HE:Darmstadt/Kreisverband/Geschäftsordnung

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Kreisverband Darmstadt/Darmstadt-Dieburg Geschäftsordnung des Vorstands

Die Entwürfe zur Bearbeitung der Geschäftsordnung werden unter https://darmstadt.piratenpad.de/137 erarbeitet.

Geschäftsordnung

§1 Allgemeines

(1) Der Vorstand führt die Geschäfte des Kreisverbandes nach den Vorschriften der Gesetze, der Satzung, sowie dieser Geschäftsordnung.

(2) Jedes Vorstandsmitglied hat die Pflicht, den übertragenen Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen nachzukommen. Sollte ein Vorstandsmitglied seinen Aufgaben zeitweise nicht nachkommen können, so bestimmt der Vorstand einen Vertreter.

(3) Jedes Vorstandsmitglied ist im Rahmen seiner Zuständigkeit dazu berechtigt alleine Beschlüsse zu treffen. Wird einer dieser Beschlüsse, von einem Vorstandsmitglied, als gravierend eingestuft so muss dieser Beschluss vom gesamten Vorstand getroffen werden. Sind für einzelne Bereiche mehrere Personen zuständig so haben sie Beschlüsse gemeinschaftlich zu treffen.

§2 Zuständigkeiten

Die Zuständigkeiten des jeweiligen Vorstandsmitglieds werden in dem Geschäftsverteilungsplan (siehe https://darmstadt.piratenpad.de/163 ) festgelegt. Ein zuständiges Vorstandsmitglied kann autonom in dem ihm zugeordneten Aufgabenbereich entscheiden und auch andere Personen für diese Aufgabe beauftragen. Die Beauftragungen sind im Geschäftsverteilungsplan zu dokumentieren. Beauftragte haben gleiche Entscheidungsbefugnis wie das Vorstandsmitglied in dem ihm zugeordneten Aufgabenbereich.

§3 Vertretung gegenüber Banken und sonstiger Finanzinstitute

(1) Der Schatzmeister vertritt den Kreisverband gegenüber Banken und sonstiger Finanzinstitute alleine. Er ist berechtigt, alleine zu verfügen. Ist er verhindert so muss ein Vorstandsbeschluss eingeholt werden.

(2) Der Schatzmeister erstellt regelmäßig Berichte (mindestens vierteljährlich), die im Wiki veröffentlicht werden.

(3) Für Ausgaben über 100 Euro ist eine Zustimmung des Kreisvorstandes erforderlich.

§4 Entscheidungsfindung

(1) Vorstandsbeschlüsse werden mit absoluter Mehrheit der anwesenden Mitglieder getroffen. Sie sind in textform zu dokumentieren und zu veröffentlichen.

(2) Jeder Pirat des Kreisverbandes ist berechtigt, Anträge an den Vorstand zu stellen. Anträge an den Vorstand können eingereicht werden:

a) in Textform an den Vorstand (E-Mail: vorstand@piratenpartei-darmstadt.de)
b) in Textform im Wiki unter http://wiki.piratenpartei.de/HE:Darmstadt/Kreisverband/Umlaufbeschl%C3%BCsse; der Antrag gilt als eingereicht, wenn per E-Mail an vorstand@piratenpartei-darmstadt.de darauf hingewiesen wurde.
c) persönlich während einer offen Vorstandssitzung.

Die Anträge haben auch protokolliert zu werden, wenn der Vorstand nicht über sie entscheidet.

(3) Beschlussfassungen im Umlaufverfahren sind möglich. Ein Umlaufbeschluss ist angenommen, sobald mindestens 4 Stimmen dafür bzw. 3 Stimmen dafür bei einer Enthaltung gestimmt haben und nicht mehr als sieben Tage vergangen sind.

(4) Alle finanzrelevanten Beschlüsse sind von mindestens 2 Vorstandsmitgliedern zu unterzeichnen.

§5 Vorstandssitzungen

(1) Vorstandsitzungen finden in der Regel im Abstand von 2 Wochen, mindestens jedoch quartalsweise statt. Die Termine werden spätestens eine Woche im Vorraus schriftlich angekündigt.

(2) Fernmündliche Vorstandssitzungen sind zulässig. Diese werden wie ordentliche Vorstandssitzungen behandelt.

(3) Von jeder Vorstandssitzung wird ein Protokoll erstellt und wird in der nachfolgenden Vorstandssitzung genehmigt. Das Protokoll enthält das individuelle Abstimmverhalten der Vorstandsmitglieder.

(4) Der Protokollant wird in folgendem Turnus festgelegt:

  • Henning Stummer
  • Isabelle Sattig
  • Rüdiger Geib
  • Regina Michel
  • Remi Vervecken

Ist das nach dem Turnus zuständige Vorstandsmitglied freigestellt, angekündigt verhindert oder beurlaubt, so wird das betroffene Vorstandsmitglied im Turnus übergangen. Der Protokollant ist auch gleichzeitig für das Archivieren zuständig.

Durch Beschluss des Vorstands kann jederzeit ein anderer Protokollant bestimmt werden.

(5) Gäste haben Rederecht. Dieses kann per Vorstandsbeschluss entzogen werden.

§6 Tätigkeitsbericht

(1) Jedes Vorstandsmitglied ist verpflichtet, einen Tätigkeitsbericht anzufertigen und diesen dem Kreisparteitag vorzustellen. Die Tätigkeitsberichte werden anschließend im Rahmen des Protokolls veröffentlicht. Nicht wiedergewählte Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, mit Beendigung Ihres Amtes alle im Rahmen ihrer Parteitätigkeit gesammelten Daten (Arbeitsergebnisse, Dokumente, Kontaktdaten - sofern vom Kontakt genehmigt -, offiziellen Schriftverkehr etc.) an ihren gewählten Nachfolger zu übergeben.

