalitäten klären
  • Archivierung:
    • Scannen von Dokumente der neueren Vorgänge
    • mithilfe von ecoICE Scans in maschinenlesbares PDF umwandeln
    • Scans ins DMS hochladen
    • Original-Dokumente an den Schatzmeister bzw. in den Bezirksordner geben
  • Nachbereitungstreffen Fundraising-Seminar
  • Spenden
    • Auflistung der Spenden (davon zweckgebunden)
    • Überarbeitung von Anleitungen und Erhöhung der Spendenbereitschaft
  • Übersicht über zahlende Mitglieder (davon ermäßigt)
  • Haushaltsplan erstellen
  • Anschaffung eines USB-Sticks, um alle Dokumente verschlüsselt zu sichern
  • Beantragung und Einrichtung eines VPN-Zuganges
  • Wiederaufnahme der monatlichen Mail-Berichte
  • Klärung von einzelnen Buchungen (Platzhalter) und finale Anpassung:
    • GLSLI2014-5
    • GLSLI2014-17
    • GLSLI2014-30
    • GLSLI2014-32
    • GLSLI2014-33
  • Aufgaben aus dem Schatzi-Squad:
    • FAQ für Finanzbeauftragte vorantreiben
    • Treffen mit Schatzmeister, um Berliner FAQ zu überarbeiten


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