HE:Kreisverband Odenwald/Vorstand/GO

Geschäftsordnung des Vorstands der Piratenpartei Odenwald

Stand: 12.11.2013

Hauptteil der Geschäftsordnung

§1 Allgemeines

(1) Der Vorstand führt die Geschäfte des Kreisverbandes nach den Vorschriften der Gesetze, der Satzung, sowie dieser Geschäftsordnung. Er arbeitet mit den übrigen Organen und Mitgliedern der Partei zum Wohle der Partei vertrauensvoll zusammen.

§2 Sachgebiete

(1) Zur Organisation der Zuständigkeiten im Vorstand werden Sachgebiete gebildet. Der Vorstand benennt für jedes Sachgebiet mindestens einen Verantwortlichen aus dem Vorstand oder einen Beauftragten, der nicht Teil des Vorstandes ist.

(2) Verantwortliche aus dem Vorstand sind für die Sachgebiete verantwortlich, führen die Aufsicht über alle Aktivitäten innerhalb des Sachgebiets und berichten dem Vorstand darüber. Ist kein Verantwortlicher aus dem Vorstand benannt, ist der gesamte Vorstand verantwortlich.

(3) Beauftragte müssen der Beauftragung zustimmen. Die Beauftragten koordinieren die Aktivitäten innerhalb des Sachgebietes und berichten an die entsprechenden Verantwortlichen innerhalb des Vorstandes.

(4) Die Aufteilung der Sachgebiete und Benennung der Verantwortlichkeiten und Beauftragungen erfolgt durch einen Geschäftsverteilungsplan, der Teil dieser Geschäftsordnung ist.

§3 Vorstandssitzungen

(1) Vorstandssitzungen finden in der Regel offen statt. Bei berechtigten Interessen kann eine geschlossene Sitzung einberufen oder die Öffentlichkeit mit der Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitgliedern für einzelne Beratungspunkte ausgeschlossen werden. Sind schützenswerte Daten (z.B. Personaldaten von Mitgliedern) Gegenstand eines Beschlusses, so ist der Ausschluss der Öffentlichkeit auch ohne weitere Begründung möglich.

(2) Auf Antrag eines anwesenden Mitglieds erfordert die Teilnahme an der Sitzung die Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung. Über diesen Antrag entscheidet der Vorstand.

(3) Fernmündliche Vorstandssitzungen sind zulässig. Diese werden wie ordentliche Vorstandssitzungen behandelt.

(4) Von jeder Vorstandssitzung wird ein Protokoll erstellt und im Umlaufverfahren von den Anwesenden genehmigt. Das Protokoll enthält das individuelle Abstimmverhalten der Vorstandsmitglieder. Alle Protokolle sind von mindestens 2 geschäftsführenden Vorstandsmitgliedern zu unterzeichnen.

(5) Gästen der Vorstandssitzung kann Rederecht erteilt werden. Gäste, welche die Vorstandssitzung stören, können durch den Versammlungsleiter aus der Vorstandssitzung ausgeschlossen werden. Widerspricht ein Vorstandsmitglied diesem Ausschluss, ist der Ausschluss unwirksam.

§4 Entscheidungsfindung

(1) Beschlüsse werden mit der absoluten Mehrheit der teilnehmenden Vorstandsmitglieder gefasst. Bei Stimmengleichheit ist der Beschluss abgelehnt. Es müssen mindestens drei Vorstandsmitglieder einen Beschluss unterstützen. (Vgl. Satzung §11 Abs. (1))

(2) Der Vorstand ist voll beschluss- und handlungsfähig, wenn mindestens drei seiner Mitglieder der Einberufung Folge leisten. (Vgl. Satzung §11 Abs. (3))

(3) Beschlussfassungen im Umlaufverfahren sind möglich.

(4) Beschlüsse des Vorstands sind schriftlich festzuhalten und zu veröffentlichen.

(5) Jedes Mitglied des Kreisverbandes ist berechtigt Anträge an den Vorstand zu stellen. Anträge an den Vorstand können eingereicht werden:

• durch eine E-Mail an die Vorstandsmailingliste vorstand@piratenpartei-odenwald.de
• postalisch an Piratenpartei Odenwaldkreis, Stichwort „Antrag“, Talstr. 48 A, 64385 Reichelsheim
• persönlich oder in Beauftragung in mündlicher Form auf einer Vorstandssitzung

§5 Umlaufbeschlüsse

(1) Der Vorstand kann Entscheidungen auch durch Umlaufbeschlüsse außerhalb der regulären Vorstandssitzungen treffen. Die Umlaufbeschlüsse müssen über den Vorstandsverteiler vorstand@piratenpartei-odenwald.de abgewickelt werden. Eine Kopie aller Mails, die den Umlaufbeschluss betreffen ist an die öffentliche Mailingliste des Kreisverbandes odenwaldkreis@piratenpartei-hessen.de zu senden. Dies entfällt, wenn schützenswerte Daten betroffen sind.