(2) Der Tätigkeitsbericht umfasst die Tätigkeit des jeweiligen Vorstandsmitglieds die er im Rahmen seiner Vorstandsarbeit übernommen hat. Der Umfang sollte zwischen einer halben und drei Din A 4 Seiten Text in Größe 12 Arial liegen.

§7 Verwaltung der Mitgliederdaten

(1) Die primäre Verwaltung der Mitgliederdatenbank erfolgt durch die Landesgeschäftsstelle.

(2) Jedes Vorstandsmitglied hat Zugriff auf die Mitgliederdaten.

Geschäftsverteilungsplan

Posteingang

  • Verantwortungsbereich:
    • Bearbeitung der eingehenden Post an den Vorstand
  • Verantwortlich im Vorstand: Regina
  • Aufgabenprofil der Beauftragung:
    • regelmäßige Leerung des Postfaches
    • Verteilung der Post an die Zuständigen
  • Beauftragte:

Mitgliederinformation

  • Verantwortungsbereich:
    • Information der Mitglieder über geplante und laufende Aktivitäten
    • Kommunikation des Vorstandes mit den Mitgliedern
  • Verantwortlich im Vorstand: Isabelle
  • Aufgabenprofil der Beauftragung:
    • Regelmäßige Information der Mitglieder über aktuelle Entwicklungen
    • Ansprechpartner für Mitglieder für allgemeine Fragen.
  • Beauftragte: Renate

Meinungsbilder

  • Verantwortungsbereich:
    • Meinungsbilder bei Mitgliedern des Kreisverbandes
  • Verantwortlich im Vorstand: Isabelle
  • Aufgabenprofil der Beauftragung:
    • Durchführung der Meinungsbilder des Kreisverbandes
  • Beauftragte:

Unterstützerkoordination

  • Verantwortungsbereich:
    • Koordinierung der Unterstützer des Kreisverbandes
  • Verantwortlich im Vorstand: Remi
  • Aufgabenprofil der Beauftragung:
    • Regelmäßige Information der Mitglieder über aktuelle Entwicklungen
    • Ansprechpartner für Mitglieder für allgemeine Fragen.
  • Beauftragte:

Terminplanung

  • Verantwortungsbereich:
    • Koordinierung aller Termine und Fristen die für den Kreisverband relevant sind
  • Verantwortlich im Vorstand: Henning
  • Aufgabenprofil der Beauftragung:
    • Betreuung des KV-Terminkalenders
    • Erkennen von relevanten Terminkollisionen und Benachrichtigung der betroffenen Personen/Crews
    • Wöchentliche Rundmail auf der Darmstadt-ML mit den Terminen der kommenden Woche
  • Beauftragte:

Öffentlichkeitsarbeit

Presse

  • Verantwortungsbereich:
    • Pressearbeit
  • Verantwortlich im Vorstand: Henning
  • Aufgabenprofil der Beauftragung:
    • Kommunikation mit Medienvertretern
    • Veröffentlichung der Pressemitteilungen auf der Webseite
    • Herrausgabe der Pressemittelungen
  • Beauftragte (Pressesprecher):

Webseite

  • Verantwortungsbereich:
    • Webseite des Kreisverband
  • Verantwortlich im Vorstand: Remi
  • Aufgabenprofil der Beauftragung:
    • Redaktion der Webseite
  • Beaufragung (Webmaster): Markus

Social-Media

  • Verantwortungsbereich: Henning
    • inhaltliche Redaktion der Social-Media-Angebote des Kreisverbandes
  • Verantwortlich im Vorstand:
  • Aufgabenprofil der Beauftragung:
    • ...
  • Beauftragte:

Materialverwaltung

  • Verantwortungsbereich:
    • Verwaltung der Materiallager des Kreisverbandes
  • Verantwortlich im Vorstand: Michael
  • Aufgabenprofil der Beauftragung:
    • Verwaltung, Inventur, Nachbestellung und Bevorratung des Materials im Materiallager
  • Beauftragte für das Lager Darmstadt: Regina und Rüdiger


IT

  • Verantwortungsbereich:
    • IT-Systeme die vom Kreisverband betrieben und genutzt werden.
  • Verantwortlich im Vorstand: Remi
  • Aufgabenprofil der Beauftragung:
    • Dokumentation der IT-Struktur
    • Erstellung eines Zugriffsberechtigungsplanes
    • Durchsetzung des Zugriffsberechtigungsplanes
    • technischer Betrieb und Administration der Webseite
  • Beauftragung IT allgemein:
  • Beauftragung Moderation Mailinglisten:
  • Beauftragung Administration Webseite (technischer Betrieb und Administration der Webseite):
  • Beauftragung Postmaster (Planung des E-Mailroutings, Aktualisierung der Adressen bei Bedarf, OTRS):
  • Beauftragung Redmine (Administration des Redminesystem des Kreisverbandes):

Datenschutz

  • Verantwortungsbereich:
    • Datenschutzrelevanten Vorgänge im Kreisverband Verantwortlich im Vorstand: Michael
  • Aufgabenprofil der Beauftragung:
    • Umsetzung der Datenschutzrichtlinien
    • Vernetzung mit dem zuständigen Datenschutzbeauftragten
  • Beauftragte:

Kreisverbände im Landesverband Hessen

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