HE:Darmstadt/Kassenpruefung-2013-1

Kassenprüfung des Kreisverbands Darmstadt für das Jahr 2012

Die Kassenprüfung fand am 28. Februar 2013 und am 21. März 2013 in Wixhausen statt.

Anwesende Kassenprüfer: Michael Kittlaus und Thomas Schwindt. Anwesender Schatzmeister: Gerhard Collmann.

Zur Verfügung gestellte Unterlagen:

• Kassenbuch
• Kontoauszüge der Volksbank Darmstadt vom 1.1.12 bis 31.12.12
• Protokolle von Vorstandssitzungen
• Umlaufbeschlüsse
• Rechnungen
• Spendenquittungen
• Barkasse

Die vorherigen Kassenprüfungen für das Jahr 2011 und für den KPT 2012.2 (1.1.12 bis 19.6.12) waren von Saskia Weber ohne Beanstandungen durchgeführt worden.

Es wurde die komplette Buchführung vom 1.1.12 bis 31.12.12 geprüft.

Die vorliegenden Unterlagen wurden auf Vollständigkeit überprüft und mit den getätigten Buchungen und Kontobewegungen abgeglichen. Die Prüfung ergab eine einwandfreie Übereinstimmung von Rechnungen, Spendenquittungen, Kontobewegungen und Buchungssätzen. Alle getätigten Transaktionen im Prüfungszeitraum sind nachvollziehbar belegt und verbucht. Ausgaben wurden im Rahmen der Vorgaben durchgeführt und die Mittel somit korrekt verwendet.

Die Übereinstimmung von Vorstandsbeschlüssen und getätigten Ausgaben wurde geprüft und ist bis auf die unten getroffenen Feststellungen nachvollziehbar und belegt.

Eine Bewertung der Sachwerte ist in die Prüfung nicht eingeflossen.

In der Barkasse befanden sich am 31.12.12 0,00 Euro. Der Kontostand (Volksbank) zum 31.12.12 war 5.129,90 Euro.

Die Prüfer treffen folgende Feststellungen:

• Zur besseren Nachvollziehbarkeit sollten alle Vorstandsbeschlüsse in Zukunft fortlaufend durchnumeriert werden.
• In den Protokollen der Vorstandsitzungen sollten finanzwirksame Beschlüsse eindeutiger dokumentiert werden.
• Eingehende Orginalrechnungen sollten umgehend an den Schatzmeister geschickt werden. Ohne deren Vorliegen sollten keinerlei Kosten erstattet werden.
• In Zukunft sollten Ausgaben, über die kein Beschluss vorliegt, so lange nicht bezahlt werden, bis ein Beschluss vorliegt.
• Es sollte darauf geachtet werden, dass Rechnungen innerhalb der Zahlungsziele beglichen werden können. Verzögerungen durch verspätete Leerung des Postfaches oder eine veschleppte Weiterleitung an den Schatzmeister sollten vermieden werden.
• Es sollte bei Rechnungen auf die korrekte Bezeichnung der Lieferung geachtet werden, um Irrtümer und Unstimmigkeiten bei der Zuordnung zu Beschlüssen zu vermeiden.

Unstimmigkeiten und fehlende Beschlüsse sowie offene Punkte:

• Falsche Bezeichnung der gelieferten und bestellten Kaperbriefe auf der Rechnung vom 2.5.2012 . Auf der KVS 2012-16 war der Kauf von Kaperbriefen zum Thema "Grundeinkommen" beschlossen, auf der Rechnung stehen Kaperbriefe zum Thema "Urheberrecht".
• Einige Rechnungen (BM Wahl Otzberg) liegen nur in Kopie vor, die Orginale müssen nachgereicht werden. Christian Röwenstrunk ist erneut aufzufordern, die Originale einzureichen, zumal seine Auslagen beglichen wurden.

Beschlussvorlage: Finanzielle Entlastung des Schatzmeisters.

Darmstadt, 21.3.2013

Michael Kittlaus und Thomas Schwindt