(2) Für Umlaufbeschlüsse gilt §4 Abs. (1).

(3) Umlaufbeschlüsse dürfen den Hauptteil der Geschäftsordnung nicht ändern.

(4) Der Antragsteller kann einen Umlaufbeschluss mit einer Frist versehen. Ist keine Frist vorgesehen, gilt eine Frist von 14 Tagen. Die Frist sollte mindestens drei Tage betragen. In dringenden Fällen kann davon abgewichen werden. Die Dringlichkeit ist zu begründen. Bis zum Ende der Frist können die Vorstandsmitglieder ihre Entscheidung ändern. Die Frist endet vorzeitig, wenn alle Vorstandsmitglieder abgestimmt haben.

(5) Ist bekannt, dass ein Vorstandsmitglied nicht per Mail an einem Umlaufbeschluss teilnehmen kann, so ist zu versuchen, ihn anderweitig über den Text des Umlaufbeschlusses und die Frist zu informieren. Dies ist formlos zu dokumentieren.

(6) Gefasste Umlaufbeschlüsse werden in der nächsten Vorstandssitzung veröffentlicht.

§6 Ausscheiden aus dem Vorstand und Tätigkeitsbericht

(1) Jedes Vorstandsmitglied ist verpflichtet, einen Tätigkeitsbericht anzufertigen und diesen dem Kreisparteitag vorzulegen. Scheidet ein Vorstandsmitglied vorzeitig aus dem Vorstand aus, hat es dem verbleibenden Vorstand seinen Tätigkeitsbericht zuzuleiten, welcher ihn dem Kreisparteitag vorlegt. Die Tätigkeitsberichte werden anschließend im Rahmen des Protokolls veröffentlicht.

(2) Der Tätigkeitsbericht umfasst die Tätigkeit des jeweiligen Vorstandsmitgliedes im Rahmen der ihm in dieser Geschäftsordnung zugewiesenen Kompetenzen und Vertretung anderer Vorstandsmitglieder. Optional kann der Tätigkeitsbericht weitere Tätigkeiten des Vorstandsmitglieds im Rahmen seiner Parteiarbeit enthalten.

(3) Jedes Vorstandsmitglied hat den Umfang seines Tätigkeitsberichts in angemessener Weise zu begrenzen.

(4) Nicht wiedergewählte oder vorzeitig ausgeschiedene Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, mit Beendigung ihres Amtes alle im Rahmen ihrer Parteitätigkeit gesammelten Daten (Arbeitsergebnisse, Dokumente, Kontaktdaten – sofern vom Kontakt genehmigt –, offiziellen Schriftverkehr etc.) an den neu gewählten bzw. verbleibenden Vorstand zu übergeben.

§7 Verwaltung der Mitgliederdaten

(1) Jedes Vorstandsmitglied hat Einsichtsrecht in die Mitgliederdaten.

(2) Eine Weitergabe von Mitgliederdaten an nicht zugriffsberechtigte Personen ist untersagt.

(3) Jeder Zugriffsberechtigte hat dafür Sorge zu tragen, einen Zugriff durch nicht zugriffsberechtigte Personen auszuschließen.

§8 Vertretung gegenüber Banken und sonstiger Finanzinstitute

(1) Der Schatzmeister und der Vorsitzende, sind im Bankzahlungsverkehr zeichnungsberechtigt.

(2) Für alle Ausgaben ist eine Zustimmung des Kreisvorstandes erforderlich. Abweichend hiervon ist der Kreisschatzmeister berechtigt pro Monat über 50 € des Vermögens des Kreisverbandes nach Maßgabe der Satzung frei zu verfügen, ohne den Beschluss des Vorstandes einzuholen. Tätigt der Schatzmeister Ausgaben nach dieser Regelung, hat er den Kreisverband über das zentrale Kommunikationsmittel innerhalb einer Woche darüber zu informieren.

(3) Für Eröffnung und Auflösung von Konten ist ein Vorstandsbeschluss notwendig.

