NDS:Oldenburg/Infrastruktur/Bearbeitung von Presse- und Kontakt-Anfragen
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die Presse- und Kontakt-Postfächer sind im Ticketsystem angebunden, um die Bearbeitung zu erleichtern und die interne Kommunikation zu verbessern. Alle Tickets/Mails, die an die Presse- oder Kontakt-eMail adressiert sind, landen entsprechend in
- http://ticket.piraten-nds.de/projects/presse-oldenburg
- http://ticket.piraten-nds.de/projects/kontakt-oldenburg
und sind standardmäßig privat, also nicht öffentlich einsehbar. Es gibt die möglichkeit Tickets, die dort eingehen als öffentlich zu markieren. Diese Funktion sollte bei allen Tickets genutzt werden, die keine Daten enthalten, die besonders schützenswert sind. Presseanfragen oder Anfragen von NGOs sind nicht schützenswert sondern Teil des öffentlichen Diskurses. Bürgeranfragen sind jedoch in jedem Fall schützenswert und werden geschwärzt/anonymisiert weitergegeben. Was genau wann zutrifft ist mit Vorsicht abzuwägen.
Wenn nun eine Anfrage eingeht, dann erscheint diese Anfrage als Ticket im Ticketsystem und Bürger- und Medienbeauftragter sollte eine Email vom Ticketsystem über ein neues Ticket bekommen (es sei denn er hat dies abgeschaltet). Es besteht dann die Möglichkeit diese Anfrage "intern" zu diskutieren, falls es mehrere Mitglieder in dem Projekt gibt. Dazu antwortet man entweder direkt auf die Email, die man vom Ticketsystem erhalten hat, oder man antwortet aus dem Ticketsystem heraus. Dazu loggt man sich ein und ruft das Ticket auf, auf das man antworten möchte. In der Kopfzeile gibt es einen Button "Bearbeiten", der es einem ermöglicht den Status des Tickets zu verändern (z.B. in einen anderen Tracker zu verschieben oder einem Mitglied konkret zuzuweisen) und/oder eine Antwort zu schreiben.
Möchte man das Ticket als öffentlich markieren, muss man auf den kleinen Link "Mehr" in dem sich aufklappenden Fenster klicken und das Häckchen "privat" entfernen. Wenn das Thema dann ausdiskutiert ist und man dem Absender eine Antwort schicken möchte, dann schreibt man einen Kommentar (diesen dann in höflicher Mailform) und aktiviert das Kästchen "Send this note to contact by email". Dann geht der Kommentar als Antwort zusätzlich an den, der die Anfrage bei uns eingereicht hat. Dazu gibt's auch noch ein Video, in dem das ganze noch einmal gezeigt wird.
Wichtig ist, dass wenn Anfragen eingehen, immer aus dem Ticketsystem heraus geantwortet wird. Wenn man eine neue Mail ohne das Ticketsystem verschicken will, bpsw. eine Pressemitteilung, dann geht das wie bisher. Antworten darauf landen allerdings als neue Tickets im Ticketsystem.