Geschäftsverteilungsplan

Organisation der Vorstandssitzungen

Verantwortungprofil: Organisatorische Abwicklung der Vorstandssitzungen

Aufgabenbereich:

• Terminplanung, Vorbereitung, öffentliche Einladung, Erstellung der Tagesordnung zu Vorstandssitzungen

Verantwortlich aus dem Vorstand: Benjamin Dobeck

Posteingang

Verantwortungprofil: Bearbeitung der Post an den Kreisverband

Aufgabenbereich:

• Regelmäßige Leerung des Postfaches
• Verteilung der Post an die Zuständigen

Verantwortlich aus dem Vorstand: Michael Palm

Beauftragt: Kurt Eitenmüller

Archiv

Verantwortungprofil: Archivierung der Dokumente des Kreisverbands

Aufgabenbereich:

• Archivierung der wichtigen Dokumente des Kreisverbands
• Diese Dokumente online (Website & Wiki) zur Verfügung stellen

Diese Dokumente umfassen u.a.:

• Aktuelle Geschäftsordnung des Vorstands
• Aktuelle Satzung des Kreisverbands
• Protokolle der Kreisparteitage
• Protokolle der Vorstandssitzungen

Verantwortlich aus dem Vorstand: Benjamin Dobeck

Bezeichnung: Archivar

Materialverwaltung

Verantwortungprofil: Verwaltung der Materiallager des Kreisverbands

Aufgabenbereich:

• Verwaltung, Inventur und Bevorratung des Materials
• Bericht an den Vorstand und den Kreisparteitag

Verantwortlich aus dem Vorstand: Benjamin Dobeck

Betreuung neuer Mitglieder und Interessierter

Verantwortungprofil: Betreuung neuer Mitglieder und interessierter Bürger

Aufgabenbereich:

• Dafür Sorge tragen, dass neue Mitglieder und Interessierte auf den Treffen des Kreisverbandes eingebunden werden und, dass auf ihre Fragen und Bedürfnisse eingegangen wird
• Ggf. persönliche Betreuung
• Als Ansprechpartner bereitstehen
• Vermitteln von Know-How über die Partei, ihre Positionen, Arbeitsweise, Werkzeuge und Kommunikationswege
• Empfang und Bearbeitung von Anfragen an den Kreisverband

Verantwortlich aus dem Vorstand: Michael Palm

Bezeichnung: Info-Pirat

Presse

Verantwortungprofil: Pressearbeit

Aufgabenbereich:

• Verwaltung der Pressekontakte
• Kommunikation mit der Presse
• Herausgabe von Pressemitteilungen
• Erstellung und Pflege eines Pressespiegels

Verantwortlich aus dem Vorstand: Benjamin Dobeck

Social-Media-Redaktion

Verantwortungprofil: Pflege der Social-Media-Angebote des Kreisverbands

Aufgabenbereich:

• Inhaltliche Redaktion der Social-Media-Angebote
• Administration der Social-Media-Angebote

Verantwortlich aus dem Vorstand: Benjamin Dobeck

Datenschutz

Verantwortungprofil: Beaufsichtigung der datenschutzrelevanten Vorgänge im Kreisverband

Aufgabenbereich:

• Aufsicht über Umsetzung von Datenschutzrichtlinien
• Ansprechpartner bei datenschutzrechtlichen Bedenken
• Kontakt mit den Datenschutzbeauftragten anderer Gliederungen

Verantwortlich aus dem Vorstand: Thorsten George

Finanzen

Verantwortungprofil: Finanzangelegenheiten des Kreisverbands

Aufgabenbereich:

• Verwaltung von Konten und Barkasse
• Buchführung über Einnahmen und Ausgaben
• Eintreibung der Mitgliedsbeiträge (in Absprache mit anderen Gliederungen)
• Erstellung des jährlichen Rechenschaftsberichts
• Zusammenarbeit mit den Kassenprüfern
• Kommunikation mit den Schatzmeistern anderer Gliederungen

Verantwortlich aus dem Vorstand: Schatzmeister: Michael Palm

Mitgliederverwaltung

Verantwortungprofil: Verwaltung der Mitgliederdaten

Aufgabenbereich:

• Pflege der Mitgliederdaten
• Bericht über Veränderungen in der Mitgliederentwicklung an den Vorstand und den Kreisparteitag
• Annahme von Mitgliedsanträgen und Organisation entsprechender Vorstandsbeschlüsse
• Kommunikation mit den Generalsekretären anderer Gliederungen

Verantwortlich aus dem Vorstand: Benjamin Dobeck

Bezeichnung: Generalsekretär

IT

Verantwortungprofil: Koordination und Administration der IT-Systeme die vom Kreisverband betrieben und genutzt werden

Aufgabenbereich:

• Ansprechpartner bei Fragen zu den IT-Systemen
• Einrichtung neuer IT-Funktionen (auf Wunsch und nach Möglichkeit)
• Pflege von Hard- und Software im KV-eigenen Betrieb
• Erteilen von Zugriffsberechtigungen
• Kommunikation mit IT-Dienstleistern (z.B. Hessen-IT & Bundes-IT der Piratenpartei)

Verantwortlich aus dem Vorstand: Thorsten George, Benjamin Dobeck, Michael Palm